叶亚芬

（湖州市吴兴区档案局）

照片档案是经济社会发展中各种政治、经济、文化等重大活动档案的重要组成部分，不仅是宝贵的历史文化财富，而且在社会建设和发展中不断发挥着重要的作用，日益受到社会的广泛重视。2013年，吴兴区档案局以建区10周年为契机，重点对接区委办、区府办、区人大办、区政协办及区委宣传部等相关职能部门，整合建区以来全区重大活动资源，建立重大活动照片专题数据库。2014年，吴兴区启动综合年鉴编纂工作，吴兴区档案局承办“一年一鉴”至今，在征集全区重大活动照片素材的同时，持续更新重大活动照片专题数据库资源，截至目前，共接收重大活动照片1.265万张，16.2GB。重大活动照片档案在丰富区档案馆馆藏资源的同时，不仅为档案局（馆）举办专题展陈、宣传教育、编史修志、艺术欣赏等提供了重要参考，而且为其他单位举办领导调研、重大会议、重要活动等提供经验借鉴。本文重点以数码照片为载体，梳理在重大活动照片档案管理中存在的问题，从而创新思维，探索构建重大活动照片档案管理新模式。

一、重大活动照片档案管理中存在的主要问题

吴兴区档案局根据《浙江省重大活动档案管理办法》对重大活动的定义，梳理重大活动照片档案的归档范围，主要包括以下几方面：党和国家领导人在本区的公务活动；外国元首、政府首脑、政党领袖或是国际组织负责人、著名外国友人在本区参观访问；区委书记、区长的重要公务活动；在全区具有重大影响的政治、经济、社会、文化活动或者公益性活动；在全区产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动；在乡镇街道以上行政区域具有重大影响的集会、会展等活动；其他在乡镇街道以上行政区域具有重大影响的活动（事件）。笔者在日常工作中发现，大多重大活动照片资源散存在各单位相机、相关人员的电脑里或是存储在光盘、移动硬盘等不同介质的设备里，对照片科学管理重视还不够，建档概念模糊，没有系统性归档、集中统一保管。总结重大活动照片管理过程的存在的问题，主要表现在：

（一）归档照片未能实现收集齐全与全方位记录

主要原因有三：其一是活动摄影者对重大活动照片拍摄技巧掌握问题，致使第一手照片资料匮乏，未能全方位表现重大活动的主要内容；其二是重大活动照片资料的形成主体相对集中（主要由相关媒体、主办单位及承办单位构成），活动结束后拍摄媒体、摄影人及其他相关人员对照片管理各自为营，未能集中统一管理；其三是档案员在对重大活动照片归档时业务技能掌握不够娴熟，对重大活动流程、主要内容了解不全面，筛选不够精准，归档照片未能翔实反映重大活动全过程。

（二）归档照片未能实现高效检索与有效利用

重大活动照片是通过真实形象、现场纪实的方式过程性记录重大活动的一种特殊载体档案，是领导决策、宣传推介、编史修志等的重要参考及重要史料，因此重大活动照片受社会各界的关注度越来越高。笔者在工作发现，面对与日俱增的重大活动照片，大多数单位虽有意识有保存，但没能形成一套较好地与当下利用相适应的科学管理模式，往往是因为检索和利用率低，不能有效发挥数字档案检索便捷、查阅便利的优越性。

（三）归档照片未能实现多套制备份与安全保管

重大活动照片一般是以数码照片的形式呈现，保管照片档案对保管场地、存储介质等有一定要求。然而大多数单位仅将照片档案存放在电脑或移动硬盘，受人员流动、照片档案存储场所、介质、管理机制等因素影响，没有及时采取多套制备份，也没有及时移交至档案馆，不利于照片档案的长久保存和后期开发利用。

二、构建重大活动照片档案管理新模式的几点建议

（一）建构重大活动照片管理“新”阵营，有效落实照片资源收集工作

建构与时俱进的重大活动照片管理新模式，首先加强收集，“巧妇难为无米之炊”，收集是重大活动照片档案归档的第一步也是最为重要的一步。摄影者是照片产出的“第一手人”，第一时间收集照片要“日日清、事事清”，及时将重大活动照片资料交由活动组织、承办单位。其次提升技能。“磨刀不误砍柴工”，重大活动组织、承办单位、新闻媒体等相关单位要定期对摄影人员进行摄影方面的技术指导和培训，着重加强动态画面捕捉技巧，从源头上确保照片的质量，确保有档可存、有档可用。同时活动组织、承办单位要加大对档案员业务技能的提升，把握筛选照片的基本要求，即主题鲜明、事实清楚、影像清晰、曝光正常、色彩真实。

（二）完善重大活动照片归档“新”方法，有效落实照片资源整理归档

以《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）为标准依据，一是引用“卷”的概念，即一活动为一“卷”（一卷为一文件夹），若一个重大活动根据不同会场、日期等下设二级“卷”，同一“卷”照片形成一个集合，存放在同一文件夹内，以起到有效集中整合照片的目的。二是增设关键字段。吴兴区档案局结合日常工作实际，探索与时俱进的著录方法，目录字段中除年度、照片组号、张号、参见号、摄影者等基础字段外，增加了活动类型、活动地点、重要人物、媒体录用情况等字段，便于分类筛选，简化检索。三是照片文字说明充分体现重大活动的主要内容情况，除包含时间、地点、人物、背景、事由、摄影者六要素外，其中重要人物说明要包括姓名、单位职务、座（站）次位置等。同时特别指出的是同一场景归档照片只对应一个文字说明。

（三）构建重大活动照片保管“新”举措，有效落实照片资源安全保管

重大活动组织、承办单位集合本次活动照片规范归档后，以“安全第一，预防为主”为原则，应及时做好异质多套备份，如光盘、硬盘（一式三套），存放于专用档案柜中。鉴于大多单位重大活动照片档案保管条件有限，照片安全管理存在一定风险。为避免出现重大活动照片档案损坏、遗失等现象发生，建议重大活动组织、承办单位做到三及时：一是及时归档安全管理重大活动照片档案，同时及时上传重大活动照片档案至数字档案室，实现照片档案数据共享。二是及时做重好大活动照片档案登记与备份工作。重大活动照片档案归档后，以一个活动一份数据包，集合数码照片、目录、说明等做好重大活动照片的登记备份，确保安全落地。三是根据《重大活动照片档案管理规范》相关要求，重大活动档案及照片档案在活动结束后6个月内交综合档案馆归档。综合档案馆根据各单位移交上来的重大活动档案设立专题档案，做好进馆前照片档案的质检，同时按备份要求，做好照片档案的备份。

（四）发挥重大活动照片利用“新”格局，有效落实照片资源资政育人

科学管理重大活动照片档案是为了更有效地为照片档案的开发利用服务。随着经济社会的发展，重大活动照片档案信息资源越来越丰富，为更有效体现照片档案其本身的价值，应以科学管理重大活动照片档案为手段，以实现照片档案的有效开发利用。在日常工作中，经常会遇到为了找一张需要的原图照片而大费周折，有时甚至会徒劳无获。鉴于此，吴兴区档案局于2013年建立健全重大活动照片专题数据库，近年来，吴兴区档案局每年为各乡镇街道、区级部门和社会各界提供重大活动照片资料查询、编研、宣传、展陈等200余人次，利用照片2100余张。吴兴区档案局同时根据实际查档的需要，分类汇总领导调研、公益活动、招商引资活动、重大事件等，不仅为综合年鉴图的编纂储备了丰富的资源，更为主流媒体、新兴媒体对外宣传推介及各类展陈等提供了数据支撑。

［1］ 嵇秋红.探索重大活动照片档案的科学管理［J］.档案与建设，2010（1）.

［2］ 钱章民.重大活动数码照片归档［J］.中国档案，2015（10）.