彭丹

摘 要：随着国家体制改革的深化，各单位的各种管理体系也在不断完善，特别是档案安全保管工作，在这个数字化和智能化管理的时代，各单位都需要对自己的核心信息资源加以全方位的控制，减少信息安全隐患对管理的威胁，探索建立规范化的路径。

关键词：档案安全；规范化；管理；路径

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成拥有一定保存价值的文字、声音、影像资料。从学校自身看，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。

1 档案安全保管规范化管理在高校发展过程中的重要性分析

高校的档案资源来自长期的行政、招生、教学、科研等活动过程中对学校文件、学生资料等的收集，其中包含文字信息、图表信息以及声像信息。这些档案是学校活动以及学生成长的记载，更是广大师生的智慧结晶，是学校过去活动的历史记录，是学校未来工作的参考。档案是人们认识客观现实并且把握客观规律的一种依据，档案工作在社会发展过程中处于重要地位，对各单位和个人都不可或缺，充当着承前启后，继往开来的角色。在信息技术高速发展的时代，一代档案人理应顺应时势，利用现代化手段来提升档案管理高度，尤其在安全与规范化方面。

2 档案安全保管规范化管理在高校发展过程中需要提升的方面

（一）档案意识缺乏与时俱进性。我国各个单位包含高校在传统的发展过程中一般会出现重视建设，忽视档案建设的现象，这种潜意识在现代档案事业中已经形成一种定势思维，很多人包含专业的管理人员都会认为，档案管理十分简单，无非就是对历史记录进行收集、管理和储存，与单位事业的发展以及社会经济建设没有太大的关联。事实上，所有的档案劳动并不能直接产生明显的经济效益，所以，工作人员很容易会认为档案管理工作与学校的科研、教学部门都没有太大的关系，加之一些领导对档案工作重视不足，根本顾及不上档案的规范化与标准化管理，这些因素和特点直接导致极为负面的影响，制约档案工作的进步，难以适应新时代的发展步伐。

（二）档案管理规范化缺少资金投入和基础设施建设。在新时期，档案管理依然要遵循档案管理的种种规则和要求，而科技的发展却给档案基础设施的建设提出了一些新的要求。投入比以前更大，产出不见得会增大多少，基于种种新旧原因，一些高校在档案基础设施建设以及资金投入方面会出现这样那样的问题，基本设施也相对落后，严重的阻碍了档案管理效率的提高，员工的工作积极性也受到了很大的影响。

（三）档案管理人员素质参差不齐。在高校的档案管理过程中，大部分档案工作人员并没有经过系统的训练和专业的学习，更为甚者竟然是兼职人员。这样的工作规格严重的阻碍了高校档案管理水平的提升。檔案管理工作看似简单，实质上专业性非常高，涉及的知识面非常广泛，如果没有经过学习或者系统培训，很难胜任档案管理工作。

3 高校档案管理工作规范化的新路径

高校档案的规范化管理渗透到档案的收集、分类、保存、应用等四大环节，只有做到每个环节既相互独立又互相联系，才能够体现出规范化的集约与高效。

（一）高校档案的收集阶段。收集阶段是高校规范化档案管理的第一步，在收集过程中，需要对高校在教学、学术研究、学生工作、招生就业等方面的工作内容进行系统的分析与严格的把关鉴定，并能够及时的收集有保存价值的资料。在实际工作中，首先要明确相关部门的职责，依法治档、依法管档、“应收尽收”，使高校档案工作有章可循，为档案的收集提供质量保障。当前，高校普通在学生档案收集方面较为薄弱，而在档案收集过程中将重点放到教学与学术研究、教师档案等方面。

高校档案必须以师生为本作为自己的发展方向，以“使用者至上，服务第一”的原则，收集、开发档案，以为使用者提供提档便利条件作为最终目标，在档案的收集中体现人文关怀，树立“全纳”和“大档案”的服务理念，使档案收集工作服务于学生。

（二）高校档案的分类整理阶段。档案的分类是高校档案管理系统的第二阶段工作，在这一环节中，要求高校档案管理部门将收集的各类档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统编目，明确档案层级及信息间的逻辑关系。在分类阶段，做好过程控制与监督检查，实现程序化分类控制是关键因素。要明确高校档案分析的“分类前—分类中—分类后”的标准，做到事前有依据、计划与布置，事中有检查、监督，事后有验收、总结。要摒弃传统的根据“归档时间”进行分类的方法，大力实施“复合型”分类法。

（三）高校档案的保管阶段。档案的保存与管理是档案工作最重要的环节，高校要尽最大的努力实现档案的“无破损”、“零丢失”管理，延长档案保存的周期。对于数字化档案，要引入稳定度高、集成性高的软硬件档案管理系统，推进档案数据库资源的数字化、信息化进程，做好日常的数据库更新与维护，高校要指定专人进行系统软件硬件升级，建立相关的数据备份与保密制度，购置有效的防火墙，加强网络安全，为数字档案的管理与利用提供可靠的运行平台。要进一步落实好档案管理的相关“标准化”建设，根据学校自身实际，出台《档案标准化保管办法》以及《档案标准化管理实施细则》、《档案标准化保管考核规定》等规章制度，推进档案的“标准化”进程。

（四）高校档案的利用阶段。“以人为本”是科学发展观的要求，以档案的使用者为本位更是现代档案管理的核心理念。高校档案的收集、分类、保管等前三个环节能够确保档案的“应保尽保”和合理编排、安全保存，那么高校档案的利用则是档案管理工作的最终目标。高校档案管理部门要在合理设置密级，保证安全性的前提下，广泛创新档案利用手段，通过阅览、借出、交流、咨询等方式，使高校档案得到有效的利用，扩大档案利用的覆盖面，增强档案利用的服务效能。档案管理部门可根据用户的要求，为每个用户建立“档案数据包”，为其提供阅读和提档咨询服务，主动建立与档案使用者的联络纽带，为其查询和导航档案资料，使档案管理工作服务于学校的各个部门，为学术研究提供资源库，为学生的成长与发展提供参照物，为学校领导的重大决策做好参谋。

总之，在知识经济和信息化时代，加强高校档案规范化管理，对于夯实高校基础工作，体现核心竞争力都具有重要的意义。实现高校档案规范化管理，可集约化档案管理的工作流程、提高档案管理人员工作的工作主动性。在未来的发展中，档案的收集阶段，要明确部门的职责，做到“应收尽收”，进一步完善档案管理结构；在档案的分类阶段，要实现程序化分类控制；在档案的保管阶段，要整章建制，做好数据库维护；在档案的利用阶段，要体现人本理念与个性人服务；最终才能够更好的实现高校档案管理工作的规范化。

参考文献

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