卢海珊

摘 要：城建档案信息化作为城市高速发展对城市规划建设管理提出的最基本要求，是提升城市规划建设效率的重要手段。但目前的城建档案管理信息化建设跟不上大数据时代的需要，正面临着严峻挑战。本文对城市档案管理的现状、城建档案管理信息化建设面临的挑战以及如何加快城市档案管理信息化建设作了系统的阐述。

关键词：城建档案；信息化；挑战；建设；进程

城建档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，在城市建设中占有极其重要的地位，是城市建设与发展的重要资源。随着信息社会的到来，现代科技发展的不断进步，传统的城建档案管理已不再适应现在的社会需求。因此将信息技术引入到城建档案管理中，推动城建档案管理信息化建设是势在必行的。为此，本文针对大数据时代下现行的城建档案工作面临的挑战进行分析并提出途径对策，旨在让城建档案管理工作能更快、更好、更有效地为城市建设的现代化服务。

一、当前城市建设档案管理的现状

城市建设档案管理是城市建设过程中的一项重要内容，对城市建设工作会有很大的促进作用，虽然城市建设档案的收集、整理和管理工作较十多年前有了很大的改观，各级党委政府也高度重视这项工作，并且有了主管的行政部门，制定了详细的管理规定、严格规范了从业人员条件和资质，城市建设档案管理健康、有序推进，但在管理过程中依旧存在着一些问题，尤其是在信息化建设方面，问题比较突出。

1.城市建设管理条块化分割严重。各级政府虽然都成立了城市建设档案管理部门，有的地方在住房城乡建设局下设档案馆、房地产管理处、市政建设处等二级机构分块分项目管理建设档案，有的地方在档案局下设二级科室进行分项收集管理，有的地方则在各行政主管部门设置档案室自行管理建设档案，如交通局管理城市交通建设档案、住房城乡建设局管理房地产项目档案、卫生局管理卫生部门建设档案、教育局管理教育部门建设档案等。这样的管理模式不仅条块分割严重，不利于城市建设档案的信息化建设，而且存在多重管理、严重浪费管理成本和人力资源的现象。

2.城市建设干部队伍老龄化严重。档案管理部门一直都是清闲的部门，一些年轻人进来没几年后就通过各种途径调往发改、财政等热门部门，所以档案管理部门干部队伍建设存在老龄化严重、老中青严重断层的问题。以笔者单位为例，单位隶属市住房城乡建设局，共有干部职工15人，45岁以上的有6名，40岁以上的有8名，35岁以下1人。干部队伍老龄化带来了档案建设的信息化程度严重滞后，档案干部业务知识水平普遍较差，电脑知识普遍缺乏。培训工作没有及时跟上，多数基层档案人员对业务不是很熟悉，对电脑软件系统操作也不熟练，不能很好地适应新时期档案工作的需要。比如，一些档案馆虽然配备了先进的信息化平台，但是无人会用，档案管理人员依旧以传统的手工归档方式工作。

3.档案管理信息化意识不强。当前各地各级政府虽然在努力建立专业化的档案管理部门，积极制定档案管理的各项规章制度，对存在的问题也积极协调解决，但由于当前有的档案管理人员管理意识和方法较为落后，档案管理信息化意识不足，因此使得城市建设档案管理过程中信息化程度不够，很多档案的归档、管理仍然采用传统的手工归存档，没有借助先进的信息手段，加之一些传统的管理方式不规范，导致一些重要信息丢失。

4.城市建设档案信息化管理制度不够健全。档案管理过程中的管理制度严重落伍，甚至一些地方、部门还在延续计划经济时代的档案管理制度，沿用旧的、手工归存档方式方法，这使得部分城建档案存储不完备、容易丢失。

二、大数据时代下，城建档案管理信息化建设面临的挑战

虽然随着各级党委政府对档案管理要求越来越严格，制度越来越规范，城建档案制度建设、人才队伍建设以及从业人员业务水平和福利待遇得到了较大的提升，一些珍贵的文献资料得到保全，但是仍然存在诸如制度建设不健全、档案管理信息化意识不强、人才队伍老化等问题，尤其是大数据时代下城建档案信息化建设严重滞后，新形势下城建档案建设面临的严峻挑战。

1.城建档案管理信息化建设迫在眉睫，服务方式和服务水平亟待转变。大数据时代下，传统档案的收集整理和归存档方式无法顺应时代需要，一方面电子通讯网络的普及以及电子档案系统软件的广泛开发利用，使得档案建设面临着由纸质版到电子版转变的趋势，这就要求我们的主管部门必须组建有别于传统档案馆的电子系统档案馆，每一位用户可以通过电脑或者手机APP登录并查找到需要的信息。另一方面，由于电子信息系统广泛应用于城建档案建存档，这就使得我们的从业人员必须切实转变服务观念，提升自身业务素质和社会化服务水平。

2.城建档案管理信息化建设急需升级改造，从业人员从业素质面临提升。几年前，随着房地产事业的发展以及智慧城市建设规划，各地方都加快推进城建档案管理信息化进程，一些主管部门也通过门户网站建设、手机APP以及微信公众号、微博等多种形式，发布信息，不少年轻群众不再亲自到办公场所查询档案，而是借助手机、微信等现代手段申请查找需要的信息。这就要求我们现行的档案管理信息必须进行升级改造，对从业人员进行培训教育、掌握现代管理系统的基本知识和能力。一方面要扩大数据的质量和数量，将更多的信息录入数据库。另一方面要优化城建档案管理系统，研发更科学、更简便、更适应现代需要的智能软件。

3.城建档案管理系统建设面临社会转型以及人事制度改革。城建档案的归存档一直以来主要由住建、规划、档案的各级行政事业单位负责，一些民间非营利性组织（NGO组织）选择性参与并构成当前我们创建的档案系统。但是随着大数据时代的来临以及国家相关政策法规的不断完善，民间档案建设门槛不断放宽，一些民间组织包含盈利性的民间组织将会通过PPP、BT等方式积极投身城建档案系统，从而改变了城建档案政府一家独大的局面，这种格局的形成将极大地促进城建档案管理信息建设升级改造，不断促进从业人员改善服务水准、提升自身职业素养，通过市场竞争机制，实现档案行业系统的自我净化和优胜劣汰，进而推动城建档案管理信息化建设。同时，政府深化体制机制改革，其中也涉及到城建档案系统的人事制度改革，这项改革与事业单位职称改革和公务员职务与职级并行改革将打破原有体制内的人事管理制度，在很大程度上解决职称、职务和待遇问题，极大地调动档案人员的积极性，同时也会吸引更多的有志青年投身档案管理事业，拓宽档案管理系统选人用人渠道，而且打破编制限制的做法，也将极大地促进系统内部的交流和出入门槛机制，使得枯燥乏味的档案管理工作充满活力。

三、做实“五个功夫”，切实推进城建档案系统管理信息化建设的进程

1.要在统一思想，提高意识上下功夫，从根本上解决城建档案管理系统信息化进程的必要性和紧迫性的认识问题。推进城建档案信息化建设事关城市发展建设大局，是建设智慧城市的重要内容，也是国家信息化建设的重要组成部分。相比较西方发达国家以及北京、上海等我国一线城市，我们的信息化建设底子薄、水平低而且发展不均衡，知耻而后勇。我们必须正视这些差距，尤其是思想认识上的差距，才能从根本上推进城建档案信息化建设进程。

2.要在整合资源、统一管理上下功夫，从源头上解决城建档案管理系统信息化条块分割严重的问题。要想解决好城建档案管理系统信息化进程中政出多门、条块分割严重的格局，就必须下决心打破行业、部门的限制，吸收、借鉴先进国家和地区的做法，建立统建统管的机制，实现项目建管分离，避免各有关部门之间职权交叉、信息零散、浪费严重的问题，从而整合各职权部门之间的资源和信息，合理推进档案管理系统的信息化进程。

3.要在加强硬件建设、加大软件研发力度上下功夫，从技术手段上解决城建档案管理系统信息化进程中设备陈旧落后问题。工欲善其事必先利其器，要想全力推进城建档案管理系统的信息化进程，依靠目前的这些智能系统和基础设施是很难实现信息化进程，更谈不上智能化服务。因此，必须加强硬件设施建设，一方面要整合各项资源，加大基础设施建设，建设现代化的档案馆，解决存档管理条件问题。一方面要加大管理软件研发力度，结合大数据的时代特点和客户需求，淘汰落伍管理软件，研发、普及更科学更合理的软件，争取将最高尖端的科技产品应用在城建档案管理实践中。

4.要在对外树形象、对内强素质上下功夫，从充分发挥人的主观能动性上解决城建档案管理系统信息化进程中服务水平问题。从业人员的业务素质水平在很大程度上决定了城建档案管理系统信息化的水平，决定了所提供的服务水平以及客户群体的满意程度。因此，在落实硬件措施、建章立制之后，加强从业人员的综合素质就尤为突出，一方面要通过各种系统性培训、以课代训等多种形式，努力提升从业人员的综合素质和业务素质。另一方面要加强从业人员的服务意识，通过竞争性上岗、绩效性奖励等多种措施激发从业人员用服务换薪酬等意识，选拔建设一大批具有高度的政治责任心、政治敏锐性和严明的政治纪律以及爱岗敬业、淡泊名利、甘于清贫、乐于奉献精神的年轻干部队伍，进而用优质的服务来换取市场的存在和发展。

5.要在建章立制、完善健全规章制度上下功夫，从规章制度上解决城建档案管理系统建库入档门槛和建管问题。针对目前城建档案管理系统信息化存在的条块分割严重、监管混乱、管理制度缺位等诸多问题，在下一步的信息化建设中必须加强制度建设。一方面要加强建存档案门槛制度建设，明确建存档案的主体、内容和监管主体、借调档的相关要求，从而规范城建档案建设的严肃性、规范性和合法性。另一方面要制定好、贯彻执行好内部各项管理规定，用规章制度来管理人员、规范工作流程，保证建存档案、借调档案严格按章进行，保证档案的安全、完整。

四、结语

总而言之，信息化是大数据时代下城建档案事业发展的重要方向，进行城建档案信息化管理，采用信息化技术推动城建档案社会化、规范化以及系统化的发展，其对于进一步加强城市建设管理具有十分重要的意义。 因此在转方式、调结构、促发展的总体要求下，我们必须统一思想，深化推进信息化进程的必要性和紧迫性，从抓好思想建设、硬件基础设施建设、人才队伍建设、制度建设等方面推进城建档案信息化建设的进程，努力实现档案管理安全规范、社会服务优质满意的双赢局面。

参考文献：

[1] 刘国伟.以信息化建设促进档案管理利用与开发[J].城市建设理论研究.2012.

[2] 屈红军.推进城建档案信息化建设[J].档案管理.2012.

[3] 赖伯红.论如何加快城建档案管理信息化建设[J].城市建设理论研究.2014.