◎　王建华

电子文件的特性与管理实践

◎王建华

电子文件的管理是信息时代的全新课题，需要来自理论研究和实践两个方面持续的科学探索，本文着重介绍电子文件的概念和特性，并结合电子文件的特性介绍管理电子文件的实践方法。

电子文件是随着办公自动化的普及，互联网的应用和电子政务、电子商务的兴起而产生的。电子文件产生、传输的方便快捷，比传统纸质文件具有不可替代的作用。电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，可在通信网络上传输并依赖计算机等数字设备阅读、处理的文件。电子文件是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦可称为“数字文件”。

电子文件的特性与管理

信息的非人工识读性。电子文件使用了数字代码，它的非人工不可识读性，给电子文件的读取披上了一层神秘的面纱。人可以在高倍显微镜下看到光盘上刻写的激光斑点，但不可能读懂那些小点的含义。此外，电子文件经过压缩、加密等处理后，只有通过计算机特定的解压、解密程序才能还原为输入前的状态，人工才能识读它。

系统依赖性主要包括两方面含义，一是电子文件是计算机技术的产物，其信息形态是数字化的。从它的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现；二是许多电子文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。……