陈 茜

（温州滨海新城投资集团有限公司）

如今，信息产业和知识经济在不断快速发展和进步的过程中，已经成为人类社会发展和变更的重要力量。随着有形实体向数字化扩展，工作环境由现实空间向虚拟空间扩展，传统的城建档案管理也开始向多元化发展。库房智能化管理已经开始向着网络化、信息化和高度集成化方向发展。档案库房作为保存档案的基地，库房的安全是档案实体与档案信息安全的必要前提。作为档案保管最基本的物质条件，档案库房的安全直接影响到档案实体与档案信息的安全。这就要求档案库房的发展要充分运用现代科学发展的办法，不断加强档案的收集管理、维护保管等工作。

一、档案库房智能化对档案安全的影响

（一）管理现状

档案库房管理不仅是对档案空间的维护和管理，而且还要对库房进行全面的保管工作。档案库房的管理是档案实体保管工作的一种重要体现形式。主要内容包含“维护秩序”和“保护实体”两个方面。这两个方面就是指对已经整理好的档案资料进行入库、上架并对档案进行日常维护和保护的工作。

档案库里收藏了很多珍贵的历史文献。作为保护和储藏档案的主要物理环境，档案库的质量直接影响着档案文件的保管质量。智能化的档案库房通过采用先进的管理技术手段对库房进行控制，保证库房既能保管好档案又能为使用提供便捷，库房的智能化管理，优化物理环境，对库房的各种环境和管理要素进行高效、安全的控制。因此，加强库房的智能化建设，有利于档案资源的保护和开发利用。

（二）传统库房中存在问题

传统库房的管理工作基本靠人工来完成，面对大量的档案资料，人力的工作模式会产生工作量大、馆藏情况不透明、效率低、实体安全控制手段等一系列问题。库房的管理人员每天都要对库房进行巡查，通过人工记录库房的一切状况。档案的存放、出入库等问题，基本靠库房管理人员的记忆或手工记录。这会给档案的利用和搜集造成很大的困难，使工作效率低下。

为了跟进新时期信息技术不断发展的趋势，档案管理工作要满足新时期的要求，要适时更新档案库房的管理模式。档案库房的安全保护综合智能管理系统应按照“十防”（防火、防盗、防鼠、防尘、防潮、防光、防霉、防高温、防有害气体）的要求来构造。档案库房的管理模式，在新时期下要不断发展，从被动人工管理向科学化、智能化、人性化、现代化方向发展。运用智能的科学设备，通过在档案库房中设置计算机与空调、温度记录仪、除湿机或传感器的联机使用，对档案库房的温度进行实时监控。同时加上计算机与烟感探头、烟雾报警器还有摄像机的联机使用，加强对档案库房安全的监控。通过对库房的智能化管理，加强库房安全的检测、报警和摄像记录等活动，增强库房的安全性。

任何一门档案都是其活动的客观记录，同时档案还是一种不可再生资源，具有原始性和唯一性的特点。随着社会的快速发展，对档案资源的开发力度也越来越大。这就要求对档案的保护要及时、有效，并最大限度地延长档案的寿命。这些问题是档案发展的过程中急需解决的问题。

二、档案库房智能化的主要功能

传统的库房管理主要靠人工进行档案的整理、分类上架，档案整理的工作量大，效率低，现代库房管理靠管理人员的力量很难有效地完成任务。智能化的库房管理系统要解决这些问题，要采用模块化的设计，以数据库为基础，通过对信息采集整理，加强对档案的实体管理、加强温度的自动调控、自动防火报警、消毒杀菌等，增强自动化的管理方式，建设智能化、人性化的安全保护管理系统。

（一）出入自动记录管理功能

档案库房出入自动记录管理功能主要分为档案管理人员出入记录和档案实体出入管理记录两个方面。

档案管理人员出入记录，即档案管理人员通过特殊授权的接触式磁卡在出入档案库房时产生的记录。该功能自动采集出入库房人员的身份、时间，形成档案库房的人员出入情况记录及对库房异常情况告警等。

档案实体出入管理记录，通过采用条形码及物联网RFID技术，结合档案信息管理系统，在实物档案和卷（盒）上贴上唯一的二维条形码标签。将其作为档案的身份证，在档案借阅、归还、上下架时通过扫描标签信息自动实现档案的出入记录。

（二）自动报警控制管理功能

安防报警作为档案保护体系的重要组成部分，通过自动防盗报警能够防止档案库房被非法入侵。工作人员在日常的维护中，要结合安全隐患，及时填补漏洞，防止黑客入侵，防止资料的丢失。在库房的关键位置，安装红外探测器，对一切在设防时段内的非法入侵行为进行监控。并把入侵行为上报到中央控制台，可通过电子地图上的显示，快速有效地解决入侵行为，为档案的安全提供进一步的保护。

（三）自动温湿度调节管理功能

库房的物理环境对档案的保存有着至关重要的影响。与传统的人工管理模式相比较，面对繁复且大量的工作时，能够进一步做到科学、精确管理。而如何做到科学精确管理正是城建档案馆现代化发展中必须要解决的大难题。温湿度主要控制微机收集各个库房的温湿度数据，同时可以进行数据统计，可以生成库房的日程表、曲线表、月报表等。利用温湿度智能化系统，有利于更优质地进行城建档案保管工作。通过对数据的综合分析，能够下达各种指令到各控制器。

（四）自动防火报警控制管理系统

在库房内必要区域安装烟感探测器和温度探测器，并在出口位置安装声光报警器等。在险情发生时，能及时控制现场，并传达信息。

（五）自动消毒灭菌控制管理功能

由于档案易受霉菌的影响，所以档案管理要注意档案卷宗表面附带的霉菌和具有传染性的病毒以及库房空气中存在的有毒气体。自动消毒灭菌设备能够有效消灭霉菌，并降低活氧的浓度。低活氧浓度有利于净化空气。通过配置消毒设备模块，由主控台进行远程控制，对库房进行监控和净化消毒。再配合通风换气、漏水检测等模块，智能化地对档案库房进行管理，提高档案管理的安全性。

三、档案库房智能化在实践中应注意的问题

（一）智能化库房的基础建设

在建立档案库智能化的过程中，最先进的技术并不一定是最适合、最实用的，要把重点放在满足用户的需求上，而不是放在最先进的技术上。所以，档案库房智能化管理系统开发的原则要以经济实用为基础。

建立一套安全实用的管理系统，要从全局出发，灵活定制库房、密集架信息、区域等。制定库房安全应急预案，在面临档案库可能发生的火灾、水灾、虫害等状况，保证应对突发事件时，应急处理工作能有效快速地进行，最大限度地减少灾害对库房安全的影响。

（二）智能化库房的管理制度建设

在硬件上加强档案库房建设和安全设施建设的同时，要结合实际情况在软件上建立健全档案库房安全制度，制定档案安全应急预案，通过把制度落到实处并能执行到位，有效地保护档案安全。

（三）人工与技术相结合

库房智能化与人工恰当结合，具体漏洞，有具体的措施应对。加强对库房管理人员的智能化系统操作技能的培训，防止因人为造成库房管理的异常。建立档案库房安全制度，加强防治结合，在重点部分安置恰当的智能化模块。档案库房智能化的管理模块是随着不同的物理环境而变化的，是具有常规性和一定的动态性的。要想从根本上解决问题，保障库房的安全，就需要满足动态性和常规性的要求，所以在智能化档案库房的设计应用中，要积极适应用户需求的变化，使库房管理系统具有可持续性和灵动性。

四、结语

智能化的档案管理方式具有很多优点，与传统人工档案管理方式相比，更有利于优质的、安全的管理档案。让档案能够更好地服务群众，才是每一个档案工作者的目标。档案是国家的一份宝贵资料，而档案安全则是档案工作的生命线。每一个档案工作者都要积极投身于档案实体安全和档案信息安全的保护工作中。档案库房作为档案保护的主要研究内容，智能化成为了库房发展的必然方向。由于在我国智能化库房管理还是新兴的内容，在发展的过程中，存在着许多问题和不足，难以保证智能化档案库房建设的质量。在科学技术不断发展的时代中，经过档案工作者的努力，档案库房智能化的管理工作势必会向更深更广的方向发展，以确保档案的安全。我国的档案管理事业一定会再创新高。

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［4］ 吴慧芳，郭庆琳，余武南.档案馆智慧馆库建设研究［J］.北京档案，2016（5）.