文/张瑞梅　李艳



科技档案利用模式的变化及档案室的应对之策

文/张瑞梅李艳

随着信息技术的发展，科技档案的利用模式发生了显著变化。利用对象由纸质档案转向电子档案，由档案原件利用转向数字副本利用。未来，档案利用向知识与服务并重转化，利用程度更加深入和细化，在线利用、馆际共享、知识服务将得到不同程度的实现。档案室作为档案管理职能部门，要顺应形势，在转变服务理念、完善规章制度、做好信息资源开发、利用技术手段、提高人员素质几个方面有所作为，正确应对利用模式转变带来的机遇和挑战

科技档案信息资源的开发利用，对于科研查新、科研成果检索与转化、科研项目与团队评估有重要的意义。然而科技档案利用价值衰减规律的研究表明：科技档案的利用价值随着时间的增长而衰减，10年后其利用价值将衰减80%以上。因此科技档案不但要重视利用，更要重视早期利用，即在档案室阶段的利用。档案室应顺应形势，立足需求，主动作为，采取积极的应对之策。

一、当前档案利用模式的变化

最大的变化是：利用对象由纸质档案转向电子档案。传统的利用以纸质借阅为主，无论条目利用、凭证利用还是内容利用，都要动用纸质档案。随着数字化扫描工作的完成，各类档案都建立了数字副本，电子档案利用比重不断增大。除涉密程度高、特殊保护以及凭证利用外，电子档案利用基本可以满足当前的利用需求。

与传统利用相比，电子档案利用模式显现许多优势。①满足多人同时利用。传统利用过程具有排他性，同一时间内一份实体档案只能供一人借用。②提高工作效率。传统利用查阅、调档全靠人力，需查档、填单、取档、手工登记，服务效率较低。③降低利用成本。传统利用成本较高，几乎每次利用都要调阅档案，以及根据需求提供复印等，需要耗费一定的人力和物质成本。④保护档案原件。传统利用过程中原件利用占较大比例，频繁取阅原件，不利于档案原件的保存寿命。

二、档案服务的相应调整

1、对于科研工作中利用频次较多、程度较深的内容利用，将服务方式调整为：凡档案借阅，非密档案可通过在线传输提供给利用者，涉密档案仍旧只提供纸本档案（对责任者本人可提供电子档案）；凡馆内阅览，优先提供电子版阅览，利用者无拷贝权限和途径，现场有工作人员监督。

2、对于科研管理中利用量大、程度较浅的条目利用，如职称评审、报奖等，通过在线加密定向传输，向个人或项目组提供归档清单。

3、对于凭证利用，可根据利用者的需求，通过在线加密定向传输，提供凭证页面电子版，一般为JPG图片或PDF页面。此外，为方便科研管理利用，档案室在项目归档完成后，会向归档材料的第一责任者在线加密传输归档封面和清单。

目前，档案室已将这一利用服务方式固定化，作为一种相对稳定的工作方法，但尚未制度化，即写入经审批的管理办法，作为规范依据。这样做的好处是：工作模式相对稳定而不僵化，可以随着信息技术的加速发展，自动调整进度或方式。这是档案室在综合权衡安全与效率、制度与便捷、服务与业务等各项制约关系后，在制度符合与利用便捷之间做出的最优化方案。

三、未来档案利用模式的转变

未来，档案利用向知识与服务并重转化，利用程度更加深入和细化，在线利用、馆际共享、知识服务将得到不同程度的实现。

1、在线利用

局域网内在线查询和在线阅览，应该是很快可以实现的。届时，科研人员可在自己的办公桌上通过“科技档案在线服务软件平台”实现自助服务。档案室提供档案在线信息资源、在线服务平台和使用技术指导。科研人员在局域网上查询档案信息，就像在互联网上使用“百度”、“谷歌”查找资料一样方便。

科技档案的保密性和知识产权特性，决定了即使在实行了物理隔离的局域网上，科技档案信息也不能被无限制的利用。安全，成为实行科技档案信息在线利用后，档案室将面临的最大的隐患和难题。因此，如何确定权限范围，避免利用泛化；如何确定利用者的身份和利用动机，避免被不适当的人利用；如何对利用进行监督，监控利用过程和文件流转轨迹，就成了档案室不得不面对的问题。必须采取适当的方法，确定不同利用者对于不同密级档案的查阅权限和范围，并采取适宜的措施实现对查阅权限和范围的有效控制和落实，避免档案信息被超范围和不确定的利用，确保档案信息利用的安全。

2、馆际共享

与同级档案室、上级档案馆、密切协作单位、有关科研机构实现馆际共享互借，可以推动信息资源由静态分散管理向动态集中利用转化，实现信息资源的集中管理和集中开发，改变当前的信息“孤岛”现象。

科技档案的内部性和保密性，决定了档案信息不可能并入互联网。馆际共享的接口建设受到诸多限制。比较简单可行的办法，是采用数据信息备份，即双方的数字信息资源互相备份，互相纳入对方的信息资源数据库，在各自局域网内查阅利用。

实际存在的档案利用需求决定了这个对外接口是需要建设的。至于何时建设，怎样建设，则需要综合论证“利用需求、政策要求、建设成本、安全管理”各方面的制衡关系。在完成信息资源建设，实现安全策略完备、权限分级清晰、管理政策壁垒解除后，馆际共享将可以实现。

3、知识服务

知识服务工作过程是信息增值的过程。档案人员不仅提供档案信息，还会根据利用需求，结合自身经验技能，对信息进行加工后提供给利用者，并关注其对利用者解决问题的效用，使档案利用服务更具针对性和实用性。可根据用户需要开展档案信息专题服务和个性化定制服务等。

四、档案室的应对之策

作为面向科研一线服务的基层档案室，在长达五十年的历史发展中，形成了良好的工作传统、健全的管理制度。目前，数字化扫描工作即将全部完成，具备较为完善的数字信息资源。科技档案管理系统经过十几年的不断发展，趋于成熟，在线服务平台建设基本完成。这是我们应对机遇和挑战的优势条件。

1、转变服务理念。传统档案服务“以档案为中心，以管理为导向”，实质上是一种档案信息的循环利用，即档案人员把同一档案信息提供给不同利用者，并不关心使用效果。当前，档案室必须主动积极适应利用模式的变化，积极转变服务理念，方能以变应变。要从知识资产的角度重新认识档案，确立“以用户为中心、以需求为导向”的理念，实现从档案实体管理向档案信息管理、档案知识管理的过渡。

2、完善规章制度。在线管理和服务模式下（文件在线管理、在线归档、在线利用等），文件、资料与档案的区分变得不再明显，大量的文件、资料将实现即时存档，传统意义上的立卷、归档方式要经受考验，目前所遵循的鉴定、整理、立卷等工作规范也将随之产生变化。档案室要创新档案服务模式，不断更新、完善规章制度。

3、做好信息资源开发。在当前信息资源建设的基础上，对数字化扫描档案打包封装，对重点档案详细著录，结合科技档案管理系统中的档案著录数据，形成每份档案一个元数据（身份证）的管理模式，实现文件级检索和文件内容检索。在进行科技档案信息资源开发工作前，对用户进行充分的调研与分析。以用户需求为导向，以方便利用为原则，优先开发用户需求大、迫切急需的信息资源，减少开发的盲目性。

4、利用技术手段。加快系统研发，安全技术开发，安全策略预研，利用技术手段，实现对利用者查阅权限的控制，以及对利用过程的监管，确保档案信息安全。在网络查阅中，按电子档案的重要性、利用者的不同级别设置查阅权限。只有通过注册和登记后，才可以登录科技档案信息库。经过对用户身份确认并确定查阅权限获得许可后，才能对所需的电子档案进行查阅利用。

5、提高人员素质。科技档案人员是科技档案开发利用的主体和关键要素，档案人员结构状况和素质对档案信息资源开发利用的效果有着直接的影响。加快人才队伍建设，提高人员素质，特别是信息技术素质，引进专职人才，培养一专多能的复合型人才，定期进行业务培训，提升档案人员业务水平。

（作者单位：西北核技术研究所）