档案管理与知识管理的关系分析

2016-12-01刘明惠

科学与财富 2016年26期

刘明惠

摘要：随着全球经济朝着一体化的方向发展下，使不同国家的经济文化也逐渐集中起来，推动了全球经济的不断发展。当前，因为社会发展速度的不断加快，各种知识交流也在大幅度提高。如今，不同行业在激烈的市场竞争中都逐渐崭露头角，因此企业知识的管理工作也逐渐引起了人们的注意。对此，本文主要针对档案管理与知识管理相近相通、档案管理与知识管理相差相异、档案管理与知识管理相辅相成进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：知识管理；管理技术；档案管理；数字化

因为知识管理工作以及档案管理工作共同的目标都是为了使企业可以不断的发展，但是两者之间却存在一定的区别，其中最大的不同之处就是管理范围及其管理深度，与此同时档案管理工作和知识管理工作所倾向的重点具有差异性。然而两者之间还会存在一些相同之处，为了进一步将两者的管理质量加以提高，相关单位就应当对其的关系进行掌握，进而才可以推动企业的不断发展。

1 档案管理与知识管理相近相通

1.1 管理对象重叠

在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。

1.2 管理目的相近

档案是通过知识的形式来呈现出的一种服务方式，是为了符合社会不同领域对知识的需要而提供的有关的管理形式。为了进一步对不同活动进行组织而开展的档案服务工作，达到用户对档案的需要，同样也是档案管理工作实现目标的核心内容，是档案工作在使用中的主要目的。而知识管理工作的最终目的是为了将知识的价值充分的体现出来，使企业可以在市场中站稳脚步。对此，相关人员在对知识进行管理时还应当知识模式来使用到合理的地方，将这些知识传授给人们，为今后的工作带来益处。

1.3 管理技术相同

受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。

2 档案管理与知识管理相差相异

2.1 管理的对象不同

对于所管理的对象来说，档案工作主要是对文献资料、相应的文档等能够记载的信息开展管理工作，不管是以往纸质管理形式上，还是在当前档案信息化管理形式下，所管理的内容都是可以看得见的；而就知识管理工作而言，它所接触的内容是不能用详细的文字说明的，是较为抽象的。因此，后者包含前者，简单的说就是知识包含信息。

2.2 管理的具体流程的不同

由于档案管理工作的相关程序包含很多方面，如整理、统计等方面，而管理中的每一个步骤都是至关重要的。这是因为在档案信息化管理工作具有一定的繁琐性，以往档案管理模式就相对于信息化管理工作较为简单，它仅仅只需要四个步骤就可以完成，主要体现在以下几个步骤：第一步是收集工作；第二步是整理工作；第三步骤是馆藏工作；第四部是利用工作；但是对于知识管理工作来说，它也包含很多内容，如成立相应的知识文库、激励员工之家能的沟通；在企业内部营造出良好的知识氛围，将知识当做企业的核心内容加以管理，由于知识管理工作要求是具有统一性的，从而促使员工可以从各种渠道来不断的学习，并将所得到的知识变成奖励措施，最终给予企业的不断进步。

知识管理需要在企业内部构建一个完整的、量化与质化的知识系统，让企业员工通过不同途径获得相关的知识，并将所获取的知识转化为工作绩效，最后回馈给企业，促进企业的发展。

3 档案管理与知识管理相辅相成

3.1 知识管理提升档案管理

3.1.1 知识管理可以拓展档案管理的领域

以往档案管理工作对文件、图书等方面和档案进行区分开，将相应的文件、情报等不包括在管理职责内，进而将其自身的活动空间产生了一定的制约性。就管理内容来说，目前诸多企业档案大部分仅仅只对历史进行记载，而对于企业的发展情况而言，往往成为过去式，没有很大的使用价值。随着我国经济水平的不断发展下，档案应当和企业的发展动态与时俱进，这样才能够对档案进行研究，从而尽可能发挥出档案的作用，为企业的发展提供更多的参考依据。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。

3.1.2 知识管理可以提升档案管理的价值

以往档案管理工作更倾向于储存档案，而没有对利用档案引起重视，诸多档案都是储存着企业的发展进程，有些信息也可能是已经过时的，对当前的企业发展不能带来益处。而知识管理就不同了，能够在对其进行研究得到新的信息，这样就可以很好的发挥出自身的作用，从而将管理价值加以提高。

3.2 档案管理促进知识管理

3.2.1 档案管理有助于沉淀、积累知识

档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。

3.2.2 档案管理有助于传播、交流知识

在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。

3.2.3 档案管理有助于理解、挖掘知识

档案管理工作的主要遵循的原则就是来源原则，简单的说是不管在什么情况下被谁使用，都是为了获得某种目的而形成的。而这些信息正是管理、使用电子文件的主要内容。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：相关单位通过采取现代化技术来对档案管理工作进行探讨，科学的使用知识管理的关系，从而为档案管理工作的落实奠定了扎实的基础，为档案管理可以实现共享的目的而做出贡献。总之，档案管理工作以及知识管理工作之间是互相渗透、互相影响的，这样才能够使人类的文明获得各更好的延续与传承。