张晗，闫立君，马静，关崴，唐谅

（哈尔滨东安汽车发动机制造有限公司技术中心，黑龙江 哈尔滨 150060）



关于档案管理工作的几点看法

张晗，闫立君，马静，关崴，唐谅

（哈尔滨东安汽车发动机制造有限公司技术中心，黑龙江 哈尔滨 150060）

摘 要：文章从档案工作现状出发，从档案部门的管理模式、如何完善档案管理制度、建立档案管理技术标准、建立现代化的科研成果管理模式以及对档案工作人才的培养阐述了对搞好档案工作的几点看法，并且对如何利用档案资源更好地为企业服务提出了意见。

关键词：档案管理；技术标准

10.16638/j.cnki.1671-7988.2016.02.063

CLC NO.: U472.1 Document Code: B Article ID: 1671-7988(2016)02-176-03

引言

档案是原始的历史记录，具有很高的查考价值。企业档案是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料。所以注重原本、原稿，且往往只有一份孤本，是企业档案变得更为宝贵的原因之一。我们要利用好宝贵的信息资源，多途径、多形式的开发和编研档案信息，加强档案管理，使其尽快转化为生产力，切实发挥档案部门在企业振兴中保驾护航的作用。

1、目前档案工作的现状

档案工作不仅是要收集、整理和保存有价值的档案信息，并且还要采取各种形式开发档案资源，为企业的发展提供服务。因此，档案工作不能单纯停留在整理和分发档案上，更应该强化档案工作的管理职能。目前造成档案工作管理职能弱化的原因包括领导的重视不够导致的人才流失，缺少相关部门的支持等。其中档案人员没有时间和精力开展档案管理工作也是原因之一。由于型号研制任务不断增加，而档案人员不能同比增长，因此档案人员以削弱自身担负的管理职能为代价将精力投入到档案整理事物中，逐渐走进了档案工作等同于档案整理的误区。由于没有精力学习档案工作的法律、法规、标准，没有时间摸索档案工作的规律和方法，长此以往，档案整理工作就代替了行政管理职能，其结果就是削弱了档案业务的指导、监督、执法和管理的职能。

2、如何加强档案工作的管理职能

要想强化管理职能，把档案人员从繁重的档案整理工作中解脱出来，就要将更多精力放在履行档案的监督、指导和执法上，放在探索和调研档案工作出现的新情况、新问题上。

2.1 档案部门的管理模式应顺应生产发展的现状

要想加强档案工作的管理职能，首先应从档案部门自身做起，使档案部门的管理模式顺应生产发展的现状。当前，随着计算机辅助设计和应用软件的日益成熟和完善，电子文档的管理和利用已经成为档案工作的重中之重。我们必须搞好电子文档的收、管、用，加强档案部门与设计生产部门的职责协调，调整与之不相适应的工作模式，适应科研生产、数字化的发展趋势，转移工作重点将档案人员从琐碎的整理工作中解脱出来。只有这样，才能更好地为科研生产服务，才能为加强档案工作的管理职能奠定基础。

2.2 确立档案是企业独有的信息和知识观念

在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。

2.3 完善档案管理制度

无规矩不成方圆，要做好档案管理工作，就必须要建立一个完善的档案管理制度，这样才能保证档案管理工作的有效展开和有序进行。通过结合本单位实际的档案管理工作情况来建立科学合理的档案管理制度，使之能适应单位档案管理工作的需要，这样才能有效促进单位档案管理工作的推进。同时，档案管理制度的建立还要以简明实用为前提，保证其可行性，避免流于形式。建立档案管理制度要以简明易行、方便实用以及良好的可行性为目标，这样才可以在实际的档案管理工作中充分发挥其指导性作用，并规范管理人员的工作行为。另外，制定档案管理制度对于员工和领导都要有同样的约束作用。在档案管理制度实施的过程中，要体现出其严肃性和权威性，避免制度流于性质，空有一张文书。

2.4 统一规范，建立档案管理现代技术标准

加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性 。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，如《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 电子文件管理》（ GB/T17825.1～10-1999）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005）等。并不断完善、修改《档案法》等相关法律，进一步为档案管理信息化提供法律依据。

2.5 加强与其他各部门档案工作的协调监督

我公司设有设备科、动力厂、机加厂、装试厂等多个部门。它们对于档案工作的顺利开展起着重要作用。在实际工作中，档案工作需要跨部门进行协调的任务很多，单纯依靠档案部门自身来推动档案工作的深入开展非常艰难。例如，有些企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即使归档也不注意归档原件，经常归档复印件。有的领导为了方便工作，把一些重要的资料积压在手上，并没有移交档案部门统一管理。这就容易造成部分设备资料、产品资料或流失或分散在各个职能部门得不到统一保管。因此，必须有各部门的积极配合和支持，才能实现有效通畅、实时性强的档案管理。由此可见，各部门要设立兼职档案员，由档案部门对其进行档案工作指导。通过制度建设、人员培训和执法检查，促使公司档案工作的规范发展。

2.6 加强对档案人员的集中培训

加强人才的培训是实现加强职能化管理的前提和重要基础。档案管理工作对于档案管理人员的专业性和技术性要求比较高，而且一般还具有比较强的政策性，这就要求档案管理的工作人员就要有较高的业务素质和专业技能。但是由于认知偏差，认为档案部门就是收容站，因此对档案人员不重视学历、层次和知识结构的搭配，造成档案人员素质不高、业务不精、待遇也随之下降，使档案工作无人能做，无人安心做，给档案工作的延续性带来了严重危害，也成为系统发展档案工作的阻碍。因此，急需加强从业人员素质，培养一支精良的档案队伍。要想充分发挥档案作用，加强档案工作的管理职能，实现其可持续性发展，除提高档案工作的地位，档案人员要树立良好的职业道德，钻研专业知识，具备一定编研工作的专业素质，提高档案编研能力，在工作中善于发现新情况、掌握新信息、探索新办法，才能适应知识经济环境下的现代化管理需要，从而加强档案工作的职能化管理。

2.7 建立现代化的科研成果管理模式

充分利用信息和网络技术，采用现代管理手段加强档案管理，建立文档一体化管理系统。实现办公自动化环境下的文档一体化管理，要重新设置合理的工作流程，将文件和档案工作的要求一同嵌人管理系统，实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案管理规范化管理必须依据现代化管理理念，所以，档案工作人员应该主动以现代管理学方面的知识武装自己，不断优化自身知识结构和能力结构，提高综合素质，以适应信息化社会对档案管理人员的要求。学习应用现代化办公技术，彻底摆脱长期沿袭的手工管理办法，尽快依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理规范化。其次，鼓励电子文件收藏，在收集成果的同时可以收集电子版，以便在局域网上发布。科研档案利用形式关系到它在科研信息中的地位和作用，科研档案管理部门应以“用户至上”和“周到服务”为宗旨，充分发挥科研项目档案的作用，满足利用者的要求。办好科研成果阅览室，印发科研项目信息指南，采取多种形式来提供科研项目档案信息，充分利用计算机检索目录，同时加强网络安全的管理。

3、结论

总而言之，企业的档案资源已成为企业快速发展的动力源之一。企业发展的同时又为档案工作创造了优越条件，也提出了新的更高的要求。档案工作要抓住这个机遇，积极地投入到服务于企业生产经营工作中，真正发挥自身的存在价值。

参考文献

[1] 邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].

[2] 冯惠玲.主编.电子文件管理教程.[M].

[3] 电子文件归档与管理规范.[M](GB/T 18894-2002).

Opinions on Archives Management

Zhang Han, Yan Lijun, Ma Jing, Guan Wei, Tang Liang
（Center of Technology, Harbin DongAn Automotive Engine Manufacturing Co., Ltd, Heilongjiang Harbin 150060）

Abstract:From the current situation of archives from the archives department of management. how to improve the file management system. Establish technical standards for records management. Establish a modem management model research and archival work to cultivate talents elaborated on the work of a few do well archives view. And how to better use of archival resources made observations for business services.

Keywords:file management; technical standard

作者简介：张晗，就职于哈尔滨东安汽车发动机制造有限公司技术中心。

中图分类号：U472.1

文献标识码：B

文章编号：1671-7988(2016)02-176-03