康伟

【摘要】本文详细论述了企业档案工作中普遍存在的问题，阐述了问题出现的原因以及对存在问题的解决对策。

【关键词】企业；档案工作；问题；对策

企业档案是企业在经营活动过程中形成的，具有保存价值的文件资料，它作为原始记录保存起来以备查考，以文字、照片、影像等不同形式保存。在企业日常的档案管理工作中并不是一帆风顺的，涉及到人员、硬件、空间、管理等方面。

档案的价值和作用在当今社会是不言而喻的，具体到企业来说，把档案工作做好是企业正常生产经营的重要保障，企业把自己的档案管理好，即是对自己也是对社会的一个负责任的态度。但放在具体社会层面，有许多企业的档案工作杂乱无章，疏于管理开展不下去，现在就对目前企业档案工作中普遍存在的问题作一论述并提出对策。

一、档案工作思想意识淡薄

对档案的理解不够，一些企业认为档案工作可有可无，或者随便做一做就了事，在思想上没有重视起来，更有甚者根本就不知道企业为什么要开展档案管理工作，认为档案工作浪费时间，也没有任何经济价值，只把重点放在企业的经营上去。有这种想法的企业非常普遍，他们只是在需要利用档案时才想起遗落在一边的档案工作，由于归档等不及时，往往不能得到及时利用从而对企业效益产生负面的影响，这种情况屡见不鲜。那么，怎么才能让企业从思想是重视档案工作呢？我认为必须从上到下的开展教育，首先让企业的管理层重视档案工作，充分认识到档案工作的重要性和价值，才能灌输到企业每个人员心中，使其做到谁主办谁归档，谁起草谁归档，及时把需要归档的文件移交给档案部门手中。想要做好这方面必须从制度上下手，由档案部门牵头制定企业档案工作相关规章制度，具体到档案管理工作中的每一个环节和流程，将文件下发组织人员学习，在具体工作中落实到位，实行责任制和奖罚制，这样才可以全面的提高企业人员对档案工作的思想认识。

二、档案工作人员素质参差不齐

一是岗位人员不稳定，在中小企业中的档案管理人员多为行政人员兼职，人员调动频率非常频繁，由于是兼职，对档案专业的问题普遍不清楚，也不主动学习，从而导致档案工作开展杂乱无章，经常出现有头无尾的现象。二是专业知识不强，有些人员经过短期简单的培训后即上岗，对归档的基本知识只了解大概，懂个皮毛，对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六大环节混淆不清，经常交叉进行，工作起来偷工减料，怎么方便怎么来，想怎么归档就怎么归档，这样往往最后连自己都找不到已经归档的档案。要解决档案人员素质的问题，可以从两方面下手，一是在现有的兼职档案人员中选择愿意长期从事档案工作的人员，组织一个稳定的档案队伍，然后集中组织专业培训学习，请有专业资格的档案局专家现场讲授档案工作的各种管理流程，培训后还要组织实习和考试，通过后在重新上岗。二是通过外部招聘，引进档案学专业毕业的专门人才，这样即可以提高企业档案工作的人才储备，又可以利用档案专门人才对企业内部人员进行档案专业知识传授，从而提高企业档案人员的整体素质。

三、档案管理设施空间落后

一是档案管理的相关设备奇缺或老旧，许多企业把重点放在经营生产上，对档案工作的设施疏于管理和采购，一个企业只有几个档案架或档案柜，档案盒和针线等装订工具也没有配备，这也是造成企业档案工作无法顺利开展的原因，如果连这些基本的用具装备都无法满足，档案人员也只能“巧妇难为无米之炊”。二是档案存放的空间严重不足，企业的办公面积有限，留给专门存档档案的档案室更是凤毛麟角，更别说满足八防要求了，这也是企业档案工作中普遍存在的问题。设施和空间的问题如果解决起来不是难事，毕竟这是硬件条件，只要企业重视，适当的拿出一些资金就能解决，每年由专职档案人员列出当年档案工作开展需要的预算，然后专门进行采购，在根据企业档案数量的多少和发展规模，规划处合适的档案库房，日常由专人进行八防管理，相信企业档案管理设施和空间的问题就能迎刃而解。

四、企业内部档案收集不完整

一是档案类别不够丰富，比如只对文书、科技、人事等档案进行收集整理，对一些专门档案如会计、实物、声像档案忽略收集，或收集不及时，这样长期下去就会影响整个企业的档案系统性和完整性，对今后的整理和归档造成影响，也直接影响到今后的提供利用。二是档案文件遗失，由于归档不及时或借出后未及时归还等原因，一些应该归档的文件资料遗失。还有一些档案由于经办人思想意识不强，不主动移交归档而是自己保存，时间长了也会导致一些应归档的档案文件遗失或损毁。如果从根本上解决此类问题，就需要制定严格的档案归档范围和制度，明确归档文件的归档时间，落实到人，由档案专职人员定期检查，督促相关人员及时移交文件，对属于归档范围的文件做到有档必归，保证单位档案全宗的系统性和完整性。

五、企业档案提供利用不主动

归档整理后的档案进了档案室，从此便消失隐匿，这不是档案工作的初衷。档案工作的目的就是为了提供利用，企业的档案人员往往是为了归档而归档，认为整理齐全放进库房只要不遗失就万事大吉，这种想法是错误的。我们不仅要保管好档案，更重要的是在需要时要能检索出及时提供利用，否则我们花费的人力和财力便失去了作用，档案价值和作用正在于此。因此，企业档案人员在日常收集整理保管档案后，还要做好借出利用登记记录，经常的进行统计分析，将相关的统计信息提供给企业做经营参考，并且主动的为企业提供具有参考价值的档案文件，积极引导利用人员来检索所需要的档案文件。还可以利用档案来进行编写企业的大事记，组织沿革等档案编纂工作，这都是企业档案工作的目的所在。

综上所述，企业档案工作中出现的这些常见问题，其实下决心后也是可以解决的，并且今后可以更好的为企业经营提供服务。企业档案应该也必须由专职人员管理好，它也是社会发展的历史记录，档案的信息价值也能够为企业的效益发展增添动力。

参考文献

[1]王遦，著.现代企业文件与档案工作实用教程.