高校教学秘书工作的实践与思考

2017-02-01何姗姗

山西青年 2017年9期

关键词：秘书教学管理教学活动

何姗姗

广西外国语学院，广西南宁 530222

高校教学秘书工作的实践与思考

何姗姗

广西外国语学院，广西南宁 530222

教学管理工作作为高校管理工作中的重要内容，属于教学管理工作的服务者。能够保障课外教学、课内教学的有序进行，从而有效提高教学效率，保障高校的教学质量，对培养全面发展的人才具有重要意义。文章结合工作实践，主要探讨了做好高校教学秘书的方法。

高校；教学秘书；教学管理

教学秘书工作属于高校管理工作中的主要环节之一，对教学管理系统具有重要意义。因此，本文分析了当代教学秘书管理现状，围绕高校教学秘书工作的实践与思考进行阐述，希望能给高校借鉴意义。

一、高校教学秘书在教学管理中的作用

(一)组织协调作用

在学校教学活动中，教学秘书主要负责学校各项教学管理工作，能够与教学职能部门进行联系，对高校的发展具有重要意义。同时，教学职能部门中的多项教学工作与教学信息，都是通过教学秘书向院系领导师生进行告知，能给对本校的教学工作进行及时反馈。参谋作用具体体现在：教学秘书属于基层教学管理人员，通常情况下，学校教学管理事务性工作由教学秘书部完成。值得注意的是，教学秘书在日常活动中，常常从事大量的教学管理基础工作，需要接触较多的信息资源，通过对教学运行情况进行调查研究，能够对可能出现的问题进行灵活处理，对学校的发展具有积极作用，能够在第一时间为领导决策创造良好的条件。

(二)服务保障作用

教学秘书的主要职责为维护学校的正常教学秩序，从而保障教学活动的顺利开展。在教学工作中，教学秘书需要建立服务教学的工作理念，通过与学生、教师进行良好的沟通，能够及时反馈教学情况，从而将良好的服务理念贯穿于教学管理中，从而保障高校日常教学活动的顺利开展。

(三)监督管理职能

为了保障高校教学工作的正常运行，教学秘书应落实好高校其他院系的教学工作运行。通过开设座谈会等方式，及时掌握教学活动信息，一旦发现迟到早退等不良教学现象，必须及时进行整改，从而保障教学质量水平的有效提高。同时，院系还需落实好教学档案，例如：教学计划、教学授课表等。

二、当代高校教学秘书工作存在的问题

(一)重视程度不高

在当代社会中，我国某些高等院校还存在很多问题，例如：未对教学秘书工作进行正确评价、不重视教学秘书工作等，这些现象严重挫伤了秘书人员的工作积极性。同时，当教学秘书工作未能被充分尊重时，需要承担较多的教学管理任务，会导致很多秘书人员具有较重的思想包袱，难以静心工作。

(二)工作任务较为繁重

由于教学秘书工作涉及很多方面，秘书人员不仅需要处理常规性工作，而且还需处理教学工作中存在的突发情况，工作内容较为繁杂，秘书人员需要承担较大的工作责任。当秘书人员的岗位职务与承担的责任任务不能相符时，将会缺少相应的管理权限，秘书人员负责的工作需要定期向领导进行请示，导致秘书人员在工作上存在一定的被动性。由于秘书人员需要常常关注日常教学运行情况，会增大秘书人员的工作压力。在当代社会中，很多高校并不重视秘书工作，几乎不组织教学秘书的讲座与培训活动，使很多秘书人员难以适应当代教学管理工作，在很多程度上阻碍了秘书人员的发展。

由于某些教师学历层次不高，导致整体部门缺乏创新意识：在当代社会中，由于教学秘书工作人员多数为大学本科学历者，学历层次普遍较低。因此，很多秘书人员缺乏专业知识，导致知识结构难以适应实际教学管理需要。在教学秘书工作中，很多秘书人员的工作方式较为陈旧，导致教学管理知识理念未能及时更新，难以突破工作岗位，导致秘书人员的知识结构难以适应实际的教学管理需要。同时，在教学秘书工作中，很多秘书人员习惯于根据领导的要求开展工作，导致工作未能深入研究，使工作载体不宽泛，在较为陈旧的工作方法中，教学秘书人员未能及时更新教学管理理念，导致工作中缺乏创新精神与主动意识[1]。

三、教学秘书岗位应具备的几种意识

(一)学习意识

高校教学秘书人员应保持主动学习的工作意识，具备良好的工作习惯，从而不断提高自身的综合素质，有效胜任教学秘书岗位。教学秘书不仅需要具备良好的专业知识，还需要学习计算机知识、教育管理知识等。同时，教学秘书必须重点强调研究相关辅助知识。秘书人员在积极参加培训研讨活动的过程中，应重视交流教学管理工作内容，从而有效提高业务水平。教学秘书工作中必须具备的责任意识主要体现在：教学秘书工作的重要内容是长期接触任课教师与学生，由于很多具体的工作直接关系到学生的实际利益，与学校的教学秩序运转密切相关。因此，教学秘书人员必须具备责任意识，对事情高度负责，从而有效保障工作效率与工作质量。

(二)服务意识

教学秘书从事的主要工作为管理教学行政内容，因此，教学秘书的计划工作在实施过程中，涉及较多的常规管理，能够有效维护正常的教学秩序，从而有效保障教学工作的顺利开展。教学秘书属于教学职能部门领导与教师、学生之间开展教学活动的桥梁，具备协调作用。同时，秘书部门需要负责较多的工作任务，同时这些工作任务具备服务性质。因此，教学秘书必须将服务作为工作的出发点，通过充分认识与理解服务内涵，从而有效提高秘书工作效率。

(三)质量意识

在当代社会中，随着我国经济的快速发展，高校教育改革理念不断深化，教育规模不断扩大，在这样的情况下，高校必须不断提高教育教学质量。由于教育教学质量直接关系到学校的声誉。因此，高校必须重视教学秘书管理工作。在秘书管理工作中，秘书人员必须重视学校的管理规定，严格按照学校的管理规定进度工作，保障不出现较大问题。在落实具体工作中，教学秘书人员必须不断提高教学质量。在保障高质量、高效率、高标准的基础上，落实好以下几个环节，例如：“登录成绩”、“征订教材”、“课程安排”、“核定课时”等，从而保障教学活动的顺利开展[2]。

四、关于做好高校教学秘书工作的几点思考

(一)不断提高教学秘书人员的综合素质

高校应不断提高教学秘书的工作地位，通过充分重视教学秘书工作，从而不断完善教学工作中的各项环节，包括：激励政策、利益分配、制度设计、职称评定等，实现较为科学的评价体系与激励体系。同时，高校还应以文件的形式进行固定。值得注意的是，在学校的评选评优活动中，高校应重视设置教学管理奖项，对于教学秘书工作中表现较佳的成员给予物质奖励与精神奖励。在学校职称评定过程中，高校应重视高校教师的职称序列，在教学安排活动中，高校应重视教学秘书的专业与特长相互协调，从而保障教学运行的顺利开展，保障教学活动质量能够有效提升，从而提高秘书人员的工作积极性。

(二)需要加大教学秘书队伍的培训力度

高校还应根据学校的自身情况，采取多项较为有效的方式，通过不同的阶段制定计划，从而保障计划的科学性与合理性。值得注意的是，高校需要定期组织秘书人员学习相关业务知识，从而有效提高秘书人员的计算机操作水平。在课程培训过程中，通过针对性地解决部分秘书教育教学专业背景缺乏的问题，能够有效提升高校的工作素质与理论水平。同时，高校还应定期组织秘书人员参加校外的岗位能力专题培训，通过充分借鉴其他院校的教学管理理念，不断提高本校秘书人员的工作能力。

(三)改进教学秘书队伍的专业结构

高校应充分重视学校的秘书工作教学质量，使该工作方案纳入学校教师的队伍培养中。高校必须坚持改善队伍结构的原则，对学校教学秘书人员进行科学培养。高校必须注意的问题包括：在选拔过程中，高校应运用多种方式进行选拔，例如：公开竞岗、竞聘等，将较符合教学秘书队伍专业的学员选拔到教学秘书工作岗位中。在培养过程中，高校应充分发挥激励作用，保障秘书人员能够胜任工作，从而培养高素质的教学秘书人才队伍。另外，提升教学秘书队伍的创新意识具有重要意义：对于当前高校教育工作的新形势，高校需要不断培养秘书人员的创新精神，通过不断更新教学理念，鼓励秘书人员在工作岗位上不断突破。在保障完成日常事务的基础上，教学秘书人员必须重视日常经验的积累与总结[3]。