张秋霞

摘 要：在当今社会，信息技术的发展给社会各方面的发展都带来了很大的变化。对于档案管理工作来说，信息技术的发展是一种机遇，也是一种挑战。只有充分利用信息技术的优势，采取针对性的措施解决信息技术在档案管理中的应用的问题，才能实现档案管理的现代化和科学化。本文将对信息技术在档案管理中的优势和具体应用进行分析。

关键词：信息技术；档案管理；优势；应用；电子档案

近年来，随着科学技术的不断进步，信息化技术在社会各个方面的发展过程中的应用越来越广泛。档案作为社会和经济发展的重要资源，其管理工作也在信息技术发展的推动下有了重大的改变。传统的档案管理管理工作主要依靠的是管理人员的人工劳动，管理人员精力有限，很难对所有的档案进行科学的管理，而且管理人员在进行档案管理的过程中还会因为个人的原因在工作中出现疏漏，给档案管理带来不利的影响。把信息技术运用到档案管理当中，能够很好的解决传统档案管理当中的不足之处。

一、信息技术在档案管理当中的优势

1.管理便捷

把信息技术应用到档案管理工作当中之后，档案管理工作的开展的基础就变成了计算机。在进行档案管理的时候，管理人员人员可以通过计算机清查、统计档案的资料。同时如果管理人员想要找到某一份档案，也不用慢慢寻找，可以通过计算机检索的方式直接找到需要的资料，这就大大节约了管理人员查找档案所花费的时间。此外，信息技术给档案管理带来的便捷还包括存放的便捷，用信息技术进行档案管理主要是通过电子档案的方式进行的，电子档案是一种数据的形式，对数据进行存储不会像传统档案管理方式那样占用大量的空间。

2.一体化管理

一体化管理主要是指电子文件和电子档案一体化管理，它是现代化档案管理的主要发展趋势，也是社会发展对土地档案信息化管理的要求。在一体化管理当中，文字、图像、照片等不同文件可以直接进行相应的档案数据库。管理人员对数据库中的数据进行组卷整理就可以完成档案归档的管理工作。在档案一体化的管理当中，管理人员档案进行归档工作是不受工作地点和工作时间限制，管理人员可以根据数据库内数据收入的情况随时随地的开展档案归档工作。

3.检索查阅的优势

信息化档案管理在检索查阅上的优势是可以实现网络化的检索查阅。在电子档案的管理系统中，每一份文档都具备属于自己的属性信息，这些属性信息可以按照不同客户的不同权限向各部门开放。信息化档案管理的这种优势避免了客户在查阅档案的时候必须到档案管理部门进行查阅的缺陷，使客户可以随时随地通过网络中断进行档案查阅，使档案的利用率得到了提高。

4.法律效力

在对土地档案进行信息化管理的过程中，可以使用电子扫描仪签字和盖章的文件扫描到电脑里。客户在查看这类签字和盖章的文件的时候，电子版的文件和原版的文件具有同等的法律效力。

二、信息技术在档案管理中的具体应用

1.收集电子档案

档案是档案管理工作开展的前提，应用信息技术进行档案管理工作的前提就是收集电子档案。此外，信息技术在档案管理中的应用还包括建立信息存储平台。因此，信息技术在档案管理中的具体应用首先表现在通过计算机网络建立自动化模块和电子答案的收集工作。

2.电子档案整理管理

电子档案的整理工作一般要满足两方面的要求，一个方面是归档，另一个方面是格式。在归档要求上，电子档案的归档要按照纸质档案的归档原则进行。格式上，电子档案要求规范的进行。一般情况下，电子档案在存盘的时候是按照年度、组织机构、保管年限等内容分类的。在电子档案接收和管理的整理上，电子档案要求进行集中的接收；在归档的时候对电子文件进行编辑和说明；在存盘之后，管理人员要按照数据库的结构和规范建立电子档案的目录路径，以方便电子档案的查找工作。

3.电子档案使用管理

电子档案是一种数据存在，其使用不同于纸质的档案。一般情况下，电子档案的使用方式主要有3种，分别是拷贝、网络传输、直接使用。电子档案的使用方式特点决定对电子档案的使用管理也不同于纸质档案的管理。在电子档案的使用管理中，管理人员要以档案信息的安全性和资料的完整性角度出发，采取一些保密措施对档案的使用进行保密管理。在电子档案使用管理中，最常见的保密措施包括对整个文件加密和设置密码等方式，经过保密处理，档案文件只能用于阅读，不能被轻易的修改，也不能上传。同时，在进行电子档案的使用管理的过程中，也不能忽视对纸质档案的管理，而是应当把电子档案和纸质档案的使用管理结合起来，在管理当中实现资料的双套归档，在电子档案和纸质档案之间建立一种准确可靠的表示关系。

4.保护电子档案

档案保护是档案管理的重要内容。把信息技术应用到档案的管理工作当中实行信息化档案管理，就要做好电子档案的保护工作。对电子档案的保护主要是通过保护电子文档的载体实现的。在信息化的档案管理中，对电子档案的存储一般是把电子文档刻录成光碟，把光碟放置在纸质或者棉质的纤维套内。在对纤维套进行管理的时候，一般情况下是将其垂直悬挂在盒中。悬挂的时候再彼此之间留下足够的空隙，这样就不会因为光碟靠的太近造成光碟翘曲。在保存光碟的时候还好注意保证室内的温度适宜，否则温度过高或是过低都会直接影响到光碟的耐久性。

三、结语

与传统的档案管理方式相比，信息技术在档案管理中具有着非常大的优势，提高档案管理的水平，实现档案管理的现代化。在把信息技术应用到档案管理的时候，相关人员做好电子档案的收集和整理工作还要结合纸质的档案管理做好电子档案的使用管理。

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