《建设工程文件归档规范》实践思考

2017-02-15郑志斌

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

郑志斌

（衢州市城市建设档案馆）

为了加强城市建设档案管理，提高案卷质量，自2015年5月1日起实施《建设工程文件归档规范》（以下简称《规范》）。该《规范》对工程文件的归档范围及质量要求、工程文件的立卷、归档、验收与移交等做了明确的规定。

一、《建设工程文件归档规范》基本内容

首先，《规范》内容分为总则、术语、基本规定、工程文件的归档范围及质量要求、工程文件的立卷、工程文件的归档、工程档案的验收与移交等七个方面两个说明，结构严谨，内容完整。其次，在建设工程文件归档范围中，从工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个方面加以明确，对工程立项到竣工交付使用的全过程都做了详尽的规定。最后，将保管单位分成建设、施工、设计、监理、城建档案馆五个主体，对每一份文件都在“永久、长期、短期”中加以定格，十分科学、完整。

二、本次新规范修订的主要内容

一是增加了对归档电子文件的质量要求及其立卷方法。这是首次从国家层面明确了建设工程归档纸质档案时应同时移交一套电子档案。这对今后推广电子签章认证，推进电子档案归集管理工作，加强城建档案信息化建设提供有力依据。

二是对工程文件的归档范围进行了规定。新国标把所有建设工程按照建筑工程、道路工程、桥梁工程、地下管线工程四个类别进行划分，每一类别都详细列明归档的范围和内容，这也是在国家标准层面明确地下管线的归档范围和内容，对我馆开展地下管线归集管理工作提供了清晰的工作思路。

三是对各类归档文件赋予了编号体系。

四是对各类工程文件提出了不同单位“必须归档”和“选择性归档”的区分。

五是增加了关于立卷流程和编制案卷目录的要求。从国家层面明确了立卷和编制目录的具体做法和要求，加强规范城建档案业务工作。

三、新规范与旧规范的对比及解读

新版规范与旧版规范相比，首先在规范名称上由《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）变更为《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）；其次在内容方面增加了对归档电子文件的质量要求及其立卷方法，对工程文件归档范围进行了细分，对各类归档文件赋予了编号体系，对各类归档文件提出了“必须归档”和“选择性归档”的区分，增加了关于立卷流程和编制案卷目录的要求。

与旧规范相比，新规范中增加的内容有：

（1）在规范中明确了不同的文件具有不同的保存价值，具有不同保存价值的文件，其保管期限不同。

2.0.17 永久保管 permanent preservation

工程档案保管期限的一种，指工程档案无期限地、尽可能长远地保存下去。

2.0.18 长期保管 long-term preservation

工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。

2.0.19 短期保管 short-term preservation

工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。

（2）3.0.2 工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。

工程档案文件与工程建设同步形成，有利于工程档案的真实性和完整性。

（3）3.0.3 每个建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。

该基本规定的存在，有利于文件的保存，若文件受到损伤或遭遇丢失，电子档案便是查找文件的另一个方法。