岳翠平

交通运输部天津水运工程科学研究所

正确处理好档案保密与利用的关系

岳翠平

交通运输部天津水运工程科学研究所

社会经济的飞速发展，促使文化交流与合作快速发展，科学技术水平亦随之不断提升，这时的档案保密工作面临着诸多问题与新挑战。机密档案失泄事件接连不断的发生，企业单位亦纷纷提高了信息安全意识，且对档案保密要求不断提高，许多单位更是过分注重信息安全，而导致档案不能正常使用，档案的作用亦不能充分发挥。本文探讨了正确处理好档案保密与利用的关系，并提出了实用性应用措施，为档案保密与利用提供参考依据。

档案保密；档案利用；关系

保守机密为档案管理人员最重要的职责，档案管理人员应根据实际情况管理档案，高度重视档案保密工作。而因传统观念的制约，档案工作均是重保管、轻利用，导致其间存在诸多不足之处，大量档案未能得到有效利用，其间诸多有价值的档案根本不能被充分应用，从而造成很大的资源浪费。因此，探讨正确处理好档案保密与利用的关系，对档案保密与利用有着极大现实意义。

一、加强开放档案审查

审查工作为档案开放工作的重要基础，亦是档案开放时的关键内容，此项工作主要任务为准确无误的区分、判定档案开放性，从而严格控制其使用范围。应加强初审工作，档案馆中的工作人员要根据规定标准，严格审查开放期限中的档案，以此准确判定其开放及控制范围；且应加强中审工作，具有高政策水平及业务能力的同志审查初审中未确定的档案，从而严格判定档案开放及使用控制，根据实际情况取舍；再是要加强终审工作，根据所得的初审及中审结果，全面分析和审查档案开放与否。

二、加强档案解密

保密档案具备相应的等级，保密等级均是以《保密法》规定的，通常是分为绝密、机密、秘密这三个级别。要根据实际情况严格确定档案密级，从而为档案工作人员提供不同的管理措施，以便提高档案利用率。但秘密并不是始终不变的，若秘密保管时间到期，则当时便失去了其自身的保密价值，这时则不可按部就班的保密文件管理，要根据实际情况展开管理工作，这亦说明档案保密极具时效性。为社会各界开放的档案，到了一定时限的档案应予以开放，但要根据实际规划划分解密，从而将未解密的档案纳入使用控制范围中，之后则对相应的保密档案予以解密，且根据《保密法》中的规定进行解密，也可以说解密为原确定密级的机关与单位、上级机关展开的，普通人员不可参与。

三、加强档案开放基础

开放档案之前，应为档案开放作好充分准备，要根据实际情况提高开放档案案卷内在质量。根据原有基础对档案资料进行严格的整理，务必做到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统等规定要求；要构建完善的档号，适当开放检索及管理要求；并编制检索工具，包括基础性检索工具、骨干性检索工具、文字叙述性检索工具等，要逐渐将开放档案检索工具促生为骨干性检索工具，将基础性检索工具作为辅助工具，并将叙述性检索工具作为补充检索工具，从而确保检索途径多元化；应根据实际情况准备适当的副本，及时抄录珍贵、重要的档案，并对其进行详细的复印与照相，要尽可能搞好档案副本。

四、加强保密档案解密时限设置

科学技术的飞速发展，催生了诸多新理论与新方法、新材料应用速度亦飞速提升，此时一密定终生的方式根本不可取。比如美国克林顿总统签署的12958号总统令，其间规定了政府新机密，提出解密期限为10年，而25年前的机密文件仅是特例外自动解密。国内科研档案保存时限为30年，所涉及到保密档案亦是逐渐建立了相应的解密期制度，要根据实际情况，适时调整解除密级，从而更好的服务于各大行业和社会。

五、加强档案分卷归类

通常归档时，大都是一把抓的进行分卷归类，其间设计的保密信息均分散于各种卷文档中，而这并不利于档案保密，且给普通内容档案检索工作带来极大的困难。这时归档时应根据涉密内容设置相应的保密卷，亦增加了档案开放程度，从而更好的确保了涉密内容安全。查与人可以根据自己所需的内容，降低因小部分文档内容涉密，从而影响到资料查阅工作。

六、加强检索工作信息化

要根据实际情况，构建适当的档案索引及全文数字化信息库，并全面分析保密档案的实际需求，其所涉及的内容应具备专门字段；涉密数据表可采用口令或者是其他方式达到加密的目的，以便提高信息安全度，确保保密及普通档案内容的有效隔离，从而提高检索效率，并更好的确保信息安全。

七、加强管理者保密意识教育

日常生活中应不断加强保密形势教育，引导干部职工更深刻的掌握保密工作所面临的重要形势，要深层领会现代化保密工作的重要性，引导相关人员积极自主的将非常滞后的观念摒弃，并将其于传统体制中解放出来，这时便可有效提高其责任感与使命感。应全面结合法律法规教育，以提高职工群众法律意识及法律素质，确保依法保密、依法治密，从而严格杜绝所有悖于常理的法律及法规行为。要对工作人员施以严格的保密知识教育，并严肃保密纪律，要根据实际情况加强防范，确保保密工作严格落实，引导保密工作人员政治坚定，思想纯洁，业务精通，作风严谨，从而确保各项档案保密工作有序开展。

八、结束语

机密档案要严格保密，而保密有时间、地点、范围等方面的限制，如果保而不用则根本没有失保的意义，利用均是于保密基础上而实现的，无限制的使用档案会带来极大的安全危害。档案工作的保密与利用非常重要，要根据实际情况正确处理好档案保密与利用关系，而始终不变的对待档案秘密性，则其秘密性实效根本不能实现，无限制拓展开放利用范围并不有效。本文探讨了正确处理好档案保密与利用的关系，并提出了实用性应用措施，要不断加强开放档案审查与档案解密、档案开放基础，并根据实际情况加强保密档案解密时限设置与档案分卷归类、检索工作信息化，还应有效提高管理者保密意识教育，为档案保密与利用提供参考依据。

［1］郝晓静.浅谈如何正确处理机关档案保密与利用工作的关系［J］.山东工业技术，2013（06）.

［2］郭岩.如何正确处理档案保密工作和档案开放利用工作的关系［J］.黑龙江档案，2013（12）.