张晓文

事业单位档案工作存在的问题及对策

张晓文

随着事业单位改革的不断深入，事业单位档案管理工作日趋凸显出一系列问题，我们应该直面这些问题，针对这些问题加以改进，以利用更好地加强事业单位档案管理工作。本文从事业单位档案管理工作中存在的问题入手，分析事业单位档案管理的对策和创新性探索。

事业单位 档案管理 工作对策

档案，真实记录了一个单位工作方方面面，涉及人事档案、相关文件资料、宣传影音资料等，这些都是保证单位协调、有序运转的重要保证，事业单位亦是如此。作为开展工作的基础性参照，如果缺少档案，一切工作就不可能在继承中发展，在前进中创新。因此，只有有效解决事业单位档案管理中存在的问题，才能满足时代发展的要求，有利于事业单位档案管理工作朝着更好的方向发展。

一、事业单位档案工作的现状及存在问题

近年来，事业单位档案管理工作逐步走向规范化管理，事业单位工作人员的升职与调动均要以个人档案为依据，其真实记录了个人在不同时期的成长经历与所获得的奖惩情况。随着我国事业单位改革的不断推进，对档案管理人员的专业水平和专业素养提出了更高的要求，目前一些陈旧的档案管理思路和模式已经不适应事业单位发展整合的需要，因此，直面档案管理现状，反思档案管理中存在的问题，结合单位实际寻求切实可行的档案管理工作方法显得尤为重要。

（一）事业单位档案管理制度相对滞后

制度作为一种激励手段，相对完善配套并符合工作人员需求的制度，在实际工作中可以起到有效的激励作用，从而提高工作效率和工作质量。事业单位制度形成以后，便会在较长一段时间内保持不变，具有较强的稳定性，这是事业发展的基础和保障。近年来，事业单位档案管理制度逐步走向规范化管理的轨道，但在档案制度的制定和实施等方面仍存在一些制约因素。随着事业单位改革的推进，职能和体制的变更，部分事业单位照搬照抄上级文件和书本的理论来制定管理制度已经不适应工作发展的需要，甚至有些单位只是为了应付相关检查、为认定等级而制定，缺乏实践性和可操作性。因此，加强制度建设，是保证一个单位各项工作正常运转的有效保证，是制约工作行为的重要工具，建立完善的档案工作制度，不仅可以保证事业单位的发展，对整个文化社会的健康发展都具有举足轻重的重要意义。

（二）事业单位档案管理缺乏有效的监督

事业单位的档案管理部门，往往既是档案制度的制定部门，又是档案制度的执行部门，在工作中缺乏有效的监督，仅仅依靠自觉主动，不能形成良好的约束作用。只是以单位档案室名义下发，没有纳入单位岗位责任制和整体管理标准的档案，没有一定的检查和监督机制作保障，制度的实施职能考档案管理人员的自觉自愿，无法实现档案管理的常态化运行。

（三）事业单位档案管理人员缺乏档案意识

长期以来，相当一部门档案从业人员对档案管理工作存在误区，以为档案就是对日常事务性文件进行立卷整理，不是主要的工作，只要保证基本查档和检查过关就符合要求，甚至有些部门没有专职档案员，兼职档案员身兼数职，不能专注于档案工作，档案意识弱化，严重影响档案工作的质量。从目前从事档案管理的人员来看，许多事业单位档案管理人员的工作紧紧停留在最原始的阶段，缺少现代化管理的基本素质，没有掌握先进的现代化操作技能，缺乏创新意识。事实上，事业单位档案包含众多类别，这些类别对干部的选拔、考核、人事调动都有着至关重要的作用，通过查阅档案了解干部的阶段性信息，对下一步合理安排工作奠定坚实基础。

（四）事业单位档案管理人员专业素养匮乏

档案工作是一项头绪繁琐的工作，具有较强的专业性和连续性，由于档案管理人员对档案工作认识上的欠缺，导致许多事业单位档案人员未经专业的档案管理知识理论的培训，对档案工作的重要性，以及对档案资料的收集、整理、归档等业务不熟悉，对档案管理工作的具体程序和工作要求了解甚少。而且由于事业单位人员结构等方面的因素，多数档案人员往往身兼数职，对档案工作无法投入过多精力，仅仅满足于将有关资料放入档案盒便完成了归档工作缺乏这方面的专业知识和能力，导致对档案工作不重视，严重影响档案管理水平。

二、加强事业单位档案管理的方法与策略

随着经济的发展，社会的进步，现代信息技术突飞猛进，事业单位改革的不断深化，为档案管理工作提出了更高的要求，也为档案工作的开展创造了良好的契机。同时，对以往的档案管理模式、管理方法都提出了新的挑战。因此，档案管理需要从管理制度、管理模式、人员素养等方面进行全面更新，不断探索现代化的管理模式，才能跟上新形势发展的需要。

（一）完善档案管理工作制度，改善员工工作环境

在新时期新阶段，事业单位要结合工作实际对档案管理制度与方法进行思考，要从制度入手，建立完善切实可行的档案资料管理制度，要打破传统观念，采用新技术与新方法，使事业单位档案管理工作有章可循、有法可依，促进档案管理工作的健康有序可持续发展。此外，档案工作人员身处比较好的工作环境中，能够充分调动他们工作的积极性与主动性，档案室必须要培训相关的基础设备和各种档案安全保护措施，例如：档案柜、温度计、湿度计、空调及防火设施，设计保密等级较高的档案还要配备保险柜、摄像头等防盗设施。同时，完善的档案管理环境有助于对档案进行整理与保存，因此，事业单位要从维护档案材料的安全性和完整性出发，改善档案工作人员的办公环境和档案室的硬件配置，使事业单位档案工作发挥最大的社会价值。

（二）创新档案管理模式，打破传统思想观念

近年来，《新劳动法》的实施和人事制度改革的不断深入，迫切要求档案管理人员需要打破传统的档案管理思路，加强档案管理意识。档案工作分类复杂，以人事档案为例，全国事业单位正在逐步推行全员聘用制，档案管理人员要按照改革发展的需要，不断丰富人事档案的内容。例如：职工签订的聘用制合同、工作协议、岗位合同、年终考核表等绩效奖惩材料，对职工的动态管理情况在档案中要如实记录，对于进修情况、继续教育、专业技术资格学习情况等新增内容要随时补充，要做到观念上与时俱进，管理上从严把关，工作上严谨细致。采用现代化的管理模式和管理手段，充分利用计算机、扫描仪等现代设备和技术辅助管理，实现将文字、图片、声像等资料通过技术处理后转变为数据资料，有效达到档案资料的纸质与数据资料的并存，以实现档案资料的资源共享。

（三）加强专业人员的学习培训，打造专业的档案管理团队

发展事业单位档案工作，需要打造具有较高思想品德和专业业务素质的管理团队，这就需要挑选政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事本单位的档案管理工作，同时，档案管理人员还要有广博的知识和务实的工作作风，精通档案业务，熟练掌握档案工作的方法和规律，有较强的大局意识和责任观念，主管部门要经常组织档案人员业务知识培训，让他们及时掌握最新的管理方法和管理技术，从而提高业务人员的专业素质，提升档案管理技术水平，为档案事业的发展做贡献。

总之，档案管理工作虽然取得一些成绩，事业单位档案管理仍存在一些需要改善之处，有待于我们去发现，去解决。努力做好档案管理工作，以创新的思想开拓档案管理，为档案管理事业的发展做出自己的一份贡献。

［1］杨阳.新形势下高校人事档案工作存在的问题及对策［J］.西部大开发中旬，2009（11）.

［2］孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨［J］.改革与开放，2012（04）.

［3］杨公之.档案信息化建设导论［M］.北京:中国档案出版社，2001.

［4］刘洪.高职院校档案工作之管见［J］.科教导刊，2009（09）.

（作者单位：泰安市泰山区广播电视台）

张晓文（1984-），女，汉族，肥城人，助理馆员，研究方向：档案管理。