浅析如何提高中学学籍档案管理工作水平

2016-11-26广东省肇庆市高要区第一中学梁芳

办公室业务 2016年17期

关键词：学籍管理制度管理人员

文/广东省肇庆市高要区第一中学梁芳

浅析如何提高中学学籍档案管理工作水平

文/广东省肇庆市高要区第一中学梁芳

随着教育事业的蓬勃发展，中学学籍档案管理工作逐渐信息化、网络化。为了能够有效地提升学籍档案管理的效率，对其进行细节性的分析十分关键。本文主要针对中学学籍档案管理工作进行分析，并就如何提高中学学籍档案管理工作水平提出了相应的对策措施。

学籍；档案管理；工作水平

学籍档案管理工作十分重要，其不仅直接关系到学生的信息管理，而且与学生毕业升学也紧密相连。所以，对中学学籍档案进行科学的管理，充分发挥学籍档案为教育教学服务的作用尤为重要。但是在实际的管理过程中，其管理效率以及管理质量常常难以得到有效的保障，不同程度地制约着学校教育事业的全面发展，因此提高中学学籍档案管理工作水平十分必要。

一、中学学籍档案管理工作的主要内容

在学校的全面管理中，学生的学籍管理是最重要的组成部分，学籍是对一个学生的学习状态，学习过程，还有学习结果的认可，学籍可陪伴学生度过整个学习生涯。随着教育不断地发展，旧的管理制度已经没有办法适应新的教育方法，传统的教育理念也成了阻碍教育发展的一个方面，因此，提高学校的学籍档案管理效率可谓是：“任重而道远”。

学籍管理不仅只针对在校学生，也对入学资格和毕业资格的审核做了一个严格的要求。学籍管理其实就是一个学生从入学开始到毕业结束所有的信息进行审查和管理。具体包括以下几个方面：学生的个人信息、学生的入学注册、在学习生涯中学生的学籍变动，还有在校期间的奖励和处分、学生综合素质发展、学生技能、体质健康、学生的所有成绩整合、毕业资格审查和发放毕业证书、升学等这11项内容。

二、目前中学学籍档案管理工作中主要存在的问题

随着学校对教育管理的改进，社会发展对人才的需求，招生规模的扩大，很多学校学籍档案管理工作也得到了一些重视。但是，在实际的工作中依旧存在一些不足，主要表现在以下几个方面。

（一）管理手段落后。学籍的管理是一项很费时、费神的工作，管理者需要处理的信息量非常大，数据很烦琐，但是就目前情况来看，很多学校并没有制定一套关于学籍档案科学的、合理的管理办法。只依靠单机计算机管理和人工管理，在管理的过程中很容易出现错误，比如重复记录，或者反馈不积极，查询不到等问题，都对学籍的正确管理有着负面影响。

（二）管理制度不健全。在教育部门推出新的教育管理政策之后，虽然很多学校对学籍档案管理制度进行了一定程度的修改，但这些修改的内容很多都没有按照学校的实际情况而修改，由于很多学校的发展水平参差不齐，而且互联网环境也是错综复杂，所以，在学籍档案管理方面也常常出现管理不到位、不及时等现象，况且很多学校的电子学籍管理制度依旧处于一种探索的阶段，所以学籍管理制度的不健全也是制约其管理提升的重要因素。

（三）领导重视不够。学籍档案工作的效率，得益于领导的重视。但在实际工作中，学校领导对学籍管理措施上没有加大力度，也没有根据新的教育管理来改变符合自身的新制度，没有提高管理人员工作的积极性，导致很多管理人员在学校中地位比较低，没有责任心。又加上对招生的重视，学生人数越来越多，而学校的学籍管理制度没有跟上，管理人员也没有扩大，导致管理人员的压力过大，严重影响了工作效率。

（四）人员素质不高。学校的学籍管理工作任务量繁重，如果管理人员没有耐心和责任心，而且还对管理的相关内容不了解，那这个学校的管理制度形同虚设。但是很多学校认为管理学籍只是一项事务性的工作，可以不需要很多专业知识，所以在聘请人员的时候也没有进行过相关的管理考核，在上岗之前也没有进行过相关管理培训，工作中也没有给管理人员提供可以交流、学习的机会，只是凭着对管理的字面理解和以往的经验累积，很多管理人员从聘请到就业只需要一天的时间，这就导致管理人员没有办法在短时间内达到岗位要求。

（五）宣传力度不大。其实很多学生，甚至老师，在没有遇到相关学籍这一方面的问题，根本不知道学校还有学籍管理这一项工作，而很多教师都是以课本知识为教学目标，对于学籍管理制度所知甚少，从而导致学生对学籍管理制度一知半解。师生认为学籍管理工作应当由管理人员进行处理，这些都是由于宣传力度不大造成的，也必然会让管理的难度大幅度增加。

三、提高学校学籍管理工作水平的几点建议

（一）利用计算机网络技术，优化学籍管理水平。利用计算机的网络管理技术，制定一套符合学校自身的科学管理制度，不仅可以更好地管理学生的学籍，使学生方便使用学籍信息，还可以更好的执行教育部门推行的教育学历证书电子版。在学校的各项管理部门中，很多信息都是需要重复利用的，比如就像学生的学习成绩，学校的总人数，还有学生在入学前的基本信息等，将这些多次使用的学生信息统一化管理，都录入在计算机上，通过使用计算机网络的共享功能，将这些信息直接传送到学校各部门中，这样子大大提高了各部门的工作效率，也为学籍管理人员减轻了负担。

（二）完善学籍管理制度，实现规范化管理。所有的学校应该根据教育部门的推行制度，再加上档案管理的相关规定制定一套符合学校自身情况的管理制度。在制定学校的学籍管理制度的时候，一定要做到不违反国家规定，并且还要符合学生的客观实际情况。同时，在学籍的管理方面还要做到积极创新，应当结合学校发展的具体情况进行学籍制度的基础完善。对于档案管理工作，也要有条不紊地进行。同时，还要结合管理条例进行规范的管理，只有这样学籍管理制度才能从根本上得以完善。

（三）制定实施细则，逐步实现制度化管理。根据制定管理的措施，再加上对以往经验的累积，应该使用易懂的流程图将管理过程中一些有规则的工作内容制定成表格。比如学生学籍的变化，或者休学以及退学等问题，其实所需要的资料和申请方法大致相同。那么对其进行信息管理的分类就能确保学籍管理制度的有序进行，也提高了工作效率，为工作人员减轻压力。

（四）提高学籍管理人员素质，加强队伍管理。在学籍管理的过程中，最主要的就是学籍管理人员。管理人员是学籍管理的执行者，所以培养出一批高素质的管理人员，对于提高学籍管理水平十分必要。因此，在实际工作中，要定期和不定期的组织学籍管理员进行业务培训和研讨学习，为管理人员提升自身水平给足空间。如果管理人员的素质低，就会影响到学籍档案管理质量，所以提高学籍档案管理工作关键是要提升管理人员的素质。

（五）加强学籍管理制度的宣传力度。学生在入校之前就应该对该学校的学籍管理制度有所了解。学校的学籍管理制度可以直接影响学生的在校表现，比如学生的学习目标或者学习态度，甚至会影响到学生的毕业。所以学校可以通过校园广播，布告栏，或者网上公布等方式，让学生对自己学校的学籍管理制度有所了解。学生或者老师了解管理制度之后，才能遵守制度，学校才能进行有效的管理。

总而言之，学籍档案管理工作是整个学校是否正常运行的核心，只有提高学校的学籍管理制度，提升管理人员的素质，才能将学校的管理做到现代化，规范化。

四、中学档案管理案例解析——肇庆市高中为例

在肇庆市的档案管理中，其采用电子档案的管理方式对学生的档案信息进行相应的管理。这样就使得信息的管理明确化，清晰化。其档案管理中，如新生人数为1281人，其中男生为643人，女生为638人。在整体的管理中，其对每个学生的信息都进行了电脑录入，从姓名、性别、学号、身份证号码、家庭通讯地址、入学成绩等都做了全面的登记，并对新生资料都组织了学生亲笔签名校对并进行了《新生名册》组卷，同时对有学籍变动的学生也进行了《在校生变动名册》的管理，及时上报并存档《毕业生名册》等工作，其档案管理工作有条不紊，一目了然。所以，信息化的管理极大程度地提升了整体档案管理的效率。