开发区档案工作存在的问题及对策<br/>——以衢江经济开发区为例

开发区档案工作存在的问题及对策
——以衢江经济开发区为例

2017-02-15谢红娟

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2017年0期

谢红娟

（衢江经济开发区管委会）

开发区档案是开发区的无形资产和不可再生的宝贵财富，是国家档案体系的重要组成部分。加强开发区档案工作并提高其管理水平，能有效提升开发区服务效能，对政府科学决策、开发区经济建设、企业生产经营、职工维权保障，以及应对突发事件等具有十分重要的作用。

一、存在的问题

衢江经济开发区创建于1991年，是省政府批准设立的省级经济开发区，现规划总面积29平方千米，其中建成区13.5平方千米，东拓区总规划面积15.5平方千米，现有正常生产企业382家，其中规上企业76家。衢江经济开发区下属有6个事业单位，2个厂（污水处理厂、自来水厂），3个公司。开发区要持续发展，档案管理是新的内动力。档案管理工作是开发区职能工作中的一项重要的基础工作。就目前情况而言，开发区经济发展迅猛，开发区档案工作也受到有关部门、领导的重视，但是从开发区档案管理工作实际来看，还普遍存在以下几个方面的问题：

（一）重视程度还不够

衢江开发区成立26年以来，已经更换了10位主要领导。开发区是衢江区政府的派驻机构，也成了区委培养副处领导的主要基地，平均每三年就要更换主要领导，再加上开发区是以经济建设为中心，以招商服务、项目建设为基础的，作为软实力的档案工作经常会被领导忽略，主要领导对档案管理工作意识的淡薄，直接影响到其他工作人员的对档案工作的重视程度，影响了档案工作的长远发展。

（二）管理制度不健全

一是没有针对相应载体档案出台相应管理制度。二是档案工作分管领导和每个科室的具体档案员职责不清晰，分工不明确。三是档案存放比较分散，未建立统一保管的综合档案室，基本是各个科室各自为政，特别是有些基建档案还存放在具体办理项目的业务人员手中。四是规范化程度不高，除了文书档案、会计档案经过整理较为规范外，其余档案没有确定保管期限，也没有编制必要的检索工具。

（三）管理人员不稳定

近几年，随着衢江开发区的快速发展，形成了大量的宝贵资料。目前开发区只有1个专职档案员，8个兼职档案员，基于现状，兼职基本就是挂名。档案管理人员的不足已难以适应新形势下发展的需要，是导致档案工作缺乏标准性和稳定性的根本原因。主要表现在以下几个方面：一是人员的流动性大。由于兼职档案员一般都是由各部门指定，人员经常换岗、调动，因此档案管理员对业务流程始终处于不熟悉状态，收集材料不齐全，导致档案归档极不及时。二是人员职责存在双重性。兼职档案员工作职责的双重性即兼职档案员在做好本职工作的同时再兼档案工作。因此，如果没有有效的考核及考评制度，兼职档案员的责任心和工作积极性必定受到影响。三是兼职档案员的业务水平有待进一步提高。长期以来档案质量粗糙、档案价值不高的主要原因就是档案管理专职人员不够，兼职档案员大多是非专业出身，既没有参加过正规档案工作培训，对档案工作的性质、任务、历史意义等的认识也不到位，难以集中精力开展档案业务工作。

二、加强开发区档案工作的措施

（一）加强领导，保障工作开展

开发区管委会党委应将档案工作列入领导工作议事日程，成立档案工作领导小组，加强对档案工作的领导，建立档案工作网络，提高开发区档案规范化管理水平。每年定期对档案工作进行专题研究，对各项档案制度的落实情况进行督查，监督指导开发区各科室文件材料的收集、整理和归档工作。加大投入，解决开发区档案工作的人员、库房、设备不足问题，使档案工作适应开发区建设发展需要。

（二）加大宣传，增强档案意识

加大档案宣传力度，通过形式多样的档案法治宣传教育活动，有针对性的档案业务知识、业务规范的学习宣传活动等，提高宣传质量、效率和服务水平。发挥宣传工作的职能作用，使宣传模式不断创新，使宣传渠道更为拓展，使宣传形式丰富多样，使宣传氛围更加浓厚。不断提高档案工作的社会认知度，力争档案工作延伸到哪儿，档案宣传工作就做到哪儿，切实增强全员档案意识和法治观念。

（三）完善制度，提高规范化水平

建立健全档案工作各项制度，保证全区档案工作有章可循。我们开发区制定了《开发区文书立卷归档业务规范》《开发区区域城建档案管理办法》《开发区企业档案工作暂行规定》等规章制度。将档案工作纳入各级部门的年度工作考核体系中，进一步加强对档案工作的考核，对做出显著成绩的档案工作人员给予奖励，切实提高档案工作的地位。