马蒙蒙

摘 要：高校二级学院教学档案管理工作是高校二级学院教学管理工作的重要组成部分。本文结合高校二级学院教学管理工作实际，阐述了高校二级学院教学档案的内容、高校二级学院教学档案的作用、高校二级学院教学档案管理工作存在的问题以及加强教学档案管理工作的措施。

关键词：高校二级学院；教学档案；管理

教学档案是学校在教学、科研等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，它真实地反映了学校教学实践、教学管理、教学科研等活动以及学校教学工作发展的过程和全貌，是教学管理过程的真实记录，是学校教学管理工作的重要组成部分。

1 高校二级学院教学档案的内容

1.1 教务管理类材料：包括各学期课程表、调、停课申请材料、教学任务书、期末考试试题审批表和空白试卷、考试安排、监考记录、考试成绩单、成绩分析等。

1.2 教学管理与评价类：包括听课记录、教师教学质量评价表、教学检查总结及相关材料、有关教学工作的活动记录、工作计划、工作总结、管理规章制度、各种通知等。

1.3 学籍管理类：在籍学生名册及相关数据、学籍处理审查材料、学生休学、复学、退学、转学等学籍异动材料等。

1.4 专业建设类：包括专业建设规划和总结、专业人才培养方案和教学计划、精品课程建设、教材建设和精品教材有关材料、课程教学大纲、课程和教材建设规划等。

1.5 实验与实践教学类：包括实习基地建设情况、实习总结、实践教学大纲、实验室开放管理制度等。

1.6 毕业设计（论文）类：包括毕业设计（论文）有关文件、学生毕业设计（论文）文本、学生毕业设计（论文）总结等。

2 高校二级学院教学档案的作用

2.1 二级学院的教学档案是学院对教师进行教学质量评价的主要参考依据。教学质量评价是学院教学质量监控的重要内容，教师教学水平的高低可以通过一系列量化数据反映出来， 学院教学档案中的数据信息能真实、直观地反映学院教学质量的高低。如学生的期末考试成绩、教学督导的听课记录、教师同行评教、 学生网上评教结果等都可以做为学院对教师进行教学质量评价的指标条件。

2.2 二级学院的教学档案可以为师生的工作或学习需要提供相关证明材料。在教学管理工作中，教学档案可以证明许多问题。学院教师在评定职称时，教学档案可以为其提供所需材料，如历年教学任务书、工作量、各种教学奖励、学生评教结果等材料。学院在校生、毕业生在就业、出国留学、考研时需要出示成绩证明，可以根据教学档案的“学生成绩单”给予证明。

2.3 二级学院的教学档案为学院领导科学管理和正确决策提供重要的参考和依据。在教学管理过程中形成的各种统计表、计划、工作安排、教学总结及报告等教学档案是历史真迹的原始记录，对学院日后的教学管理工作具有很好的参考和利用价值。 教学档案真实的记述和反映了学院教学管理工作运行的轨迹，是学院重要的信息资源，学院管理层通过参考和研究学院的教学档案，总结经验，查找不足，明确目标，从而对学院今后的发展、改革方向做出正确的决策。

2.4 二级学院的教学档案是学院开展专业评估、国际评估等的基础和依据。2011年，教育部确定了以学校自我评估为基础，以院校评估、专业认证及评估、国际评估和教学基本状态数据常态监控为主要内容的高等教育教学评估顶层设计。学院进行专业评估、国际评估等都需要教学材料等教学档案作为支撑。专家依据学院提供的教学档案考查学院过去的工作情况，并作出综合评价，由此可见，教学档案完整与否，直接影响着评估的结果。

3 二级学院教学档案管理工作存在的问题

3.1 二级学院乃至学校对教学档案管理工作重视程度不够。 目前，许多院校对教学档案的重要性认识不足，对教学档案管理方面的工作缺乏足够的重视，从而造成对教学档案管理工作的忽视，比如在教学档案管理工作上所投入的经费不是很多，教学档案管理制度不够健全，有的教学院系甚至没有配备专职从事教学档案管理的工作人员，而是让教学秘书兼职做档案管理人员，仅仅对教学档案进行简单的整理和保存。

3.2 教学档案管理人员专业水平较低。目前，许多高校二级学院的教学档案管理人员并不是学习档案管理专业、受过档案管理专业培训的档案管理人员。而大部分是由其他岗位人员半路出家改行来做教学档案管理工作的，或者是由教学秘书兼职的，不能拥有充足的时间和精力进行档案管理工作。他们缺乏先进的教学档案管理知识，专业技能和业务知识水平较低，教学档案管理的能力较差，从而严重影响了学院教学档案管理的质量和水平。

3.3 教学档案管理方式陈旧。现在大多数高校尽管在不断探索教学档案新型管理模式，但二级学院对于传统教学档案管理方式的依赖程度仍然很高，教学档案还是以纸质材料为主，对于教学档案的搜集、管理的工作量还是比较大，工作方式仍比较落后，工作效率有待提高。

4 加强高校教学档案管理工作的措施

4.1 转变思想，加强对档案管理工作的重视。从学院领导到普通教职员工都要充分认识到教学档案工作的必要性和重要性，把教学档案管理工作作为一项重要内容来抓，并配备专人负责此项工作。学院可以依据《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，结合学院的实际情况，制定出学院的教学档案管理制度或管理办法，以规范档案管理工作。

4.2 提高二级学院档案管理人员的业务素质和专业水平。档案管理人员的业务素质和专业水平对教学档案管理工作的质量起着决定性作用。学院的教学档案管理人员应不断提高自己档案管理的相关能力，熟练掌握档案管理工作规范以及工作流程。学院应为教学档案管理人员开展有关教学档案管理方面的业务培训、并定期组织其去其他院校参观学习以不断提高档案管理人员的业务能力和专业水平。

4.3 不断加强学院教学档案信息化建设，逐步实现教学档案数字化、网络化管理。二级学院应不断加强教学档案信息化建设，这是社会发展的必然趋势。应用成熟的档案管理软件，建立档案数字化信息数据库，将传统的纸质档案转化成数字化形式存在的档案资源，这样就能够通过计算机网络对教学档案进行收集和管理，实现教学档案信息资源共享，从而大大提高了工作效率。

参考文献：

[1]谢玉华.加强高校院系档案管理工作的思考[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2008（1）.

[2]胡晓静，朱立.高校二级学院教学档案管理建设探讨[J].中国科技信息，2009（03）.