肖世强

黑龙江省地质调查研究总院 黑龙江哈尔滨 150036

关于地勘单位文书档案数字化建设工作的思考

肖世强

黑龙江省地质调查研究总院 黑龙江哈尔滨 150036

在当前信息化时代，人们对信息需求量不断增加，档案作为重要的信息资源越来越被大家所重视。随着地勘单位项目的不断增加，所形成的文书档案也呈不断增长的态势，这也对文书档案管理工作提出了更高的要求。为了能够更好的实现对地勘单位文书档案的有效利用，需要加强当前地勘单位文书档案数字化建设工作。文中从地勘单位文书档案数字化建设的重要性入手，分析了地勘单位文书档案数字化建设的途径，并进一步对地勘单位文书档案数字化建设过程中需要注意的事项进行了具体阐述。

地勘单位；文书档案；数字化建设；数据库；网站

近年来地勘单位文书档案数量越来越庞大，而且文书档案利用频率也越来越高，为了能够有效的提高地勘单位文书档案利用的效率和准确性，保护好纸质档案，需要加快推动文书档案数字化建设，利用电子档案替代纸质档案，有效的保护好档案原件的同时，提高文书档案查阅的速度，确保档案信息的安全。

一、地勘单位文书档案数字化建设的重要性分析

我国大部分地勘单位的文书档案管理工作信息化程度都不高，大量的纸质档案不仅需要占用较多的存放空间，而且保管成本较高，检索和利用都不方便，很难满足当前对信息资源日益增长的需求。因此为了能够使地勘单位更好的与当前经济发展速度相适应，则需要推进地勘单位文书档案数字化建设，有效的提高文书档案的信息化水平，使其能够更好地服务于地勘经济的发展。因此地勘单位需要将文书档案数字化建设纳入重要日程安排上来。档案数字化建设是一个循序渐进的过程，需要对现有馆藏文书档案目录进行数字化，同时还要对现有馆藏文书档案全文数字化，以此来提高文书档案检索和利用，全面提高文书档案的管理水平，使其能够更好地服务于地勘经济建设。

二、地勘单位文书档案数字化建设的途径

地勘单位文书档案数量十分庞大，文书档案数字化建设是一项系统工程，需要提前做好筹划，针对单位文书档案的类型、载体、状态、数量及利用等情况进行深入调查，并对数字化建设的标准和规范进行明确，从而有效的推进地勘单位文书档案数字化建设进程。

（一)领导要加强对文书档案数字化建设的重视

当前很大一部地勘单位文书档案数字化建设还处于从文件处理向数字化管理系统过渡阶段。在这种情况下，需要单位领导给予充分的重视，组织技术人员与档案人员协同配合，首先对利用率较高的文书档案进行整理，加快数字化转变，然后再对所有文书档案数据进行完善，使单一数据库加快向系统数据库方向发展。

（二）提高地勘单位文书档案系统的整体水平

在地勘单位文书档案数字化建设过程中，需要着眼于整个系统，利用网络将系统纵向和横向的各个节点有效的联系起来，提高系统的综合能力。严格遵照国家关于档案的相关法律法规，进一步对文书档案数字化建设工作进行完善，加快推进其标准化和规范化的进程。

（三)明确文书档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库

第一步，输入文件级目录。在建立数据库的过程中，边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。从实践看，档案数据库的建立将是一个巨大、长期的工程，需要大量的人力和物力支持。

2、建立局系统网站

注册局系统网站，并与国土资源厅政务网、公众网联网实施资源共享；建立网上现行文件查阅，逐步实现政务公开。

（四)加强电子文件的收集和应用

文书档案管理工作中的电子文件是档案数字化建设的重要来源，因此地勘单位在当前文书档案管理工作中需要实行电子文件和纸质文件双档双轨制，并对电子文件进行异地保存，加快推动单位档案的电子化进程。在档案管理软件选用上，尽可能的使用档案系统统一的管理软件及办公自动化系统，通过对软件和数据格式进行规范，有效的提高数据库的准确性和有效性，为文书档案数字化建设奠定良好的基础。

三、地勘单位文书档案数字化建设过程中的注意事项

（一)纸质档案数字化制作方式

我局纸质档案数字化制作方式是将档案原文的每一页看成是一张图片，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。工作当中也会发现一些错扫、漏扫的情况，但检查过程中容易被发现。图像扫描保持43了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其他一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（二)文书档案数字化注意要点

在档案数字化过程中，有时候需要把一卷卷的档案拆开，对每一张档案进行扫描，扫描完毕后再重新装订起来，在此过程中我们特意强调要做好档案原件保管工作，不能丢失或损坏档案。并且要做好数字化时扫描参数的优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原件内容的前提下，图像文件所占用存储空间的大小要适中。文书档案数字化建设开始之前，需要对档案进行整理和检查，保证档案原件的完整，排序正确，对可能会对扫描质量带来影响的原件要进行修整。同时做好数字化后数据和图像质量的检查工作，确保扫描后的图像文件与档案的原貌相符，字迹清晰，对于图像文件存在质量问题的要重新进行扫描，确保采集录入数据的丰富性和准确性。

四、结束语

地勘单位文书档案数字化建设是一项长期且重要的工作，在地勘单位文书档案数字化建设过程中不可避免的会遇到一些新情况和新问题，这就需要我们要及时对数字化建设的情况进行掌握，并充分的运用新知识、新技术和新方法来对工作中存在的问题进行解决，做好电子文件的保密和保管工作，加强对档案管理人员信息化知识的培训，努力提高档案管理人员的专业技能和专业素质，更好的推动地勘单位文书档案数字化建设的进程，使文书档案能够更好的服务于地勘单位的发展和建设。

[1]查荣.建立文书档案数字化管理模式的必要性[J].价值工程，2012-08-18.