文·褚延红

浅谈高校档案室（馆）与图书馆的协同工作机制

文·褚延红

高校档案室（馆）与图书馆是高校的信息资源中心，资源整合和信息分析是未来高校信息资源发展的方向。高校档案室（馆）与图书馆具有协同发展的基础，知识管理信息共享是档案图书信息服务的发展方向，作为高校信息服务部门，应及时更新信息管理观念，完善信息处理，建立高校档案室（馆）与图书馆的协同工作机制，建设智慧校园的信息共享平台。

高校；档案；信息处理；知识管理

高等院校档案室（馆）与图书馆是学校保存传承信息资源的中心。高校档案室（馆）保存高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。图书馆则搜集图书和电子资源，两馆建设一直是各高校体现历史成就和文化积淀的重要场所，两馆的收藏存贮管理利用的工作方式，使得教育管理者可以统筹考虑两馆建设发展及资源管理利用。

一、高校档案室（馆）与图书馆协同工作机制的必要性与可行性

（一）知识管理呼唤高校档案管理与图书馆管理协同发展

高校档案室（馆）、图书馆聚集着学校的重要信息资源，知识管理理论的要旨在于通过对知识的管理实现知识的价值。档案管理从收集范围到服务提供，图书馆的信息资源服务在面对信息服务升级的环境下，需要通过知识管理促进管理和服务水平提升。档案知识的再生是借助档案知识单元、知识关联、档案信息资源等，通过挖掘、推理、演绎、归纳等方法，形成新的档案知识的过程。这一过程需要融合用户的需求及知识组织的背景，对用户需求及档案知识资源进行不同层次的细分、关联、挖掘与推理，运用统计分析、 机器学习、神经网络等方法，分析出新颖、有效、潜在有用的规律等新知识。［1］信息资源的价值在于共享，打破信息壁垒，共建知识信息平台，才能促进高校信息建设发展。例如，高校教师、学生进行科研课题立项等工作过程中，不仅需要图书馆学科信息服务，更需要档案室（馆）全宗档案文件材料的考察，实际工作中对知识关联的信息管理模式迫切需要。在知识管理的浪潮下，统一知识管理平台在高校信息资源共享利用中可以大大提高资源利用率。

（二）为教学管理服务需要高校档案室（馆）与图书馆协同发展

高校承担高等教育和科学研究职能，教育教学课题项目都需要进行材料搜集、情报分析、立项、材料整理、实践考察、撰写报告论文等过程，档案和图书情报信息贯穿科研教学全过程。高校档案材料里包含了丰富的知识关联，图书馆虽然没有档案室（馆）对材料要求的目标明确，但对特定专题材料种类丰富，是教师科研工作者参考资料必不可少的重要途径。高校档案室（馆）、图书馆与公共档案室（馆）、图书馆有不同之处，他们有明确的收藏对象和服务对象。高校图书馆管理作为一项系统，有着严密的组织分工和科学的内在联系。从采、编、分、统、藏工作流程，到搜集、筛选、录入、打印、分发的信息流程，［3］组织有序，畅通无阻。书、刊、音、像各种媒体配置适当，一切工作都运筹得道、安排得当。档案室（馆）有与图书管理相通之处的环节，保存、展示、检索与借阅等必要工作流程，工作服务的需要促成协同发展，这为二者工作可以密切联系整合开发提供良好的运行基础。

（三）档案学与图书馆学的共性可以促使高校图书馆与档案室（馆）实现协同发展

档案学与图书馆学不是同一专业，但又关系密切。两者处理的材料不同，材料制作过程不同，但两者存在共同的价值目标，就是为使用者提供信息服务。两者的管理办法有相通相融之处，高校作为独立个体，档案和图书馆的材料目标较为明确，密切相关，信息资源共享和利用促进两馆协同发展。

提高高校档案管理水平，规范教学管理档案收藏，挖掘学校档案资源是为学校发展建设提供资源支持。随着高校对档案工作的重视不断提高，档案文件材料制作接收等规范性工作制度建立完善，为进一步提升档案管理利用打下基础。高校档案室（馆）不仅是学校历史材料的存贮，查找利用更体现出其情报学的特点，学校的图书馆是教育和科研的重要组成部分，也是文献信息中心，更是储存和传递知识的宝库。［2］档案图书情报一体化管理更加符合高校信息一体化改革发展，为教学科研信息服务更加直接便捷。

二、实现高校档案室（馆）与图书馆协同工作机制的注意事项

建立高校档案室（馆）、图书馆协同工作机制，首先应当充分认识两馆工作方法的不同之处，处理材料、处理方法和工作目标价值都有独特职责要求，但信息化处理方式是二者工作服务的必要条件，也是两馆工作协同发展的纽带。

（一）管理方式的结合

高校档案与图书数字化管理模式同步发展，两者都存在静态资源与数字资源的建设问题，静态资源存储的原始、纸质和实物等资料，动态资源可以是数字化后的静态材料，也可为全文或编目摘要型数据库。尽管档案与图书有很多不同之处，但数字信息化管理的共享是他们的结合点。一所学校档案室（馆）与图书馆的管理系统是整个学校管理系统中的子系统，其系统的规划设计，必须以学校的整体发展目标和相关文件为依据，同时从自身的实际出发，在档案室（馆）与图书馆管理中重视整体组成要素之间的差异，针对各部类别的不同，之间的特色、层次、能力的不同，不片面强调统一性、集中性，而是从多样性、灵活性上努力使整体平衡，以达到最佳档案室（馆）与图书馆信息管理效果。

（二）为中心的档案图书信息服务理念

高校档案室（馆）、图书馆为教师学生提供信息服务，兼顾对外文化信息交流责任。图书、情报、档案等都是以文献信息为基础而形成的产物。图书馆和档案馆收藏的各类文献同属于文献信息学范畴，都具有信息性，都是重要的信息资源。但存在概念、内容、存在形式、学科构成、馆藏利用等方面的差异。［4］档案信息服务的开展有利于档案意识和档案材料的形成，以用户为中心是信息服务的重要价值，高校教师学生是特定的信息用户，为教师学生方便查询，提供权威可靠的信息材料是档案图书信息平台的建设动力。档案材料的开放也应考虑到相关限制和规定的需要，在可开放的范围内为用户提供优质的信息服务。

（三）档案与图书信息服务的比较借鉴

档案室（馆）、图书馆管理与发展实现良性互动，有效地促进档案室（馆）、图书馆管理工作进展和为学校领导提供决策依据。档案材料追求材料的原始和系统，图书资源追求学科的全面和专业权威，发挥特长专业兼顾是档案图书协同发展的重要原则。高校图书馆为教学、科研服务，对学生进行思想品德教育、直接配合教学进行专业教育和更新教师知识，进行继续教育。高校档案室（馆）承担为档案文化的宣传教育职能，为了达到目的，应充分利用档案室（馆）与图书馆重要文化场所，举办丰富多彩的活动诸如推荐参考书籍、资料，剪报、图片和书籍展览。档案室（馆）做好档案材料资源的接收、开发与利用，对档案资源利用、科研和交流是其目的所在。图书馆的管理应以办学的情况为依据，学科专业分布，未来发展方向和趋势，学院整体发展特色和优势特色，确保国家级和省级优秀专业信息情报资料配备。在两馆建设管理中，贯彻比例原则，针对多层次，多元化的结构确保有序地工作，及时的制约和规范，不断调整比例，理顺关系，纠正“协同”中的问题，追求整体的优化性。

三、完善信息处理，为高校档案室（馆）图书馆协同发展提供保障

信息论是研究信息的传递、计量、处理和储存的科学。［5］信息论引用到档案与图书馆管理，就是用信息的概念作为分析和处理问题的基础，把系统有目的的运用抽象为一个信息变换过程，从而研究信息的产生、获取、变换、存储、显示和利用。信息处理是科学管理的重要表现，必须建立可供操作的信息处理平台，在大量收集和掌握具体数据的基础上，进行分析、对比和研究，从中发现档案图书情报资料业务活动的规律，利用规律指导和改进业务工作，提高业务水平和管理工作。同时还应加大档案图书管理信息共享系统的开发与应用，诸如硬件配置、软件设计、人员培训等方面的工作。

（一）建立档案室（馆）与图书馆之间信息沟通的渠道

信息是在一定的传输渠道中传递和交换的。工作中应安排更多人员收集原始信息，建立上下级纵向和同级间横向的信息沟通渠道，做到合理分工，定期对各类数据、情况作动态分析，始终把信息和信息反馈摆在重要位置。

（二）档案图书信息资源融合

信息技术运用得当，将为高校实施档案知识管理提供强有力的技术支持。应将知识管理战略与数字化带动战略相融合，将高校档案知识管理纳入数字化校园建设整体规划，融入数字档案馆建设之中。［6］高校图书馆知识检索平台是建立在各类资源基础的整合，一键检索是以用户为中心服务理念的具体实践，智慧化校园建设可将部门资源整合为统一平台，成为高校资源竞争力的有力保障。

（三）完善信息贮存的手段

计算机技术对于档案图书馆管理中的应用与普及加速了信息贮存手段的现代化，它可以建立起高效灵敏的信息管理系统，使决策论证科学化、民主化、定量化，提高了管理的准确性、可靠性和综合性，从而提高效率。由于信息的量大、繁琐，要求信息贮存工作有一定的技术性、专业性，由信息而生的知识形成连接网络，对各个特征的信息进行分类或归并。信息资源数字化、信息传递网络化、信息利用共享化、信息提供知识化、信息实体虚拟化。［7］这些充分体现了档案室（馆）与图书馆将由单纯的资源材料的贮藏中心转化为信息中心，因此，盘活高校存量资源材料信息是校内信息分析的基础。

四、结语

高校档案室（馆）与图书馆收藏物范围、形成方式和制成方式多有不同，但在信息资源汇集和利用的趋势下，两馆有协同发展的战略需要。智慧校园是高校将行政、教学和资源信息整合交换，为师生提供信息服务的平台建设，也是促进高校档案管理信息化建设重要步骤。两者同样做为高校信息服务部门，应及时更新信息管理观念，完善信息处理，建立高校档案室（馆）与图书馆的协同工作机制，建设智慧校园的信息共享平台。

［1］毛天宇.基于知识组织的档案知识库构建思路探析［J］.山东档案，2015（2）：17.

［2］杨德广.高等教育学概论［M］.上海：上海交通大学出版社，1991：165.

［3］吴蔚慈、邵巍.图书馆学概论［M］.北京：书目文献出版社，1985： 13.

［4］丁建琴.浅析图书馆与档案馆合并模式［J］.兰台世界，2011 （12）：68.

［5］邬焜.信息认识论［M］.北京：中国社会科学出版社，2002：122.

［6］万波、李世祥.基于知识管理视角的高校档案管理工作研究［J］.兰台世界，2012（8）：37.

［7］程焕文、王蕾.21世纪图书馆管理的新理念［J］.大学图书馆学报， 2003（2） ：20.

（作者单位：山东工艺美术学院）