朱胤

摘要：近年来，随着媒体对科研经费贪腐案件报道和揭露的力度加大，科研经费开始成为各级单位财务管控的重点对象，同时也成为了近两年行政事业单位专项审计的重点。公立医院尤其是大学的附属医院，随着科研经费数量和金额的日渐庞大，科研经费的财务管控逐渐成为财务工作的重点和难点。本文分析了目前公立医院科研经费财务管控中存在的若干难点，并提出相应的对策。

关键词：公立医院 科研经费 财务管控 难点 对策

自2012年底至2013年间广东省科信系统的腐败窝案陆续曝光于媒体，及2014年中央巡视组对复旦大学的专项巡视中发现该校科研经费管理及使用混乱的现象突出，科技经费的分配与管理日益为公众所关注，随着媒体对科研经费贪腐案件更多的报道和揭露，科研经费开始成为各级单位财务管控的重点对象，同时也成为了近两年行政事业单位专项审计的重点。公立医院尤其是大学的附属医院，承担了大量医科的教学和科研工作，科研经费无论在数量上还是金额上都日渐庞大，科研经费的财务管控也逐渐成为财务工作的重点和难点。

一、目前在科研经费的财务管控中存在的难点

（一）科研经费的预算管理

一般来说，科研项目在申报时就必须填写预算，之后经费的使用必须严格依照预算支出。但一方面，从源头来说，科研经费在预算的编制环节就已经存在先天的不足，因为填写申报表的科研人员并非专职财务人员，他们对于经费的预算和分配没有清晰的概念，对于财务数字也不是特别敏感，很多时候无法做到非常精确；另一方面，在项目的进展过程也就是执行预算的过程中，科学研究的复杂性决定了课题组的研究方法、研究方向有可能随着项目进展随时做出调整，导致实际状况与之前设定的状况差别较大，故而实际支出与预算支出也必然无法一致，这是客观因素导致的预算失效。

目前看来，实际经费支出与编制的预算不一致的，主要存在有预算无支出、无预算有支出、超预算支出等情况。有预算无支出的，一般出现在研究计划发生变化的情况下，某些项目不再需要发生；但相应的，也就会出现其他项目无预算而有支出；发生这两种情况，都说明在研究方向或研究方法发生较大变化时，研究人员未能及时相应调整财务预算报送财务部门，一般拖延到报销时才发现问题，出现难以报销或无法顺利进行财务验收的情况。超预算支出一般容易出现在差旅费、会议费、劳务费等项目，大部分还是因为对于财务政策及开支标准了解不够或者执行力度不够导致的超标准、超范围支出。

此外，对于科研经费预算执行的进度控制也存在较大难度。部分项目预算执行度低，至项目验收时支出预算仅完成50%不到，甚至有部分横向课题变成僵尸账户，自立项以来一直未发生任何支出。造成预算执行率过低的原因很复杂，有些是因为财务报销手续繁琐，研究人员不愿意花费时间及时报销，宁可自行垫付资金，而待项目结束后再汇总报销；还有些是因为项目预算编制不准确，预期的支出过大，与实际需要不相符；此外，还有极少部分是因为项目负责人以同一个项目申报了多项基金，同样的支出内容对应了数倍的资金，在财务监管越来越严格的情况下，报销非项目支出的难度越来越大，造成预算执行率低。

（二）科研经费的转拨管理

目前科研经费的转拨管理主要存在以下问题。

①项目预算中未列示科研协作费而实际发生科研协作费的转拨；②外拨经费无明细预算；③接受转拨经费单位不属于任务书或预算书中列明的合作单位；④未经科研管理部门审批，或未签订协议或合同即转拨经费；⑤未经批准转拨经费至与项目负责人有直接经济利益关系的关联单位；⑥实际拨款金额与合作协议金额不一致。

这六种现象的产生，有预算编制不合理的原因，有项目管理不规范的原因，有违规操作的原因。预算编制不合理和管理不规范，通过加强教育及培训、严格管理可以得到改善；目前最让财务人员感到为难的，是关联单位之间的经费转拨问题。

尽管依教育部、财政部2005年发布的《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》第七条规定“项目负责人不得借协作科研之名，将科研经费挪作它用，或转入与项目负责人有直接经济利益关系的关联单位”。但多年来这种现象屡禁不止。

（三）科研经费的支出管理

科研经费的常规支出管理主要存在弄虚作假和报销不规范两大问题。

1.弄虚作假，主要有虚假发票、虚构业务事项、虚假签名等表现形式

虚假发票有两类：一类是发票本身为假，只要通过在税务系统上查询即可判定真伪；还有一类是发票为真，但经济事项为假，如从装饰工程公司开出购买试剂的发票，与其经营范围不符，应当予以特别关注。

虚构业务事项比较常见的有通过签订虚假合同转移套取经费，如原浙江大学水环境研究院院长陈某，利用担任某国家科技重大专项总负责人的职务便利，采用编制虚假预算、虚假发票冲账，编制虚假账目等手段，将900余万元划拨到自己实际控制的“壳公司”账户上；再如曾任北京邮电大学软件学院院长的宋某在担任某课题负责人期间，伙同他人，以虚列劳务人员名单的方式，私吞国家科技重大专项中央财政资金68万元，并以签订虚假劳动合同的方式应对财务审计。

虚假签名也有多种情况：一种是报销人员全程经办报销事项，冒充项目负责人或验收人员签名，将私人发生的费用或虚假发票混入课题支出进行报销；另一种是冒充他人签领劳务费或差旅费，与实际支付给相关当事人的金额不一致。发生虚假签名的情况，有的是因为项目负责人事务繁忙，长期将个人私章交给报销人员保管，产生漏洞；有的是因为项目负责人对于项目支出既不清楚也不关心，并且不设置必要的复核岗位进行牵制。

2.报销不规范

报销不规范的事项比较分散，几乎各类费用都存在不规范使用的现象，其中比较常见的有材料费、检测费、劳务费、差旅费、会议费等。材料采购的问题主要有超过10万元的采购没有经过招标程序、采购批量较大时没有购买清单、材料没有验收入库与领用手续、材料无库存管理而是直接以购代耗；检测费存在有检测支出无检测结果的现象；劳务费代为签领的现象严重；差旅费则存在报销并非课题组相关人员发生费用、票据时间与地点等信息与日程安排不一致、或并非为科研目的出差但报销公共汽车票、出租车票、或者汽油费、路桥费、停车费、餐费等。会议费中按规定不得开支礼品费、招待费和旅游费，但却往往有购买礼品和娱乐消费的开支；此外，也一样存在报销票据的时间与地点等信息与会议日程安排不一致的情况，如根据会议通知在某地举行，但报销发票时发现其在其他地点的餐费占会议总餐费的80%，还有非会议期间发生的餐费；再如支付给酒店的住宿费、场租费不能提供酒店消费明细清单等。

二、科研经费财务管控的原则

随着医院科研项目的日渐增多，科研经费规模日渐庞大，财务部门和内审部门对于科研经费的管控和审计方法也应相应发生改变。想要巨细无遗地对所有科研项目随时进行雷达式的扫描当然是不现实的，本着成本效益原则，在人员精力有限的前提下，财务管控应把握以下几个原则。

首先是重要性原则。这个重要性一方面是指项目本身是国家重点项目或具有较大的社会影响力的项目；另一方面是指项目涉及金额较大，会导致医院发生大额资金划拨或款项支出。财务人员应当做到对于本单位科研项目的规模心中有数，通过定期汇总分析，分别了解从10%至100%的项目经费规模及年度经费支出能达到多少，大致上依项目规模划定分界线之后，对于不同规模的科研项目相应采取不同的管理方式，比如对进入前20%的项目安排专人跟踪管理，认真核查每笔支出；对于年度经费支出规模超常或单次支出金额超过10万元的项目，也要进行单独检查，核对每张发票与支出附件的真实性、充分性。

其次是经常性原则。对于经常性发生不规范报销的几个费用项目如合作费、差旅费、劳务费、会议费、材料费，应当给予重点关注，除了在报销环节要尤其谨慎，还要安排专人定期抽查。某些项目经常性发生不规范报销，说明在管控上依然存在薄弱环节，应当通过更细致地观察找到完善经费管理的办法。

再次是明晰性原则。财务人员无法代替科研人员做报销之前的全部工作，却不能等到报销时再挑剔科研人员前期工作做得不够完善，而应当把财务政策的宣传、培训和知会工作做在前面。需要科研人员遵循的报销流程和注意事项必须一一列明，并且是清晰的、可操作的，科研人员有章可循了，才能相应降低财务管控的难度。

最后是适用性原则。加强对科研经费的财务管控，目的不是人为增加经费报销的难度、令科研人员视报销为畏途，而只是为了提高经费使用的质量，保证经费能够足额用于科学研究。所以加强经费财务管控不能通过拉长报销流程、增加报销环节、繁琐报销手续来实现，不能因噎废食、舍本逐末，为了财务报销这一末端环节而忽略了科学研究才是设立科研项目的本来目的，财务工作也必须适应科研需要，为更好地推进科研项目实施而服务。

三、科研经费财务管控对策

科研经费财务管控的关键部门当然是财务部门，但要做好财务管控，还需要其他多个部门如科研主管部门、采购部门、内审部门的共同配合。

（一）财务把关

1.预算管理

首先，要提高经费预算质量，财务应该从源头也就是预算编制环节开始介入。财务处可以根据学科特点编写预算编制指南，举例说明费用如何计算、如何分配比较合理，在科研部门发送科研项目申报信息的同时派发预算编制指南，并且对项目申报人提供预算编制协助，在项目申报人提出需求时，指派专人与科研人员对接，提供专业辅导或者修改建议。

其次，在经费使用过程中，费用预算必须嵌入报销系统中，要能做到提示某项费用预算执行百分比，进行超标预警。“十二五”以来，课题承担单位对于科研经费有了更多的预算管理自主权，除设备费、劳务费、专家咨询费不得调增外，其他科目的预算调整权限全部都下放到了课题承担单位。故而在报销系统进行预算控制的设计时，设备费、劳务费、专家咨询费应设计为超预算不得支出，但其他费用项目应当允许调整。此外，财务部门每季度可主动发送预算执行进度表至项目负责人邮箱，提请项目负责人知晓并关注预算执行情况，对于部分执行进度低或未发生费用支出的项目，更应以标红形式引起项目负责人重视。

再次，项目结题时财务部门可主动发送项目预算执行评价给项目负责人，虽然项目财务验收并不需要财务部门提供预算执行评价，但能够在潜移默化中强化项目负责人对于经费预算的认知；如果能够提供较好的财务指导意见，更能赢得科研人员的尊重和理解，一改科研人员对财务部门只懂死板执行规定、报销难的固有印象。

此外，尽管财务应当确立为科研服务的观念，但执行国家科研相关政策不能打折扣，尤其在项目负责人发生变更、合作单位发生变更、经费预算调整等重大变更事项时，必须严格审查其是否履行了完整的报批手续，合作单位变更是否牵涉关联单位，等等。

2.经费转拨

对于科研经费转拨尤其应当建立严格的审查及控制机制。财务部门办理科研经费转拨时，至少应要求三份书面材料：一份是项目负责人的书面声明，声明其本人及亲属、项目参与人员及亲属与合作单位不存在关联关系，如有隐瞒，同意承担相应的法律后果；第二份是经项目主办单位批准并加盖公章的项目计划书，计划书中必须列有合作单位名称，并且支出与项目预算一致；第三份是经费转拨审批表，转拨事项必须经单位科研管理部门审核及分管领导签批同意。

经费转拨若属于服务后付费，收到发票后，要求对方提供当次付款的服务任务书列明当次服务内容、验收标准及验收情况，对照项目申报书中列明的合作内容、服务项目，内容一致的凭发票付款；若属于预付费，则要求经办人员清款，待合作任务履行完毕，凭服务任务书与发票冲账，资料不全的，不予冲账，超过期限未冲账的，要求其交回款项。

此外，若协作单位发生变更，亦应履行相应的报批程序，视审批权限大小报项目主办单位、单位分管领导、单位科研管理部门分别签批后，报财务部门备案。

3.支出管理

支出管理方面，财务部门应当在明晰报销附件的同时尽量简化报销流程，整个流程应当可以通过OA实现全程网上办理。

首先，科研人员整理好发票后，可以先申请报销预审，将报销单据扫描传送至财务部门，由财务部门在网上先行查询发票真伪及核对科研项目费用项目的剩余报销限额。差旅费报销需提供经审批的出差调研计划，列明调研的地点和人数，及出差期间的各项活动；会议费应附结算清单、会议通知、参会人员名单和会议纪要，支付给酒店的住宿费、场租费等需提供酒店消费明细清单。此类附件财务部门均应提供标准格式以供参考。

科研人员看到预审通过后再正式申请报销，报销通过后由财务部门直接将款项划拨至采购单位账号或员工公务卡。

财务部门每月发送每个项目的支出对账单至项目负责人邮箱，提请其知晓并关注支出状况。每月对账单上均以标红强调，对于发生不良报销事件的项目，不予办理财务验收。

（二）科研管理跟进

科研管理部门在接受项目申报时，就应要求课题负责人同时提交承诺书，承诺认真履行项目经费管理职责，主动申明与合作方利益相关性情况等。凡发生过不良经费转拨事件的科研项目，对项目负责人应有一定的惩罚措施，比如停止其两年的科研项目申报资格。

（三）建设含统一采购平台在内的科研公共平台，严格执行政府采购、招投标和资产管理规定

所有的设备、耗材、试剂等通过统一采购平台采购及申领，财务部门根据采购平台数据与采购单位定期结算。据称，香港科技大学实现了经费和科研人员不见面的机制，行政人员为科研人员提供服务，科研人员不直接与供货方接触，只需要向行政人员提出要求，经过评估后，行政人员实现其要求，行政人员对此还要留据备查，这种经费管理经验值得借鉴。

（四）定期开展资产清查

资产管理部门应当对科研类资产以课题组为单位定期开展资产清查，并与项目预算对照查看设备预算与设备存量是否一致，关注保管地点、保管人的变更情况，尽可能减少虚列设备预算及公物私用的不良做法。发现问题应将发生不当行为的科研项目清单提交单位的科研管理部门采取惩罚性措施。

（五）不定期开展专项审计

内部审计部门应当不定期对科研项目进行专项审计，可以是科研项目全覆盖式审计，也可以是抽查若干重点项目。审计重点还是重大、重要支出，包括经费外拨、设备和材料采购、劳务费、大额会议费和差旅费等等，发现问题的依程序报相关部门进行处理。

只有科研人员、财务人员、其他行政人员共同努力，理清经费从预算到使用再到验收的全过程管理流程，真正做到制度流程化、流程表单化、表单信息化，才能在保证科研经费使用合规、合理的大前提下，简化财务报销手续，同时满足科研人员的方便化需求及财务部门对科研经费严格管控的需要。

参考文献：

[1]教育部、财政部.关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见[Z].2005-6-26.

[2]南方周末.浙大一教授贪污近千万课题经费被判十年[N].南方周末，2014-1-10.

[3]刘小珊.中央巡视组：复旦大学科研经费和江湾校区基建工程被点名[N].南方周末，2014-7-8.

[4]储朝晖.香港科大的兴盛之道[N].中国青年报，2014-10-21.

（作者单位：中山大学肿瘤防治中心）