浅谈中职学校档案管理的依法治档工作

2016-05-23叶志平

科技视界 2016年11期

叶志平

【摘要】中等职业学校（以下简称“学校”）档案是国家档案的组成部分，是学校从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作是学校管理的一项基础工作，学校应重视档案工作，把档案工作纳入学校发展的总体规划。笔者结合学校档案工作实际，就如何贯彻落实《档案法》等档案法律法规，加快学校依法治档步伐，提高学校档案工作整体水平，谈一些个人拙见，仅供档案界同仁参考。

【关键词】中职学校；档案工作；依法治档

董必武在《题赠档案工作》一词中写道：“典谟训诰，宝之无佚”；“只字片言，亦所珍惜”。“创业扩基，前轨可迹”；“察往知来，视兹故帙”①。郭沫若先生《题赠档案馆》一诗中也写道：“前事不忘后事师，自来坟典萃先知”；“国步何由探轨迹，民情从以识端倪”②。建国以后，周总理曾一再强调：档案和档案工作要“为今天，也为未来服务”③。这些题词寓意深长，无时无刻不在提醒着我们：档案价值的独特性和档案工作的重要性。

1 学校档案工作中遇到的瓶颈问题分析

长期以来，社会档案意识淡薄。学校也是一样，相当一部分教职工包括部分领导干部对档案工作的认识都存在这样的误区：认为档案工作就是把学校的一些材料集中在学校档案室保管，档案员就是“仓库保管员”从事着“你查我找”的简单事务性劳动。

现阶段，很多学校对档案工作不够重视，不能把档案工作建设纳入学校整体发展规划中，列入重要议事日程，对档案机构设置、专业人员配备、经费投入等不够重视，从而导致学校档案工作发展滞后。突出表现在以下几方面：

1.1 学校领导不够重视，思想认识不到位

1.1.1 对档案工作的重要性认识不足

《福建省中、小学学校档案管理暂行办法》（以下简称《管理办法》）第6条：“中、小学校要加强档案工作的领导，确定一名学校领导分管，并列入分管领导的职责范围”。

事实上，很多学校存在“重教学、轻档案”的思想认识。他们认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，没有专门分管档案工作的校级领导，对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求那么严格；更有甚者，认为档案工作可有可无，对档案工作不理不睬、不闻不问。

这也许是档案工作效益的隐蔽性使然，档案工作不直接创造价值。学校档案工作不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往只有等到学校检查评估利用的时候才显出它的价值。

1.1.2 对依法归档的重要性认识不足

《管理办法》第10条：“凡是在中、小学各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料均属归档范围”。第13条：“各类档案的归档时间：文书档案于次年6月底前归档；教学档案于本学年度结束后归档；科技档案于项目（成果）完成（鉴定）后3个月内归档；会计档案立卷后暂由财务部门保管1年后归档；声像档案于制作后3个月内归档”。

实际工作中，由于某些原因，文件归档制度没有得到认真执行，有些文件散存而不归档。教职工对文件归档制度的重要性认识不足，认为文件归档后不如放在自己手中使用方便，不愿意将文件归档。

究其原因之一，很多学校并没有把依法归档纳入教职工的年度考核，造成档案收集工作困难重重。档案收集方式大多依靠档案管理人员主动索取，而依靠有关人员主动移交的可操作性不大。科室工作人员常常把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，每到学期或学年结束，即便档案管理人员多番催促，该移交的档案资料还是没有整理移交。

1.2 档案管理人员缺乏，专业水平不高

《管理办法》第8条：“根据中、小学档案工作的需要，学校应当配备专职（兼职）档案人员。档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备高中或中专以上学历，有—定的专业知识，并保持相对稳定。”

其实，很多学校都存在档案管理人员缺乏、业务水平低下的问题。由于领导不重视，一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。他们不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质，缺乏系统培训，业务水平不高。理论知识与实践经验兼备的档案专业技术人员实在是凤毛麟角，加上档案工作人员流动性大严重制约着学校档案工作的健康发展。

1.3 档案行政部门对学校档案工作监管不足

《管理办法》第9条：“中、小学档案工作，业务上接受同级或者上级的档案行政管理部门和教育主管部门档案机构的指导、监督和检查”。

尽管档案行政部门履行监督检查职责，开展了执法检查活动。不过在执法检查过程中也暴露出一些问题，一些档案行政部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。

2 加快学校依法治档步伐，提高档案工作整体水平

2.1 大力宣传档案法律法规，增强全员档案意识

档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。《档案法》（1988年1月1日施行）、《档案法实施办法》（1990年11月19日发布施行）、《档案行政处罚程序暂行规定》（2000年5月10日发布布施行）、《福建省档案条例》（2002年12月18日公布，2003年2月1日施行）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（2013年3月1日起施行）、《福建省中、小学学校档案管理暂行办法》（闽档监（1999）67号文件，1999年12月2日印发），这些档案法律法规和文件虽已颁布多年，除档案管理部门认识外，多数教职工包括学校领导并不了解、不认识档案法律责任，也不重视统一管理档案的意义，依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识还没有真正树立起来。

因此，我们在依法治档工作中，要争取学校领导重视，“为贯彻落实《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》和《中华人民共和国档案法》的要求，探索建立充分利用社会资源开展中小学社会实践的机制，教育部、国家档案局决定依托各级国家综合档案馆联合建立中小学档案教育社会实践基地，普遍开展档案教育活动”④，把档案法律法规的学习纳入学校普法教育的整体规划，着力提高广大教职工的档案法制观念。除利用学校广播室、校园网、办公平台、电子屏幕等载体宣传外，也可通过举办图片展览、知识竟猜等形式，使广大教职工真正了解档案，自觉遵守档案法律法规。还可通过对档案违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，促使广大教职工特别是领导干部认识到依法治档的重要性和必要性，不断增强全员档案意识，形成人人关心、支持档案工作的氛围，切实加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入重要议事日程。

2.2 加强档案队伍建设，提高档案管理人员素质

依法治档的关键是严格档案行政执法，法律是依靠人来贯彻执行的，法律秩序必须通过良好的执法来维护。再好的法律和制度，如果得不到严格的执行和遵守，也将形同虚设。

因此，建设一支高素质的档案管理人员队伍，成为依法治档的重要因素。培养高素质的档案管理人员离不开经常性的教育培训和业务交流：一是，要加强档案人员职业道德教育，培养吃苦耐劳、爱岗敬业精神；二是，要定期选派档案人员参加各级档案业务培训、档案法制学习，掌握科学的管理方法和较高的业务本领，真正做到依法治档；三是，要加强与兄弟院校的档案业务交流，借鉴经验，取长补短。

2.3 严格档案执法，切实加强对学校档案工作的监管

依法对学校档案工作进行监督管理，是《档案法》赋予档案行政部门的职责，也是实现中职学校依法治档的重中之重。严格档案执法已势在必行：

首先，强化档案执法检查手段。在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报、看看材料、提提建议、发个通报等做法，真正严格按照《档案法》及有关规定的要求认真监督检查，对于发现的违法行为和现象，按照规定程序及时纠正处理，决不姑息迁就。

其次，建立档案法制监督机制。注重档案执法的公正，依法对档案违法案件进行查处，保证执法检查的严肃性、准确性和科学性。

综上所述，贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《福建省档案条例》、《福建省中、小学学校档案管理暂行办法》，加快学校档案工作依法治档的步伐，不断提高学校档案工作的整体水平，势必将成为中职学校可持续发展的一项重要任务。

【参考文献】

[1]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，2005（5）.

[2]刘春花.高校依法治档之我见[J].兰台世界，2006（13）.

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[5]宋秀明.浅谈依法治档[J].福建档案，2014（1）.

[6]叶祖华.论高校档案管理工作中存在的问题及对策[J].福建档案，2014（3）.