熊冬珠

摘 要：随着机关事业单位住房分配改革工作的推进，2004年全面实施住房货币化分配政策以来，逐步形成了一种新的档案类别材料——住房档案，它是适应国家房改发展需要所建立的一项专门档案。本文接合实际操作流程，阐述住房档案形成以及管理过程中的相关问题。

关键词：住房货币档案管理

随着机关事业单位住房分配改革工作的推进，2004年全面实施住房货币化分配政策以来，逐步形成了一种新的档案类别材料——住房档案，它是适应国家房改发展需要所建立的一项专门档案。此项档案材料的来源围主要是机关事业单位的正式在编的职工。为能系统、真实的核准每位职工的住房信息，核发住房货币化补贴，完善住房档案的建立、管理机制，从以下几个方面谈谈住房专项档案的管理模式。

一、建立住房档案的背景

1998年7月，国务院颁布了《国务院关于进一步深化城镇住房制度改革，加快住房建设的通知》《通知》要求，从1998年下半年开始停止住房实物分配，逐步实行住房分配货币化。住房分配货币化是深化城镇住房制度改革的重要内容，对于不断满足人们日益增长的住房需求、推动住宅产业发展、扩大居民消费、拉动经济增长具有非常重要的作用，直接涉及到个人的切身利益。

为响应国务院的号召，将住房改革这项政策性极强的工作落到实处，就必须对城镇个人住房情况进行清查摸底，分单位、系统建立个人住房档案，核实个人住房情况，为住房改革的实施提供可靠依据。由此可见，所谓住房档案，是各种类型的单位、团体在进行房产管理的过程中形成的，保存备查的文字和电子记录。

二、住房档案具体内容

从开始的清查建档，到最后的核实上报，住房档案会形成以下相关材料：

1.《单位职工住房情况登记表》

2.职工夫妻双方身份证复印件

3.配偶单位住房情况证明

4.房产证、土地证复印件或房产证明

5.房改政策文件

6.单位组建房管专班的文件

7.单位房改实施方案

8.单位工会决议

9.关于申请核定职工住房补贴的报告（行文）

10.工作总结

11.其它证明材料

12.《单位职工住房情况登记汇总表》

13.《单位年度职工住房补贴情况申报表》

14.《单位年度职工按月住房补贴清册》

15.《单位职工住房补贴情况记载表》

16.《单位98年末职工一次性住房补贴清册》

17.《单位98年末职工一次性住房补贴申报表》

18.《住房已达标职工情况汇总》

19.《住房未达标职工情况汇总》

20.《无房职工情况汇总》

三、住房档案分类管理

住房档案可分为个人与综合两种。

住房档案中个人部分主要由《单位职工住房情况登记表》、职工夫妻双方身份证复印件、配偶单位住房情况证明、房产证、土地证复印件或房产证明四部分组成。

住房档案中综合部分主要由房改政策文件、单位组建房管专班的文件、单位房改实施方案、单位工会决议、关于申请核定职工住房补贴的报告（行文）、工作总结、其它证明材料、《单位职工住房情况登记汇总表》、《单位年度职工住房补贴情况申报表》、《单位年度职工按月住房补贴清册》、《单位职工住房补贴情况记载表》、《单位98年末职工一次性住房补贴清册》、《单位98年末职工一次性住房补贴申报表》、《住房已达标职工情况汇总》、《住房未达标职工情况汇总》、《无房职工情况汇总》等十多项组成。

以上两种档案，个人档案应交由房管部门单位存放；综合档案应适时交单位综合文书档案整体存放。与此同时，住房档案形成的过程中还会产生大量的电子信息，借住房货币化的软件并存，在管理纸质档案的同时，维护好电子档案信息尤为重要。任何一个数据信息的更改，都会给整个住房货币化工作带来无限量的麻烦。特别是在住房货币化软件多次更新的过程中，原软件数据不能整体导入，必须得重新输入，为数据信息的前后一致性，前后数据的比对、维护、保存需时时进行。

四、住房档案三大特点

住房档案的特点为，即组织严密、持续可变、公开共享。

（一）组织严密

住房档案的形成，都依托系统的政策文件，必须严密规范，不得随意修改，有分离的偏差。对于要求个人提交的材料要缺一不可的完整收齐，且要实现时实更新。对系统电子信息的录入，要把好四关，即，人员关，审查关，录入关与核对关。

人员关，即基层单位应选调了政治上可靠、作风正派、责任心强、业务水平过硬的人承担起住房档案的管理工作后，不可忽视了对住房档案管理人员的思想教育工作，不断的端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证住房工作的顺利开展。

审查关，即信息在录入之前，要先审查个人的各项信息，且进行前后比对，及时发现、整理个人住房信息的变更异动。在政策把握上，不能统一政策、公平公开的推进此项工作，会造成各人利益的直接损失。

录入关，即在录入住房信息时，最好不要有多人同时在线，仔细将各个数据信息输入电脑。如有任何一个小数点信息的错误，都会造成档案数据的失真，还会使现有的系统数据与纸质材料的内容数据不一致，使住房货币化的统计核算工作出错。因此，必须在材料形成、录入的管理维护过程中始终保持工作的严密性，不允许丝毫差池。

（二）持续可变

住房档案材料的形成与其它的文书档案材料有所不同，它有着固有的连续性与可变性。因社会市场经济的搞活，个人房产情况会时时发生变化，同时，住房档案的建立主要是服务于住房货币化工作开展的基础，与个的的房产情况，职称职级的变动，工资待遇的提升，婚姻状况等各项情况有着必不可分的联系，前面任何信息的异动，都会使其货币化补贴金额发生改变。所以，在相应时间截点内，要时时更新，时时核对，确保单位、个人利益互不受损。

（三）公开共管

住房檔案的形成过程依赖于个人材料的上报，由单位再进行后期汇总，对于材料的真实性、完整性还有待于审核。目前，武汉市住房货币化管理系统仅仅只能是在内部使用，不能与省市乃至国家的个人住房系统进行对接，假如上报过程中，有人虚报、瞒报、假报、错报，仅凭个人交的材料，一线管理单位无法识别真假，特别是对房产进行过处理的情况，更是不得而知。当个人利益受到损害时，个人肯定会提出，但国家、组织利益无法保证。所以如何将住房信息在有效的权限进行对接，个人信息在一定范围内接受公开监管，是需要政府、房管单位、用人单位、财政单位共同努力和实现的一个重要问题。