浅谈医院后勤档案的意义与对策

2016-03-21李英

卷宗 2016年1期

李英

摘要：在医院的运行和发展中，后勤的档案管理是重要组成部分，为医院正常、高效运行提供不可缺少的后勤保障。良好的后勤档案管理能够促进医院整体医疗水平的提高及后勤管理水平的提升。笔者从医院建设后勤档案管理、医院常规后勤档案管理、医院后勤档案管理的现状及需要解决的对策等三方面进行了阐述。

关键字：医院；后勤档案；管理；意义与对策

医院后勤档案管理主要内容有医院设计、建设、招标、绿化、装修等建设类的管理，还有水电气、设备运行、食堂运行、清洁灭害等日常运行类管理。除了这两大方面的档案管理工作，医院在将部分业务对外承包的情况下，应该进行相应的外包档案管理。在信息化的今天，医院后勤档案的有效管理是医院高速运转和顺利发展的有力保障。

1 医院建设类后勤档案管理的意义

（一）对医院住院楼正常运行的意义

医院在设计、建设、招标、装修时期的档案管理具有阶段性强、人员流动大的特点。在医院建设期完成后，前期很多资料整理难度较大、以前的科室负责人已经更换，这就让医院建设期内加强后勤档案管理工作显得十分必要和重要。如医院后勤档案中对建设期间的医院建筑工程规划核准图的复印件、规划总平面图复印件、工程规划许可证复印件、住院楼的验收结果证明、房产测绘结果、法人授权委托书、测绘联系单等关系医院房产证办理的资料等要进行严格的管理。这些资料的严格管理方便以后医院的住院楼办理房产证等工作顺利进行，保障医院的住院楼正常使用。

医院的运行和管理中要进行住院楼的维修和维护，很多医院住院楼在维修前及维修后都需要参照医院建设期的档案与资料。良好的后勤档案管理能够在维修需要时尽快提供所需相关资料及文件，保证维修工作的合理性和安全性，进而保障医院住院楼的正常运行和使用。

（二）对医院可持续发展的意义

在当前激烈的竞争中，医院要想稳健的发展，更好地实现可持续的发展，主要依托于良好的医院管理。后勤管理是医院管理的重要组成部分，而后勤档案管理又是后勤管理的关键所在。一个三级甲等综合医院，若能高度重视后勤档案管理工作、充分利用医院的网络信息及医院的电子资源优势，对医院建设资料实施科学管理，必定能够促进医院的可持续发展。

2 医院常规后勤档案管理的意义

常规后勤管理是医院日常运行与管理的基础，院内日常运行管理工作很繁杂，同时还有着较高的标准来衡量。随着医院规模的不断扩大及医院体制的改革，变得日趋复杂。后勤档案管理作为医院后勤管理的重点部分，科学、高效、规范的管理是医院高效、稳定运行的关键和根本。常规化的医院后勤档案管理能够为医院日常运行提供准确而详尽的运行管理数据，作为医院日常运行管理的参考和依据，在整体上提升医院医疗服务的水平，保障医院正常运转。

3 医院后勤档案管理的现状

（一）长期以来，医院后勤档案由于缺乏统一的管理规范和具体的分类标准，以前很多后勤档案处于分散管理状态。医院后勤的很多文件材料在管理上相对杂乱。一些重要的档案资料得不到足够的重视，通常由科室负责人来负责整理这些资料，但是随着科室负责人的工作调动，导致很多后勤资料残缺不全或灭失，这些都是由于没有进行科学的整理和管理导致的。

（二）由于对医疗后勤档案重要性认识不足，医院后勤档案管理人员兼职过多，未配备专门的档案管理人员，同时又缺乏必要的培训和学习。加之后勤档案设备较差，保管条件也跟不上发展的需要。即使已建立后勤档案管理部门，由于长期处于较差的环境中，造成档案过快的老化和霉烂。

（三）由于后勤档案管理制度不健全，在各级医疗机构都造成不同程度的档案资源的损坏和浪费，严重制约了医院科学化、标准化管理水平的提高。

4 医院后勤档案的问题的解决对策

随着医院现代化进程的不断深入，以前杂乱的后勤档案管理体制和管理水平已难以适应医院现代化管理之需要，严重制约着医院医、教、研以及相关工作的顺利开展。

根据省、市各级档案管理部门关于加强档案管理的指示精神，对医院后勤档案实行综合管理，确保档案的完整与安全已是势在必行的。实行科学的后勤档案管理，是医院档案工作中的具体体现和要求，是医院档案工作的发展方向。

不断增强后勤档案的意识，改善后勤档案资料的存储条件和存储介质，提高档案信息资源的开发与利用，从而把档案综合管理真正纳入规范化、现代化管理的轨道，使档案资源能更好地为医院后勤建设服务。

为了实现上述目标，必须抓好以下几个环节：

1、健全后勤档案的管理机构，领导要提高重视程度。

成立专门的后勤档案办公室，由总务科科长主管，专职档案员负责具体业务，各物业公司负责配备一名兼职档案员。

2、广泛宣传，重点培训。

用各种宣传工具，传播档案法规知识，提高对档案工作重要性的认识，并加强对后勤档案管理人员的培训，提高档案管理水平和业务技能。

3、完善管理制度，规范运作。