周鑫

摘要：学生管理工作是高职院校日常工作的重要组成部分，其质量直接影响到高职院校的发展。目前高职院校的学生管理工作存在着管理模式守旧、思想教育政治工作不到位、学生后勤缺乏保障等问题，针对目前高职院校学生管理存在的问题，文章提出了高职院校学生信息化管理，建立高职院校学生管理信息系统，对系统的功能进行了详细分析和阐述，以期能为高职院校的学生管理信息化工作提供一个参考。

关键词：高职院校； 学生管理；学生管理信息系统；子系统

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）15-0139-02

1 高职院校学生管理现状及信息化管理分析

引入现代高校先进的管理理念，创新高职院校的学生管理模式，是高职院校生存发展的重要工作之一。通过对高职院校调查，信息化管理手段的引入不仅节约了大量的管理人力，还明晰了管理流程，简化了办事手续，从而提高了整体的管理效率。当然先进的信息化系统不能简单的嵌入学生管理，还应该与各个高职院校管理实际情况相应，确保系统的可移植性和适应性，提高系统与管理流程的同步率，从而切实达到管理效率最优化。一个好的学生管理信息系统应该是“八爪鱼”或“千手观音”。因为学生管理事物五花八门，均是与学生切身利益息息相关，学生管理的难度在于“人管人”，对于人的管理就要人性化，不能通过简单的数据和数字说明问题，因此要将学生管理与计算机系统做好良好衔接，彼此都能发挥功效，完全取决于我们设计系统的理念和最终目标。

作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案进行管理，有着手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，有效地实现学生信息管理的信息化，减轻管理人员的工作负担，高效率、规范化地管理大量的学生信息，并避免人为操作的错误和不规范行为。

2 高职院校学生管理信息系统功能设计

针对高职院校学生管理的特点和功能需求，以新疆石河子职业技术学院（后文简称：石职院）学生管理实际情况为例，在梳理了学生管理的主要事务之后，归纳出学籍管理子系统、综合事务管理子系统、学生综合测试子系统、学生住宿管理子系统、辅导员、班主任管理子系统五个功能子系统，下面描述五个功能子系统的主要功能设计：

2.1 学籍管理系统

主要管理学生学籍信息，以及系统相关的专业、年级、班级、学号等学生基本信息。是整个系统的基础信息单元，其他子系统的很多关键字索引都来自于学生学籍基础信息表，学生也只有取得了学籍信息才能算正式进入学生管理范围。

2.1.1 新生管理

新生管理是学生入学手续，主要有证件有效性核验，入学登记、电子照片拍摄、校园一卡通卡制卡等相关功能，主要完成新生报到注册，基本信息完善，学费收缴登记，住宿登记等手续，并配合与相关部门核对信息。

2.1.2 学籍信息管理

学生新生报到完成注册激活手续后，就进入正式学籍管理系统，除了形成报到册信息外，此项目下还有专业分配、年级班级分配、学籍异动、分学期注册统计等功能。此项模块里对权限要求很高，从二级学院到学生处要有明晰的权限管理，最终形成的信息报表将在未来发挥重要作用。此项里填表项会非常多，包含学籍、教学、资助、就业等各个方面需要学生信息。可以说在学校需要学生什么信息均以此项目内的总表为准。这样可以实现信息共享，最大限度减小信息冗余，从而学生只需登记一次信息，到毕业基本不需要多次向多部门提供基本信息。也是将报送信息出错率降到最低的有效办法。

2.1.3 毕业生管理

首先要进行从在校状态到毕业状态的转换，进入毕业生流程后，就要开始条件审核，按照学生毕业条件顺序，从成绩到缴费，按各部门进程关系，进行电子签章离校清单，最终将审核结果统计汇总，如果遇到在此部门不合格情况，则毕业生手续就被留在该部门，并通过审核结果反馈给学生，学生到相应的部门办理完手续后，自动进入毕业流程继续完成。如，学生有学费欠费情况，则事务流就停在计财处，该名学生则会收到信息，说明毕业程序在计财处因什么理由停止，请在规定时间内及时办理，否则延迟毕业。审核完毕后，进入毕业证书管理和领取阶段，学生领取证书均是登记过，留有签字信息的领取表，最后，才进入毕业生档案管理阶段。值得提醒的是除了领取毕业证书，大部分学生是不需要返校办理离校手续的，他们按规定的时间发起毕业认定申请后，事务流会自动开始按部门签章，当然也可以通过班主任或分院学籍管理教师进行批量处理。这样集中办公，会提高办事效率，配合各部门的管理信息系统，基本只有少数学生需要进行返校单独处理。

2.2 综合事务管理系统

主要完成学生入学后各项综合信息登记与维护工作，保证表格制表的准确和备案信息的准确，能从操行、学费、保险、资助、党团员等各个方面综合反映学生情况。此子系统下一定有一个总表系统，分学期登记学生综合情况，每人一张按学期打印存档，达到规范化管理。

2.3 学生综合测试系统

主要完成各项测评系统的制表登记，达到与上级测评系统的对接。主要由学生心理测评、学生体育测评和学生综合素质测评构成，能准确反映学生的综合素质。

2.4 学生住宿管理系统

主要完成学生住宿信息化管理，配合楼宇监控、门禁系统、用电监控系统等，达到学生宿舍管理的智能化，分担学生宿舍住宿情况统计报表的压力，强化学校对宿舍管理的监控力度。主要有宿舍房间信息管理、住宿学生信息管理、宿舍考勤情况登记、周末及节假日回家登记、宿舍评比、住宿学生违纪、宿舍突发事件登记等各项数据的登记、统计和分析管理功能。

2.5 辅导员、班主任管理系统

主要完成辅导员、班主任的相关信息管理，辅导员和班主任一直是学校学生管理的主抓重点，班级建设的好坏，根本在辅导员、班主任，学生能否适应学校，在学校有秩序的学习生活，根本也在辅导员、班主任，通过管理系统辅助辅导员、班主任及时掌握班级信息，了解班级情况，督促辅导员、班主任完成班级建设的规定动作是系统的根本目的。主要功能有：辅导员、班主任信息登记和管理、班级信息管理、班主任周记、班主任会议记录、班会和团支部会议记录、班级德育活动课记录、班级提高生转变情况登记、家长联系记录等各项班级建设和班主任管理的相关功能。

3结束语

通过对石职院学生管理系统的设计可以看出，学生管理涉及高校管理的方方面面，也涉及从高校到国家的上上下下很多数据信息的汇总上报，分析研判，所以对于高职院校来说，是至关重要的信息系统之一。当然，学生管理信息系统也是数字化校园系统中的一个模块，对于高职院校的发展来说，数字化校园建设才是院校信息化建设的最终目标，希望通过学生管理信息系统的设计，抛砖引玉，示范和推动整个数字化校园系统建设。

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