何靖霞

创建独立学院学习型办公室的内涵探析

何靖霞

学习型组织理论是知识经济时代最具影响力的管理理论之一，将学习型组织理论运用于独立学院办公室的管理和建设，对独立学院办公室的可持续发展具有十分重要意义。独立学院办公室必须通过建立共同愿景、树立团队学习观念、不断实现自我超越，改善心智模式和努力进行系统思考等举措，积极构建学习型办公室。

学习 学习型组织 独立学院办公室 营建策略

近年来，随着高等教育事业飞速发展，独立学院的办学规模也逐渐扩大，办学层次进一步提高，学院内部的管理体制也在日益深化。独立学院办公室作为核心的综合办事机构，处于承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽地位，如何与时俱进、开拓创新，加强专业和业务学习，进一步提升服务管理水平，提高办公室工作人员的整体素质，直接影响着学院各项决策意见贯彻落实和执行的效果。因此，将学习型组织理论引入独立学院办公室的建设，探索构建学习型办公室模式，是促进办公室专业化、科学化、规范化建设的必然要求，也是顺应时代背景和环境条件变化的客观需要，必将促进独立学院各方面的可持续发展。

一、学习型组织的内涵

学习型组织最初的构想源自于美国麻省理工学院福瑞斯特教授在1965年写的一篇文章《一种新型的公司设计》。他运用系统动力学的原理，非常具体地构想出未来企业的组织形态——层次扁平化、组织咨询化、系统开放化，逐渐由从属关系转向为工作伙伴关系，不断学习，不断重新调整结构关系。彼得.圣吉在进入麻省理工读书后旋即被福瑞斯特教授的系统动力学整体动态搭配的管理新理念所吸引，在继续研究该新理念的基础上，圣吉进一步融入了更多整体动态搭配的细节性技术，还与一些新的创造性管理技术结合起来，提出了以五项修炼为基础的学习型组织理论。圣吉认为，所谓的学习型组织，是指通过培养弥漫于整个组织的学习气氛、充分发挥员工的创造性思维能力而建立起来的一种有机的、高度柔性的、扁平的、符合人性的、能持续发展的组织。这种组织具有持续学习的能力，具有高于个人绩效总和的综合绩效。

二、独立学院创建学习型办公室的重要意义

（一）学习型办公室建设是适应我国高等教育发展的现实需要

高校作为教学科研、社会服务和文化传承创新的教育机构，是人才培养的重要平台。随着高等教育大众化、国际化趋势、高等教育与经济社会发展联系日趋紧密、高校合并调整、转型升级、争创国内外一流大学、高等学校办学自主权日益加大等新的形势发展，使高校与社会与国际的关系发生了深刻变化，高等教育的规模与质量、学科的调整和整合等对高校的行政管理工作提出了诸多挑战。在这样的机遇与挑战下，建立高校学习型办公室迫在眉睫，有利于办公室人员将学习和工作相结合，充分发挥办公室的职能，不断提高办公室的管理服务水平，推动学院工作科学发展。

（二）学习型办公室建设是办公室打造专业化队伍的必然要求

办公室面向的对象广，涉及面宽，构建学习型办公室能够有效提高办公室人员不断学习、创新及系统思考的能力和业务水平，通过掌握一定的管理、文秘、法律、档案、公关、信息处理和综合写作等方面的专业知识，不断在工作中学习和熟悉高等教育理论，探索高校发展的工作规律，及时理性地思考高校建设和发展方向，不断解决发展中遇到的新情况和新问题，从而丰富工作经验，提高应急处变和实际工作能力，推动办公室工作全面而高效地开展。

（三）学习型办公室建设是完善独立学院行政管理制度的有效途径

独立学院相对普通高等学校而言，发展时间短，办学经验不足，机构设置综合，人员配备精简，独立学院办公室也相应地事物庞杂，办公效率低下。特别是长期在母体环境中办学，使得独立学院办公室制度在建设方面相对滞后，缺乏与自身发展相适应的特色管理制度。新形势下，特别是基于独立学院规范设置的现实要求下，加强学习型办公室建设，对于系统地完善独立学院行政管理制度，促进学院科学发展、规范发展、高质量发展具有重要意义。

三、独立学院学习型办公室的营建策略

（一）建立共同的愿景，积极营造良好的办公室氛围

共同愿景是组织成员共同的远景和愿望，是组织成员内心渴望所能够归属于的一项重要任务、事业或使命，是构筑、营造学习型组织的基本前提。独立学院办公室建立共同愿景分两个层次，首先个人愿景是深藏于其内心深处和脑海中所持有的意象或景象，要通过激发全体成员的智慧共同挖掘成员的个人愿景，逐步形成具有感召力的理想和目标，使之融合于组织的共同愿景之中。正是由于个人的愿景是从自己的价值观、自己的抱负、自己内心深处出发的，是自己愿意并想要去完成的，所以可以义无反顾地全身心投入。独立学院办公室每一个岗位上的成员都各司其职，忙碌于每天的事务性琐事中，通过建立个人愿景，合理规划阶段性目标和长远目标，持续不断地激励发展个人抱负，发挥每个成员各自的内在潜能，就能激发起成员产生工作灵感的火花和新的思考与行动方式，从而去追求和谐高效、富于创造力和艺术气息的办公室氛围；其次要结合学院的办学指导思想和整体发展目标，以及各个系部和职能部门的工作规划，促进办公室核心价值观的凝练，进而形成办公室的共同愿景，让办公室成员舍弃琐碎的事，产生办公室大家庭的一体感，在不知不觉中增强办公室的执行力、凝聚力和战斗力，促进成员间和办公室整体的共同进步。

（二）树立团队学习、终身学习的观念，提高办公室人员的综合素质

团队学习的过程是指发展团队成员整体搭配与实现共同目标能力的过程，由团队成员一起了解彼此的感觉和想法，其作用是发挥团体智慧，使学习力转化为现实生产力。独立学院办公室作为一个办公室团队，办公室成员可以通过一起研究、探讨和交流，互相取长补短，共享最新信息资源，及时有效进行沟通，激发出具有创新性的思想火花和富有建设性的意见，让成员达到更高层次的共识，使团队的学习效率最大化，这将有利于把知识转化为工作能力，并促进个人成长。俗话说“活到老，学到老”，作为高校教职工，尤其是作为高校窗口的办公室工作人员，更应当通过不断地学习来充实自己，提升自己，完善自己。可以根据办公室的岗位特点和各阶段的中心工作来建立学习计划制度，对学习活动进行合理的规划和安排，充分利用高校丰富的教育资源和先进的教育技术，创造“勤学、好学、会学、乐学”的良好学习氛围，开拓多渠道、新途径的学习方式，提高学习活动的吸引力和覆盖面，从而不断提高办公室成员的工作水平和综合素质，保证办公室各项任务的出色完成。

（三）提高主动服务能力，积极探索创新发展的道路，转变思维方式，不断实现自我超越

自我超越是人类和社会的一种内驱动，是学习不断认识并加深个人的真正愿望，不断扩展其创造生命中真正的心之所向的能力，是学习型组织的精神基础。作为独立学院办公室成员，要清楚地认识到自己工作的价值，提高主动服务的意识和发扬刻苦钻研的精神。办公室人员首先要增强主动服务和超前服务意识，对上级领导要亲和尊敬、不卑不亢，及时完成领导交办的任务，做到事事有回应，件件有着落，还要全心全意为下属职能部门、院系和广大师生服务。其次，办公室人员要积极探索创新发展的道路，创新作为时代口号，既是社会对高校办公室的时代要求，也是高校办公室开展工作的自身需要。独立学院办公室创新要做到意识创新、能力创新和方法创新。办公室要保持与时俱进，开拓创新的精神状态首先要做到意识创新，应当对新精神、新文件学习快、领会快；对新的经验和做法接受快、消化快；对新的方法引进快、运用快。然后要做到能力创新，提高组织领导能力、应对竞争能力、业务工作能力和开拓创新能力，以新思想武装自己，以新标准要求工作，以新制度提升工作，以新手段改进工作，这样才能打破陈规，开阔思路，使日常工作常做常新，使传统工作与时俱进，永葆生机。最后要做到方法创新，要不断学习新知识，掌握新手段，应用新设备、新载体，主动地、能动地做好办公室工作。正是通过提高主动服务能力，积极探索创新发展的道路，实现了办公室人员的思维转变，使办公室人员不断否定自我，突破自我，实现自我超越。

（四）改善心智模式，学会自我批评，实现全员的共同提高

每个人的心智模式是根深蒂固于心中，它影响着我们如何认知这个世界以及如何采取行动。改善心智模式就是找到改造人性的方式，消除藏在内心深处的顽石，实现心灵的转换，开启一扇重新看世界的窗户，找到人生的价值。作为独立学院办公室成员，应当认清自己的心智模式，学会运用反思的技巧，放慢思考过程，学会开放心灵，容纳别人的想法。克服缺陷或纠正错误，最好的方式是不要在意他人的批评，而是通过自我批评的方法改善心智模式。因此办公室可以通过每周的例会，让成员进行面对面的互动和交流，在人与人之间的开诚布公中，勇敢地亮出自己的心智模式，即陈述自己的看法与理由，并以诚恳的态度邀请办公室成员对自己的心智模式进行检视，在这种融洽的气氛中，大家都会敞开心胸，深入探寻彼此的看法，进而发掘全新的视角，从而有了更多的创新。

（五）努力进行系统思考，形成系统思维模式，提高学院管理系统的整体效能

系统思考就是清楚地观照自己的内心和面对世界的思考。摒弃个别思考，学会整体思考；摒弃静止思考，学会动态思考；摒弃表面思考，学会本质思考，掌握既见树木又见林的艺术，从更广泛角度看世界。独立学院办公室作为核心的综合办事机构，处于承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽地位，具有宏观综合的全局意义，这就要求办公室成员站在学院高度系统思考工作，从学院的整体利益出发开展工作。通过系统全面地思考，办公室成员就会感到工作中存在着某种不足或短板，重新来设计新的方法、思路，原本所定位的个人愿景需要水涨船高，且进一步确立新的共同愿景；通过系统全面地思考，整个办公室团队就需要进行新的定位，架构新的团队关系，重新学习各种知识和技能；通过系统全面地思考，甚至于共同愿景都上升到一个新的高度，那么，与此相关联的、涉及到每位成员和整个团队的心智模式也必须进行彻底的改善；最后正是系统全面地思考，办公室的每一位成员都会因此改变在办公室中的定位与自我形象，实现自我超越。就这样通过五项修炼的有机结合，充分发挥出办公室的职能，从而提高学院管理系统的整体效能，促成学习型办公室的创建。

［1］彼得.圣吉.第五项修炼—学习型组织的艺术和实务［M］.上海：上海三联书店，1997.

［2］吴烈明.迈向共同的愿景：学习型组织［J］.成人教育双月刊，1997（38）.

［3］上海明德学习型组织研究所，王维.学习型组织之路—关于“学习型组织”的思考与探索［M］.上海：上海三联书店，2003.

［4］冷树伟.浅析新形势下学习型办公室建设［J］.办公室业务，2013（5）.

本文系2015年浙江农林大学暨阳学院科研发展基金面上项目的阶段性研究成果之一。项目编号：JYMS1505。

何靖霞（1987-），女，浙江诸暨人，浙江农林大学暨阳学院，研究实习员，研究方向：行政管理等。