实现医院档案管理信息化的策略

2016-11-26睢县人民医院肖传伟

办公室业务 2016年1期

文/睢县人民医院肖传伟

实现医院档案管理信息化的策略

文/睢县人民医院肖传伟

【摘要】由于电子政务的建设正逐步地渗透到人们的日常生活当中，所以我国的档案系统面临着全新的挑战，医院的信息化建设是提高医院管理水平和医疗服务质量的重要前提。因此，在各大医疗院所推进信息系统平台搭建工作，不仅能够从一定程度上改善当前医疗机构的数据管理效率，也可以帮助医疗机构调整现有的不合理的业务流程。本文以当前医疗机构中的管理系统平台搭建现状为研究重点，总结当前工作中的不足，给出一定的建议和改善策略。通过对当前医疗机构管理系统平台搭建工作的改善，能够有效推进医疗机构业务整合，提升医疗服务质量，通过管理系统平台来对业务流程数据文件进行管控，能够有效推进医疗机构的信息化建设。

【关键词】医院档案；管理信息化；策略

一、前言

在信息技术快速发展的今天，医疗机构利用计算机计算搭建起管理系统平台，以此来对日常业务流程中的文件资料进行统一管理，与传统的数据文件管理模式相比，基于系统平台的管理模式提高了数据传递、获取的效率。实现了资源共享的目的。在计算机信息技术快速发展的当下，医院利用其来对日常业务流程、数据进行管控已成为未来信息管理的重要趋势之一，就数据文件管理而言，信息化技术的支持更能很大程度上改善传统管理模式的效率。

因此，本文从医院档案管理信息化建设的重要性出发，探讨了当下医院在档案管理中存在的问题，并提出了解决医院档案管理信息化问题的建议：加强组织的领导，巩固和完善档案信息化的工作体系，规划统一共享的档案信息资源体系。

二、档案管理信息化的相关概述

从信息管理角度来讲，对档案数据进行管理涉及诸多具体的信息、数据处理环节，且整个管理过程需要在相关机构的管控下完成，经过整理、汇总、存档的文档数据用于满足国家、社会、民众的使用需求。基于信息平台的档案数据管理则是在整个数据处理过程中依靠计算机信息技术来完成各个处理环节，信息技术运用于文档数据管理中更加关注对文档信息的管控，这与传统管理方式中关注文档本身是不同的，这有利于提高我国的档案数据管理效率。

三、当下医院在档案管理中存在的问题

当下医院在档案管理中存在的问题主要包括以下几点：档案资料更新不及时，档案管理在制度上不完善，信息资源整合的瓶颈问题。

（一）档案资料更新不及时。档案管理工作反映的是使用部门在经营方面的情况，由于市场经济的发展，带动体制和生活内容也随之发生改变，所以档案资料在内容上就会发生变化，这就显示更新档案数据的重要性，根据档案资料的具体问题来分析，因为在档案管理方面的经费有限，同时又加上管理人员自身素质方面的低下，所以对档案资料的准确性以及真实性造成了一定的影响。

（二）档案管理在制度上不完善。档案管理在许多医院都没有统一的管理模式和明确的要求，在立卷归档制度上也没有形成一致的统一，当前，多数医疗机构在对其业务进行评价的过程中，还未加入文档信息方面的评级指标，因此，多数医疗机构没有真正树立起对文档管理效率提升的意识。

（三）硬件技术和基础设施投入不足。据笔者所知，由于意识不足，许多医院的档案管理业务部门并没有配备专业扫描机、笔记本电脑、移动硬盘、加密计算机等基础管理设施，档案管理工作也常由业务部门的工作人员兼职代替，档案管理使用的计算机与办公计算机共用。设备条件直接决定了档案数字化转换和信息处理工作开展的效率，这样的运行模式对档案管理信息化进程产生了直接影响。

（四）信息资源整合的瓶颈问题。当前，医疗机构中的文档数据管理实际上推行得并不顺利，这主要是因为在推进文档数据信息化管理的过程中会遇到来自业务、技术层面的阻碍。造成这种问题主要是因为当前机构中无法在其业务源头进行高效的数据准备。当前的文档信息化管理工作存在以下问题：从政府角度而言，包括没有政府层面的政策对管理工作进行有效的长远规划；从行业来看，文档数据整合力度不够；在技术层面来讲，信息平台搭建的配套设施并不完善，可能导致信息安全问题。当前，对于文档管理信息化工作的不足之处表现在：文档数据源不充足；文档数据汇总度不高等。

四、解决医院档案管理信息化问题的建议

基于以上存在的问题，提出了如下解决医院档案管理信息化问题的建议：加强组织的领导，加强基础设施和人才队伍的建设，巩固和完善档案信息化的工作体系，规划统一共享的档案信息资源体系，重视并加强档案信息安全管理。

（一）加强组织的领导。对医疗机构中的文档数据信息化管理来说，管理部门应当积极在业务中推进信息管理模式，通过开设相关责任部门来指导整个工作，对医院的档案信息化管理定期进行审核、部署以及整体规划，设立信息负责部门，对医院档案管理信息化实施过程中出现的问题全权负责，从而保证医疗机构中的文档数据信息平台建设稳步进行。

（二）加强基础设施和人才队伍的建设。信息化是一个复杂的系统工程，它涉及计算机硬件、网络、数据处理、信息发布和规范、信息安全等众多技术问题，需要完善的基础设施和专业技术人员来实现。因此，要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施齐全。同时必须加强人才培养储备，采取“请进来，送出去”等多种方式，开展业务培训，积极引进档案专业人才和计算机专业人

才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。

（三）巩固和完善档案信息化的工作体系。对于推动医疗机构中的文档数据信息化管理工作进程，需要从以下几方面入手：首先，完善医疗机构现有管理模式，提高管理效率。把档案信息化建设落实为“一把手”的工程，形成技术层、领导层和资源利用层的组织体系。其次，推动相关规章制度的建设。此外，还可以通过建立周期性的信息化建设管理规划信息表来对整个信息化建设工作进行整体管控，从而保证医疗机构信息化工作顺利推进。

（四）规划统一共享的档案信息资源体系。在医疗机构中推进文档数据的信息管理模式，需要依赖于高效的数据源汇总支持，保证医疗机构的日常业务流程与信息平台相吻合。可以说，医疗机构的文档数据信息化平台搭建工作主要依赖于两方面，分别是基础工作的推进和文档数据源汇总支持。文档数据信息化平台搭建最重要的是实现文档数据的高效传递。本文认为，需要从如下几个角度来着手推进医疗机构文档数据信息化平台搭建工作：首先，对信息化平台搭建工作进行全程管控，将医疗机构的业务运行目标与平台建设工作相结合。其次，提高文档数据的汇总效率，为平台建设提供支持。

（五）重视并加强档案信息安全管理。首先，档案管理者应提高安全防范意识。医院档案工作者要充分认识到档案是对医院多年来建设和发展过程的历史记载，一旦丢失或损坏，就会造成永久不可溯的损失，所以档案管理者要严格规范个人行为，务必保证档案实体完好无损，对涂改、丢失或擅自销毁档案等行为坚决预防和制止。此外，网络环境下档案信息的安全问题也应引起档案工作者重视。