甄雁翔

（华东桐柏抽水蓄能发电有限责任公司）

近年来，我国抽水蓄能电站的建设步伐呈现加快趋势。国家电网公司自2015年以来累计开工建设的抽水蓄能电站数量达到了11座，在运、在建规模分别达到1878.5万千瓦、2212.5万千瓦。工程项目档案作为工程建设不可分割的组成部分，具有“不可缺少”的“基础性”地位，是反映项目建设和管理水平的重要标志。如何做好工程项目档案管理，为工程建设服务显得尤为重要。

一、建设工程项目档案存在问题及意义

（一）建设工程项目档案存在问题

一是建设项目规模大、工期长，工程档案种类繁多、数量大，档案工作任务重、要求高。二是项目单位和参建单位对档案工作认识不深、重视不够，往往把档案工作作为项目的尾工，在项目完工后才去收集整理，忽视前端控制和过程管理，档案管理和项目建设管理脱节。三是管理制度和业务规范不健全，工作措施不到位，档案人员不熟悉项目档案业务，档案的完整性、准确性、系统性受到影响。四是档案软硬件设施不完善。尤其参建单位，档案保管条件较差。

（二）做好建设工程项目档案的意义

第一，建设工程项目档案是对工程建设中所发生的一切事件客观真实的反映，记录了电站建设的全过程情况，是与实体工程建设相匹配、相生相伴的组成部分。它不仅记录了项目建设全过程，更为电站使用、管理、运行、检修、改扩建提供了主要依据，为审计稽查、明确权属和维护合法权益提供了有效凭证。对于建设项目而言，抓档案管理就是抓项目管理，保档案工作质量就是保项目建设质量。

第二，工程项目档案专项验收是工程建设项目九大专项验收之一，是工程竣工验收和创优验收的前提。根据国家档案局、国家发展和改革委员会联合发布《重大建设项目档案验收办法》档发﹝2006﹞2号第四条规定，“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。由此可见项目档案的重要性。

二、提升建设工程项目档案质量的措施

（一）加强组织领导，健全档案管理机制

1.档案管理组织体系建设。项目建设单位应加强对档案工作的组织领导，按照统一领导、统一制度、统一管理的原则，建立相应的工程档案管理机构和管理网络，理顺管理职责，明确管理内容，确保档案管理职责覆盖各个管理流程 。

（1）建立由建设单位、设计、监理、各参建单位组成的工程档案管理领导小组及档案管理网络，明确档案管理网络成员职责。各参建单位应成立档案管理机构，配备具有专业知识的专职档案人员。实现业主—监理、设计—各参建单位分级管理，形成职责明确、领导参与、责任到人的工程档案管理网络，保证档案管理工作进行全面、全过程、直接的开展。

（2）明确管理职责，建立考核责任制。将工程档案工作纳入工程质量行政领导人责任制，纳入招投标管理、工程监理、合同管理及建设项目计划管理和工作程序中。项目建设单位负责工程档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督、检查和指导。监理单位认真履行监督和审核责任，对项目建设档案的系统性、真实性、准确性、完整性负责。参建单位必须按照合同约定，认真落实业主和监理的工作要求，加强建设项目档案过程管理，配备专业人员，及时、完整、高质量地做好档案收集、整理、归档和移交工作，确保档案资料的真实、准确和完整 。

2.制定工程档案管理制度，加强档案规范化管理。加强项目档案制度建设，完善项目档案各项管理措施，是提高项目档案管理工作效率、实现竣工档案高质量的基础，是协调档案管理与其他管理工作的依据。2016年，国网新源公司组织编写的《抽水蓄能发电企业档案管理手册》由中国电力出版社发行出版。该书对抽水蓄能企业开展档案收集、整理、分类、保管和提供利用等业务工作给予指导，具有全面性、实操性和针对性的借鉴意义。建设单位应依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》《抽水蓄能发电企业档案管理手册》和行业的有关规定，制定符合自身项目实际的档案规章制度。制订工程档案管理办法，明确项目建设各阶段文件的收集范围、整理要求、分类标准、归档时间，以及竣工档案验收移交程序。认真执行考核奖惩措施，将业主单位各部门及参建单位档案工作纳入考核责任制。通过规章制度来规范档案管理工作中的行为模式，努力实现项目档案工作程序化、文件材料标准化、收集整理规范化，确保档案的完整性、准确性、系统性。

（二）注重过程管控，确保档案工作与工程建设同步

1.实行工程项目档案技术交底。从投产电站档案专项验收来看，竣工投产后档案数量在7000卷左右，其中数量最大、最基础的档案来源于施工单位，来源于一线施工管理人员，约占档案总量的70%。这部分档案直接反映电站整体项目档案质量，也是电站建设实际情况最真实、最直接的反映。实行档案技术交底可以在项目建设期间全面做好档案过程控制，使参建各方相关人员在开工伊始即明白工程项目档案“如何形成、归什么、如何归”的要求，在项目文件形成阶段即执行项目档案管理要求。

档案技术交底内容可以包括：（1） 档案人员、设备、归档范围、档案整编、声像档案、竣工图编制、项目文件用纸用笔及签字盖章等档案通用要求；（2）验收评定文件、试验文件、日志等项目文件的填写规范、形成要求；（3）结合各个工程项目划分编制的档案目录树及项目文件日常形成、装盒、保管等要求；（4）设计变更、原材料跟踪、验收评定、缺陷处理、工程往来函、数码照片、试验检验设备率定等台账的填写要求等。建设单位在各标段工程施工单位入场之初即规范此类项目文件的格式、排列顺序，并以具体工程施工内容编制填写模板，内容涵盖档案方面的签章、材质、边距等要求。施工单位按要求做好项目文件形成、收集、整理工作，这样到整理竣工档案时只需稍加整编即可移交归档，为竣工档案的完整、准确、系统、规范打下良好的基础。

2.纳入合同管理。将档案要求列入工程合同范本，在工程项目招投标和合同、协议签订时设立专门条款，明确规定参建各方档案工作责任，将档案移交纳入工程结算管理，明确档案质量要求、整编要求、份数要求、提交时间等，有效规避项目档案归档过程中容易出现的管理漏洞。如：明确施工单位完工结算时必须经档案人员签字认可，竣工资料齐全完整才予以结算。防止项目完工后资料不全，无人整理档案情况发生。签订监理合同时，应明确监理对档案工作的监督职责。监理应协助业主对施工单位收集、编制、整理后的竣工文件的完整准确情况和案卷质量进行审查，对设计院竣工图进行审核签字认可，并在建设监理任务完成后，向项目法人移交工程建设档案资料。

3.实行档案月度例会及月度检查制度。档案工作领导小组组织召开档案月度例会，各参建单位负责人及专兼职档案员必须参加会议。会议内容包括安排部署月度档案工作计划及进度，通报各参建单位档案管理状况，及时协调解决档案管理中出现的问题。每月开展各参建单位的档案检查工作。由建设单位组织，协同监理技术人员、档案人员对参建单位原始资料进行检查。工程技术人员检查原始资料是否齐全、完整、准确，档案人员负责检查原始资料用纸、用笔、签章手续是否符合档案要求。发现问题现场处理限期整改，下发整改通知单，明确整改要求，在下个月档案检查时检查整改情况。通过实行档案月度例会及月度检查制度，建设单位能及时掌握工程动态，准确把握参建单位原始资料收集整理情况，为做好竣工资料整编奠定了基础。

4.坚持“四参加”原则及预立卷制度。档案人员应积极参与到工程的各项活动中，努力从源头开始控制。一是参加设备开箱；二是参加单位工程验收，在单位工程验收的同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，坚持竣工文件做得不符合要求不接收，直到整改达标为止；三是参加工程招投标会议、设计联络会等；四是参加工程建设各个专业的质量监督检查活动。

在各合同工程开工时，建设单位应将有关档案制度标准及时下发至各参建单位，要求施工单位明确档案主管领导及专责人员（报业主备案），建立各项目资料室，实行档案预立卷制度。施工单位应根据工程项目划分表，按照合同项目/单位工程/分部工程/单元工程四个层级对产生的档案资料进行预立卷。对办理完毕的项目文件及时进行收集、扫描、录入台账，纸质材料先用铅笔进行编号，装盒，保障竣工档案的齐全、完整。

（三）注重人才培养，积极开展档案业务培训

坚持以人为本，通过“请进来、走出去”“传帮带”和学习交流等多种方式，努力提高有关人员和项目档案管理人员的业务水平。每年邀请档案专家至建设现场开展不同层面的档案专业知识讲座，按需施教。建设单位及各参建单位技术人员、档案人员必须参加此类培训，并做好培训记录。积极组织档案人员参加地方的档案专业技术和业务知识培训，另外还可以组织相关人员去兄弟单位学习取经。建设单位应督促各参建单位组织有关人员加强对抽水蓄能行业施工规范和档案管理规范、制度、标准的学习，在落实责任、制度的同时，提高各部门有关人员的档案意识，努力克服工程项目归档认识上存在的差距，变被动为主动。

（四）加强档案软硬件设施建设

建设单位在办公楼规划初期，就应考虑档案库房建设的规模与条件。应征求档案部门的意见，按照档案用房四分开的原则，配置档案库房、办公用房、业务技术用房及阅览室。档案库房应配置密集架、底图柜、防磁柜，另外按照档案库房九防要求，配置温湿度控制设备、气体灭火装置、火灾和防盗自动报警装置、档案消毒柜、空气净化器等。档案办公用房应配置计算机、多功能复印机、彩色扫描仪、工程图纸打印机、扫描仪、打孔机等设备，满足档案工作需要。各参建单位人员流动大，要严格按照文控制度管理日常资料，保管条件要符合相关要求，不可随意堆放。应配置档案办公用房及档案陈列柜，做好九防措施，条件允许下配置档案库房。在硬件设施保障的前提下我们还应注重软件设施建设，开发档案管理信息系统，采用现代化管理手段，对工程档案进行全周期数字化管理。

参考资料：

［1］ 郑飞，姚敏华.重点项目档案管理新模式探索［J］.中国档案，2015（7）.

［2］ 徐海燕.建设项目档案中的质量认证理念［J］.中国档案，2015（4）.

［3］ 黄韵梅.建设项目档案管理研究［J］.浙江档案，2015（7）.

［4］ 国网新源控股有限公司.抽水蓄能发电企业档案管理手册［M］.北京：中国电力出版社，2016.