郝丽春

【摘要】现在各个企业在发展过程中都需要涉及相应的档案管理，但是各个企业进行的档案管理还有很大的不同，这就需要对各个企业对档案的管理进行全面的研究。从实践研究中清楚地看出要想对档案的管理有一定的提高，就需要对档案实施规范化和标准化的管理模式，只有这样才能提高档案在企业中的作用。这就需要采用合理有效的措施对档案的标准化和规范化进行一定的提高，进一步促使企业得到更好的发展。

【关键词】档案管理；规范化；标准化

总的来说，企业在发展的过程中都会产生一些档案，针对于这些档案的出现就需要通过合理有效的方法对档案进行有效的管理，这样不仅仅能够使得档案的查询更加便利，而且对企业的发展也起到非常重要的作用。而且在社会科技的不断发展过程中，对档案管理方式也有了很大的创新，很多企业对档案管理也不再局限于传统的档案管理方式，而是采用计算机档案管理软件对档案实施更加有效的管理政策。

一、制发公文的推进

公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。公文是档案的前身，档案山公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅而尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文小要滥用简称和使用小规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则

实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。现在不少企业对档案管理的要求也有很大的提升，不仅仅要求对档案能够按照企业自身的制度规章进行管理，还需要对档案进行标准化和规范化的管理方式。这种管理方式的实施最根本的目的在于使得档案的管理和使用能够发挥自身最大的作用，而且在对档案进行检查和收集的过程中也会非常便利。但是目前企业经常会发生档案重复和档案顺序混乱的情况，这两种情况的发生对整个档案进行规范性管理起到严重的阻碍作用。因此这就需要采取合理有效的方法对这两种档案管理中出现的问题进行有效的管理。在实践研究中清楚的发现实施以我为主的档案管理模式对以上出现的两个问题能够有效的解决。在对档案管理的过程中实施以我为主的管理方式，主要在于以企业自身的档案管理要求对档案实施有效的管理。这种管理方式的实施对保障档案管理的规范化和标准化起到非常重要的作用。而且在实行这种档案管理方式的时候还需要对档案管理中存在的三个问题进行全面的解决。第一，在进行档案管理的过程中需要对档案确立的时间进行了解。这主要是因为现在社会上存在的大多数档案的可用年限都有很大的不同，而且在档案进行完成之后才可以允许进行立卷归档的工作，在没有完成的档案只能进行继续管理。这一档案管理主要是依靠档案管理的时效性进行的，而这种时效性管理的根本目的在于减少档案在管理过程中混乱和无序的情况发生。第二，在对档案进行立卷归档的时候，仅仅只依靠一个档案管理人员是根本不行的，需要有多个档案管理人员才能够完成档案的立卷归档。而且在进行这一步骤的时候还需要对档案管理人员进行合理的立卷分工，并且还需要依靠以我为主的基本原则进行立卷归档的工作。需要注意的是对文件和资料进行全面的分析，并根据分析结果进行合理的划分。对于形式相似的档案和文件需要按照档案自身的性质对档案和材料进行区分，这样不仅仅便于管理，而且在进行档案查阅的时候对人力和物力的需求也有一定的降低。第三，在坚持以我为主的前提下还需要对档案的完整性进行一定的保障，要知道任何档案的管理都是以档案完整性为主要执行目标。在档案收集完毕进行归档时还需要对档案进行主次划分，对归档的档案进行详细审查，防治不应该归档的档案混入其中或者档案缺失情况发生。在进行归档之后还需要对档案进行立卷，这样做的根本目的在于归档之后查阅档案能够更加便利的进行。对涉及问题和解答的档案还需要对其中的问题和相应的及解决方案进行全面的分析，在保持档案完整的同时对档案自身的可用价值也有一定的提升。

三、提高案卷质量

这是推进档案工作规范化、标准化的可、靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理，中间性过渡性半现行文件的机关档案室。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入日关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

四、结束语

综上所述可以清楚地看出要想促使档案得到更好的保管，就需要在对档案保管的过程中，保证档案的规范性和标准性。这主要是因为这两种性质对档案的内容的变化起到一定的控制作用，对保障档案自身的真实性和可用率起到非常重要的作用。因此这就需要在社会的发展过程中通过合理的方法来提高档案保管的规范化和标准化，促使企业内部的档案保管得到更好的发展。