2009年，我公司为全面提高档案工作管理水平，适应数字档案管理的需要，更好地为单位各项工作服务，笔者所在的单位通过了湖北省档案工作规范管理“AAA”级评审。我们以达标升级为契机，我们使用清华紫光档案管理软件，建立了档案数据库，提高公司档案信息化管理水平。

1 应用档案管理软件的优点

（一）利用电子文件载体材料要比纸质档案的寿命要长。使用软件，首先要做的是将纸质档案进行扫描，转换DPF电子文件，然后挂接入库，以往的纸质档案在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，除了入档案数据外，我们还可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，VCD、DVD光碟、小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏。

（二）极大地提高管理人员的工作效率

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来，可以更好地从事档案的收集和编研工作。比如我公司已经建立OA系统或类似系统及其接口，这些系统的数据可通过接口直接转入文件管理功能；各部门文书人员可以通过使用文件管理功能，将文件录入（转入）文件库；文件管理功能完成对文件的鉴定、整理和调整。不需要归档的文件可以存放到不归档文件库中，需要归档的文件可在文件管理功能直接归档。……