穆 琳

（杭州市城市基础设施建设发展中心）

在当今城市化进程飞速发展时期，城市建设变化越来越吸引人们的注意力和媒体的关注度。城市基础设施建设对城市品质、城市形象、城市功能等至关重要，城市基础设施建设除满足人们生活工作之外，更重要的是如何发挥它的功能作用，要发挥它的作用就要有城市维护。城市基础设施建设档案可以构筑留存整个城市的记忆痕迹，为城市维护和发展提供服务。

一、城市基础设施建设档案的现状

建设项目档案的收集，就是丰富库藏档案资料，满足档案利用者的资料寻求。收集不仅能实现档案的利用实效，而且保障项目档案形成统一、系统化的整体，还能为档案工作应对大事、难事、要事发挥作用。以杭州市建设委员会为例，2015年市政基础设施建设大力推进，城市功能显著提升。“十二五”期间，轨道交通建成并投入使用82千米；“四纵五横”快速路网建成57.2千米，其中快速路建成17千米，新建改造城市主次干道25千米，打通断头路9条，建成人行过街设施18处，极大缓解了城市中心区域交通压力。截至2015年底，市区各家建设单位陆续移交至城建档案馆共有78万卷档案，具体包括城市基础资料类、规划类、建筑类、市政水利类、公用设施类、交通运输类等18大类、110个属类、390个小类城建档案。随着市区三改一拆、交通治堵、五水共治、保障房等各种建设铺天盖地而来，需要产生各种资料的收集、存档或建档，不断地收集涉及建设项目的方方面面的资料，按程序和规范整理，严格归档，取舍收集有价值的档案资料，为今后充分利用奠定坚实的基础。

二、抓好基础设施建设档案质量控制的关键举措

城建项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件是确保城建档案质量的三大关键环节。城建项目档案质量控制除了确保文件完整性外，还应确保文件的准确性、系统性和规范性。准确性是在保证资料原始面貌的同时，不得伪造、涂改资料，保持资料的真实性；系统性是在档案员的协助下，从资料收集开始，按照分门别类、立卷、登目，统计好卷目，按照开工前、施工中、竣工后的排序时间整理。规范性是要求使用统一的格式文件，不得随心所欲地使用不符合要求的规格。

（一）项目前期资料是档案质量控制的第一环节

前期项目文件有立项、审批、征地、拆迁、用地、规划、施工许可、招投标、勘察、设计等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门或单位多而且广，既有建设单位的内设机构，如投资计划经营、总师办、工程处，又有外部参加项目建设的设计、勘察、施工、监理单位，还有政府主管部门的规划局、建设局、环保局等。而追溯源头，梳理流程，明确责任，超前控制，则是保证建设项目档案质量之根本。

市政工程档案是城建档案中的重要组成部分，他与房建工程相比，不同之处在于市政工程的建设单位往往都不是产权单位，如建委直属单位有专门的前期办公室，负责办理市政工程前期资料。市政工程一般都是有政府投资，代建单位作为建设单位履行基本建设程序，建成后再移交给使用单位投入运行和管理。还有一种特殊情况是，市政项目的建设单位是临时设置机构，经常以某某区建设指挥部为名称出现，促使着档案收集工作带来难度和困难。基于市政工程一般都是民心工程、政府工程，所以施工建设过程往往是突出一个时间紧、任务重、责任大的特点。总是在未办完前期施工许可证的情况下，就已经施工，即先开工后办证，造成收集资料形成延后的现状。特别是建设单位和代建单位的职责是分工合作的双方主体，一方面由建设单位负责立项、用地、征地、拆迁、工程规划许可证等前期手续的办理；另外在前期手续办理完毕后，将施工地块交由代建单位后，也就是说初步设计阶段作为两家单位职责的分水岭，之后由代建单位负责办理施工图审查、招投标、施工许可证等等。

在这种代建项目中，档案人员很难从一个单位就把资料收集齐全，必须明确资料办理主体，责任落实，加强协同管理，确保外部参建单位资料交付控制管理。作为体系成员之一的档案管理部门，对内部处室的要求可以通过公司管理制度来制约，而对外（如设计、施工、监理等参建单位和政府职能部门），有关建设项目档案管理方面的要求则需要通过体系成员的协同管理、纳入合同来制约，以确保技术资料的交付质量。同时，明确相关职能部门负有对合同执行情况的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理。通过电话催缴，及时掌握情况，有时还须亲自登门收集资料。需要档案管理人员有积极主动的态度和敬业精神，不能落下一份资料。特别是前期资料，有时还存在补办不齐资料，还要做好登记，避免忘记漏掉。特别是工程施工早，但施工许可证迟迟未办出的情况，要有长期作战的思想准备。

（二）施工过程资料是建设档案质量控制的重要环节

大部分的市政施工项目分属两大方面内容：一类是市政工程主体项目中如道路工程，它的涉及面非常广，简单的建路工程又分为道路工程、地下排水工程、有时还会有桥梁工程（如高架桥、立交桥及人行天桥等工程）。另一类是道路建好后地上的配套设施施工资料，分成景观绿化工程、交通设施标志标线工程、智能交通工程、涂装工程、护栏工程等，或是项目涉及零星工程，如10KV电缆沟迁改、绿化迁移、临时路灯等，一项工程中包含的配套设施层出不穷。

综合档案室实行集资料与档案管理于一身的一体化管理模式，在工程项目竣工验收之前，根据计划经营处移交来的招投标项目资料，可以从“发包方案”中看出所涉项目并进行备案。也就是说，项目建设过程中招多少个项目、项目建成的有多少配套设施，档案管理部门均记录在案。同时，档案管理部门定期参加公司领导主持的工程例会（包括竣工验收会），一方面能及时掌握施工进展的动态信息，根据建设进度、节点，把好资料形成、编制、归档等各道工序质量关；另一方面，也将施工过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。

对实施市政主体与配套设施建设的一体化管理模式，为实施过程监控创造了条件，档案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被动局面得到很好的改观。

施工竣工档案移交档案室后，其中对竣工文件审阅核查是一道重要工序。俗话说“书到用时方恨少”“未雨绸缪”，在严格控制档案内在质量的同时，首先档案管理部门设立专门小组负责对竣工文件的编制单位进行培训指导，对编制质量进行过程检查，对归档文件进行审核签证。其中，对竣工文件编制质量的过程检查起到了承上启下的作用，既是对前期培训指导工作的拾遗补阙，也是为后期竣工文件归档质量提前把关、消除隐患。

例如档案管理部门可以设立专门小组对竣工文件编制质量检查，不仅形式多种多样，而且由档案室的人员兼职到施工单位进行实地检查和答疑，或者对某一对口施工单位项目部的竣工文件进行答疑。中心抽调相关处室，成立档案检查小组，会同工程部一起进行定期的协同检查，作为工程质量大检查的内容之一，纳入考核内容。通过过程检查，将这些竣工文件编制中的隐患消除在萌芽状态，降低了整改频率，为项目按时竣工验收赢得时间，同时也把好建设项目档案内在质量这一关。

（三）竣工验收资料是建设项目档案质量控制的必要环节

在办理完成竣工资料后，整个项目还不能马上画上句号，因为还有竣工验收资料的收集和整理。档案管理部门要自始至终介入在工程进展中，档案部门也可以组织档案员参与最后的竣工验收会议，从会议中获取建设小结、施工监理总结及有五方主体单位签字盖章的竣工验收证书。施工单位在办理完所有单位工程的竣工验收证书，施工、监理、设计、勘察单位工程质量合格证明后，在建设项目文件上盖章，方能进行财务决算。也就是说，档案管理部门具有影响建设项目财务结算的一票否决权，这一票否决权也是公司赋予档案管理部门的权利，同时也给予了档案管理部门更重要的责任。

在财务结算之前，市政工程项目验收后必须移交给使用单位，这时就产生了市政设施交接表、一年以后的质量回访表、保修书及建设单位付款证明，档案人员在签署工程结算审批表时，须慎重地审视档案是否齐全完整准确。为避免工程项目资料存在疏漏，而档案人员没有发现的问题，公司也将设立施工单位联系人网络名单，将施工、监理及其附属工程单位相关负责人的电话留下，可以找到其本人的联系方式及姓名，为预防日后有紧急情况。因此，这也是档案自检工作中必需的环节。另外，可以通过利用环节查找问题，利用时通过利用者的反映及工作实践中碰到的问题，可以把问题举一反三，全面整改，建设单位各职能部门和各参建单位共同把好了建设项目档案质量后期控制的一关。

［1］ 宋维佳，王立国，王红岩.可行性研究与项目评估［M］.大连：东北财经大学出版社，2010.

［2］ 邱国琳，王志新.工程项目质量管理［M］.北京：化学工业出版社，2005.

［3］ 谢秋芝.浅议项目成本的管理与控制［J］.科技信息，2009（31）.