我国档案数字化建设实践及发展对策分析

2016-11-26吉林省卫生厅国际交流与合作中心温爽

办公室业务 2016年1期

文/吉林省卫生厅国际交流与合作中心温爽

我国档案数字化建设实践及发展对策分析

文/吉林省卫生厅国际交流与合作中心温爽

【摘要】档案管理工作对于研究我国社会历史发展进程具有十分重要的意义。随着我国科技水平不断地发展，传统的档案管理工作对于社会的发展已经没有多大的推动作用，因此为了扭转这种局面，需要对档案管理工作进行改革，提高对档案管理工作的要求。本文主要从我国档案数字化建设的重要意义入手，分析了如今档案数字化建设中存在的一些问题，并针对这些问题提出了相应的解决措施。

【关键词】档案数字化；建设实践；发展对策

随着我国经济与科技水平的迅速发展，人们对于计算机的应用越来越广泛，在档案管理工作中实行了数字化。档案管理实行数字化的管理，这种方式迎合了现代社会发展的需求，也是档案管理稳定发展的关键因素。数字化的档案管理虽然提供社会服务的需求量逐渐扩大，并操作简单，但通过近年来的实践证明，档案数字化管理在建设发展中存在一些问题，对于这些问题，需要我们从问题入手，找出合理性及科学性的解决方法。

一、我国档案数字化管理中存在的问题

（一）在档案数字化建设理论方面存在的问题。我国档案数字化建设与国外档案数字化建设相比，仍存在较大的差距，因此我国需要尽快将档案数字化建设全面落实到位。虽然我国档案数字化管理的工作一直颇受关注，相关的人员和部门都做了很多的准备工作，但由于我国缺少对于档案数字化管理的研究者，因此导致在准备的前后、实行的过程中都衍生出许多理论和实践方面的问题。我国相关的研究人员的研究目的较为单一，对于数字化没有准确的认识，只是单纯地研究，对于其理论与实践没有进行过探究，因此就会导致操作的过程中与理论不能够一致。这种研究没有针对性及科学性，从而衍生出应用问题的不断增加。理论没有结合现实的操作进行研究，这种没有现实意义的研究，导致档案数字化建设经常出现一些问题，但对于这些问题，研究人员与相关的工作人员并没有去重视。

（二）档案数字化管理在具体实施的过程中存在的问题。在还没有计算机的应用时，对于档案管理都是采用纸质，保存的方式是柜架式。柜架式需要的空间非常大，从而提高了档案管理的成本，而且通过纸质这种管理，导致档案管理中的资料过早地出现破损的现象，而且这种保存的方式也极不方便。当很多国家在使用数字化档案建设时，我国很大一部分档案管理单位采用的还是传统纸质管理。虽已经有一些档案管理单位引用了数字化进行管理，但使用的范围很小，只用于档案目录上的管理，在其他的管理步骤中，仍采用纸质柜架式的保存方法。这种管理方式并没有将数字化全面引用到档案管理中，只是当成了一种检索的工具，虽然为档案使用者提供了方便，但档案中具体的内容并没有录入到计算机系统中。

二、实现数字化建设的具体策略

（一）做好档案数字化建设中的选择工作。随着数字化进程的不断完善，我国实现档案数字化建设已是必然的一种趋势，因此对于著作权需要高度的重视。对于档案管理工作进行改革，引进数字化的管理，是目前社会发展中最重要的一步。我国在实施档案数字化建设中需要遵守其中的著作权法和档案法。档案数字化建设需要遵守的这两种方法是根据我国的相关法律所制定出来的。在我国的法律中，明确指出档案数字化属于侵犯他人的著作权，因此在建设数字化档案管理时，需要对原作者支付一定的报酬。

（二）对相关人员进行专业的培训。社会的发展离不开优秀的人士，在档案数字化管理中也需要这样的人士，只有具备专业理论知识和实践经验的人士，才能提高档案数字化管理工作的效率与质量。对于档案数字化管理工作人员，要让他们对于这种新型的管理方式进行多研究和总结，并且，相关的部门需要对他们进行一系列的专业培训，唯有这样才能让他们达到现代档案管理的要求。

（三）解决存在于档案数字化建设中的技术性问题。进行档案数字化建设需要技术和资金支持。技术与资金属于相互结合的关系，档案数字化建设需要有大量的技术支持，但技术支持的基础需要资金，如果两者缺一，都会给档案数字化建设带来阻碍性的发展。如果出现这两种支持不足的情况，有两种解决方法：第一种是技术外包的形式。这种形式就是购买已开发的软件，以此来达到两种支持结合的效果。对于购买来的软件需要根据档案数字化管理的发展进行修改。第二种是全外包的形式，就是将所有的档案数字化建设工作全部交由一个企业来完成。这种全外包的形式，需要的费用非常多。