刘社文

(安徽农业大学 档案馆，安徽 合肥 230036)

论网络环境下高校档案利用现状与对策*

刘社文

(安徽农业大学 档案馆，安徽 合肥 230036)

随着网络技术的发展，信息化管理和利用已成为时代的主流。网络环境下，人们对高校档案利用的意愿和要求随之提高，然而受制于诸多因素，这种意愿和要求无法得到充分满足。目前高校档案信息化平台建设发展不平衡，数字档案信息资源体系建设滞后，协同利用程度低。建议加大档案网络平台建设，加强数字档案资源体系建设，实现高校档案利用的网络化。

高校档案；档案利用；协同发展；档案信息资源；档案工作

随着现代信息技术的发展，信息化管理和利用已成为时代的主流。网络环境下，“人们利用高校档案的意愿和要求也随之提高，其最理想利用模式是能以合法的方式利用任何可以利用的档案信息”[1]。这对高校档案部门信息化建设提出了新的要求，需要采取各种方式，提供高校档案或其编研材料，准确、及时地满足高校档案利用者的需求。然而在实际工作中，这种理想的模式受到很多因素的牵绊，无法使高校档案利用在网络环境下发挥得淋漓尽致。本文将就此深入剖析网络环境下高校档案利用的现状，提出适合新形势下高校档案利用的合理对策。

一、网络环境下高校档案利用的现状

(一)档案信息化平台建设发展不平衡

经过长期的发展，高校档案已由传统的利用方式逐步走向网络利用方式，开启了利用的全新时代。在网络利用发展历程中，高校档案部门开展了信息化平台建设，也取得了相应的成绩，但高校内部、高校之间发展还不平衡。

1.高校内部发展的不平衡

一方面，高校档案部门在信息化平台建设过程中，软硬件建设发展的不均衡制约了档案利用工作的开展。众所周知，高校档案的信息化利用平台建设包含基础设施的建设和应用系统的建设两个部分，缺一不可。基础设施的建设主要是指高校信息化建设所需的基本条件，硬件设施包含机房、网络、计算机及其他网络交换设备，软件设施包含数据库管理系统、编程环境、操作系统等；应用系统的建设包括电子文件管理系统和档案信息管理系统，数字档案馆、档案发布平台等具有特定功能的建设。资金投入的不足使得档案部门在采购设备时顾此失彼，照顾了眼前发展的需要，而未对长远的发展留下足够的空间。就安徽省而言，大多数高校都采购了档案管理软件，利用网络版或单机版软件对本校的档案进行网络化管理。然而这仅停留在档案辅助管理系统阶段，依托机读目录对高校档案的整理、编目、保管和利用工作进行辅助管理。与此同时，机房、网络和档案发布平台建设几乎一片空白。此外，人才队伍构成的不合理导致了专业人才的匮乏，缺少对信息化平台建设的统一规划和长远打算，阻碍了档案信息化平台建设的可持续发展。

另一方面，高校各部门之间信息化平台建设也参差不齐。纵观高校信息化建设，综合办公系统即OA平台建设必不可少，它有效地提高了办事效率，汇集了高校所有综合办公信息，是电子档案产生的重要来源。鉴于此，高校对OA办公平台建设可谓格外重视，并随着技术不断的发展更新而更新换代。此外，高校作为教学和科研型机构，各项工作的重点在于教学和科研，其信息平台建设也会得到优先发展，更新换代的速度比较快。高校档案工作作为一项基础性服务工作，需要紧紧围绕教学和科研为中心开展利用工作，其信息化建设理应得到同步发展。然而，令人遗憾的是，有些高校档案管理系统仅是单机版，没有有效联网；有些高校虽采用了网络版档案管理系统，但是还未与OA管理系统以及其他职能部门的系统有效对接；甚至有少数高校还没有购置档案管理系统，还处于手工管理和检索阶段。这就造成了档案部门和其他部门的信息化平台建设参差不齐的局面。

2. 高校之间发展的不平衡

近年来，高校信息化建设工作成绩显著，基础建设、资源体系、电子政务和保障设施得到了长足发展，但是由于办学层次、办学水平和地区发展的差异，高校的信息化建设发展很不均衡。首先，各高校对档案信息化平台建设投入不尽相同，造成了发展的参差不齐。就沿海和内陆发展来看，经济发达的沿海地区对高校投入相对较多，其档案信息化发展水平普遍较高，而内陆投入较少，阻碍了高校档案信息化平台的建设，其基础设施无法满足高校档案信息化建设的需求；就不同办学层次的高校来看， 985工程、211工程高校属于国家重点建设的高校，信息化投入力度较大，一般普通院校限于财力而发展缓慢。其次，高校档案信息化平台建设规划不一。有些高校虽然在基础设施方面加大了投入，但仅限于解决现有问题，缺乏整体规划，信息孤岛现象严重，不利于信息化建设的长远发展；有些高校整体规划较强，在规划档案信息化建设时，注重互操作性和共享性，实现了各种电子文件管理系统和档案管理系统的集成，形成了文档一体化的管理模式。

(二)数字档案信息资源体系建设滞后

2014年中共中央办公厅和国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)在档案资源体系建设方面特别强调了传统载体档案数字化以及促进资源共享。这为各行各业档案信息资源建设指明了方向，有利于档案网络信息资源体系建设。数字档案信息资源是网络环境下高校档案利用的基础，直接决定了网络环境下高校档案利用的好坏。虽然有《意见》的总体指引，但是高校数字档案资源体系建设由于种种原因还处于滞后的状态，从而造成了网络环境下档案利用无米之炊的尴尬现象。

制度体系建设的缺失使得高校数字档案资源建设无的放矢。就安徽省而言，高校数字档案资源体系建设的规章制度建设处于真空状态，缺乏统一的规划。虽然有高校在数字档案资源体系建设上有所行动，但时断时续，是一种自发状态，可持续发展的动力不足。更多的高校因为没有相关的规划，数字档案资源建设仅停留在想象层面，无法付诸行动。

数字档案资源主要包括纸质档案数字化和电子文件。在高校纸质档案数字化实践中，纸质档案数字化比重较低，整体进程较慢；各门类档案数字化程度不一，教学档案取得了优先发展，其他门类档案数字化没有及时跟上。高校电子文件资源虽然极为丰富，但真正归档成为档案可供用者使用的不多见，除了各系统之间有效对接不足之外，思想上不够重视也是很大的制约因素。

(三)协同利用程度低

“协同学理论认为，一个系统中，各个子系统和各种要素若不能很好地协同或始终处于离散无序状态，就无法形成合力，获得整体功能和整体效益。”[2]高等教育作为整个社会大系统中的一个子系统，其档案信息利用的协同发展初见端倪，但还远不能满足现实发展的需要。

其一，系统内部发展不和谐。在协同利用中，教育主管部门没有统筹构建档案开发利用平台，致使系统内部没有形成一个有机整体，缺乏共同目标，教育主管部门和高校、高校和高校之间各自为政，网络资源分散，共享性差。以办理学历学位认证为例，在学信网上查不到相关信息的前提下，教育主管部门学历学位认证中心往往要求毕业生提供省招生办盖章的招生录取表、学生成绩和毕业信息等材料。这些档案信息或是教育主管部门直接形成并保存(如招生录取表)，或是高校送往教育主管部门报备材料(如毕业信息)，理应直接为利用者利用，减少利用者奔波劳累之苦。然而现实是利用者仍需要往返于办事机构和毕业高校之间。其二，每个系统不是独立存在的，它与外界也有动态的联系，并受其影响。就目前而言，高校档案利用与外界几乎处于隔离状态，系统与外部的共生建设效应尚未凸显。

二、网络环境下高校档案利用的对策

(一)由偏颇到均衡——加大档案网络平台建设

档案信息化软硬件建设的不足严重制约了网络环境下档案利用工作的开展。改变发展偏颇现象，实现均衡发展，势必要进一步加强档案网络平台建设。这里所说的均衡发展，并不是说高校内部档案信息化建设平台和其他信息化建设平台或者高校之间的档案信息平台建设要绝对平等，不能有任何差别，而是在同步发展的基础上，高校档案信息化平台建设要适应本地区、本部门发展的需要。

1.将档案信息化平台建设纳入部门统一规划

高校档案工作是高等教育一项基础性工作，基础性和服务性定位决定了其应以高等教育教学、科研发展需求为导向，树立以人为本观念，满足师生员工的利用需求，不断完善档案管理运行机制，建立起与自身发展相适应的信息化服务平台。高校在统筹信息化建设时，应将档案信息化平台建设纳入其中，力求走高起点、快发展之路，配备所需的软硬件。在采购档案软硬件时，尽量使用网络版软件，并配备相应的服务器和信息发布平台。条件允许的高校，档案部门可自行管理档案网络平台，条件较差的高校可寻求与学校网络中心合作等手段解决技术难题。

2.树立档案信息化大管理理念

档案信息平台建设不仅仅是档案信息平台自身的建设，还应兼顾与之相关的一切信息平台的建设与发展。“档案信息服务平台强调以信息为中心，充分考虑用户的需求、 部门科室之间的信息交流以及信息资源的共享，打破了按组织机构设置的职能进行分工，使信息的收集、加工、保管、整理和服务相互分离，不同及相同类型的信息资源分散在不同的管理系统的模式，而成为‘运用集体的智慧提高应变能力’，建立有利于管理工作者与用户彼此合作的工作方式。”[3]因此，在统筹档案信息化平台建设时，还需要放眼外界和长远，考虑与OA办公平台和教学科研等应用系统的对接。按照档案管理和利用的要求，做到相关数据的抽取、交换和推介工作，真正实现平台建设的网络化。

(二)由自在到自觉——加强数字档案资源体系建设

自在和自觉是用以表述理念发展的两个不同阶段。自在是19世纪德国古典哲学家黑格尔的专门术语，指的是人们理解问题时总出于自发的心态，处于感性阶段，往往只看到现象而不能认识其本质；所谓自觉，指的是认识由感性阶段上升到理性阶段，对事物的发展有自知之明，并对其发展历程和未来有充分的认识。在数字档案资源体系建设上，高校长期的自在发展模式虽然取得了一定的成绩，但是制约了新形势下档案网络化利用工作的开展。由此可见，从自在到自觉是新形势下加强数字档案资源体系建设的必然趋势。依据自觉的定义，高校应该从以下三个层面做好数字档案资源体系建设。

首先是意识上的自觉，即自我觉醒和自我反省。随着计算机及网络技术在档案管理中的广泛应用和快速发展，档案数字化是今后很长一段时间的工作重点，打破时空界限，实现网络化利用是高校档案利用工作的必然发展趋势。加强高校数字档案资源体系建设对于保护档案实体安全，丰富馆藏数字资源，实现资源共享，充分发挥档案在高校和社会发展中的作用具有十分重要的意义。

毋庸置疑，与传统介质档案建设相比，高校档案部门在数字档案信息资源建设方面还比较薄弱。这就需要高校档案部门在意识上树立自觉的态度，转变传统的认识和工作重点，借助档案数字化发展的东风，对当前高校数字档案资源体系建设所处的地位、作用、意义等具有高度清醒的认识。具体来说，首先需要对相关的法律法规和国家标准进行认真梳理，做到有的放矢；其次，要深入学习和了解档案信息资源数字化业务知识，在认识上要由感性认识上升到理性认识；最后，最大限度拓展档案资源体系建设主体范围，调动一切积极因素，争取高校和社会各方面的支持。

其次是行动上的自觉，即自我创建，主要是对推进高校数字档案资源建设、发展等规章制度、具体措施、战略思维等要有高度清醒的认识。

无规矩不成方圆。高校数字档案资源建设初期，自在和无序的模式开启了建设的先河。但是，随着新形势的变化，尤其是在《意见》颁发实施后，数字档案馆建设已被提上日程，加强统一规划、完善相关制度迫在眉睫。制度的构建应从制度层面和制度内容两方面着手，缺一不可。制度层面的建设应以顶层设计为基础，统一考虑高校数字档案资源体系建设的发展规划，充分发挥不同部门在体系建设中的作用，避免各自为阵的现象；制度内容的建设应从目标、内容、方法上加以设计和完善。“通过对英美等国高校档案馆建设情况分析可以发现，其高校档案馆之间以及档案馆与图书馆、博物馆文化合作和共建水平较高，如苏格兰高校档案信息资源整合门户网整合了苏格兰地区10所高校的档案信息资源，促进信息共享；哈佛大学图书馆与档案馆合二为一，共同对外提供高校文献信息服务。”[4]137-140

数字档案资源是一个长期建设的过程，需要建立一个长效机制，在注重电子资源建设的同时，也要注重其他载体档案的数字化；在教学档案数字化优先开展的同时，其他门类的档案数字化进程也不容忽视。

再次是方向上的自觉，即自觉把握高校数字档案资源体系建设规律。诚然，在高校档案资源建设上，档案工作者的满腔热情固然重要，但理性的认识、规律的准确把握弥足珍贵，尤其需要在其发展的阶段性、体系构成的多样性和建设的长期性三个方面有与时俱进的理解和认识。

(三)由独享到协同——实现高校档案利用的网络化

“随着我国高等院校近些年来在社会文化事业发展过程中的影响力逐渐增大， 社会科学研究与人文交流领域需要高校参与其中， 并发挥重要的知识导向作用， 而高校也需要社会的大平台支持进行学校自身的深化改革与发展，而扭转‘信息鸿沟’问题，打破‘信息独享’问题成为高校档案管理机构，乃至高校决策层急需解决的问题。”[5]作为社会大系统中的子系统，高校档案部门有着自身的发展规律，同时也与外界进行着动态的联系，其发展也受着外界的制约和影响。

首先，要实现系统内部的和谐发展。高校档案部门是一个有机整体，需要在协同利用的目标指引下，建立以教育行政管理部门为主导、各高校密切配合、档案馆(室)为基础的档案协同利用架构。打破部门和条块分割，整合同一高校内不同部门、同一地区各高校档案馆(室)及不同地区高校档案馆(室)的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。这里的整合，不是简单的档案实体资源集中，实践证明这也是不可取的，而是需要在新形势下建立档案利用的实体网点和虚拟网络，在整体规划下，利用技术手段促进网点和网络之间的紧密联系。实现内部和谐发展，还应做好鉴定工作，注意档案信息资源的安全，区分哪些资源可以对外协同利用、哪些需要做好保密工作；注意档案资源利用的时效性，分清外界需求的轻重缓急。

其次，实现与系统外部的共生。唯物辩证法认为世界上一切事物都不是孤立存在的，而是和周围其他事物相互联系着的，整个世界就是一个普遍联系的有机整体。网络环境下，高校档案工作应与系统外部协同发展，建立稳定机制，获得规模可扩展，实现优势互补、共同发展的目的。在不影响本校利用的情况下，跻身公共服务领域，扩大利用范围。一方面，基于现有的网络服务平台，把已公开的各类档案、信息上传网络，打破时空界限，开展远程利用；另一方面，在现有网络服务平台紧密对接的基础上，把相关信息推送到全国开放档案平台上，实现资源的共享，做到一站式服务。

再者，充分发挥档案社会组织的作用。“近年来，各省市都相继成立高校档案工作研究会(学会或协会)，甚至在全国范围内有些性质相近的高校成立了档案工作协作组。”[4]137-140档案社会组织是政府和高校档案部门之间、不同高校档案部门之间发展的桥梁和纽带。它的兴起和发展，促进了档案工作的深入开展。在网络环境下高校档案利用工作中，档案社会组织应积极配合政府部门开展档案利用调研和行政执法，促进相关制度建设；利用政府购买服务契机，统筹规划区域内高校利用体系平台；对会员单位档案工作人员进行业务培训，力求转变思想，把档案工作重点从传统的收集、整理、保管转变到多形式的利用上来。

综上所述，网络环境下高校档案利用是一个系统工程，是新形势下高等教育发展对高校档案工作提出的新要求。虽然理论界对此展开了相关研究，但还不够深入，仍需要进一步探索。实践上，虽然高校的网络利用工作开展得如火如荼，但是缺乏整体规划，尚未形成统一的体系。网络环境下，高校档案利用工作的发展任重道远。

[1] 刘社文.高校档案利用障碍及对策分析[J].云南档案，2012(9)：50-53.

[2] 哈肯.协同学[M]. 徐锡申，译.北京：原子能出版社，1984.

[3] 路凤英，谢怡，高婷. 网络管理视角下的档案信息服务平台建设践行研究[J].档案学通讯，2012(1)：73-76.

[4] 刘社文.论高校档案馆文化功能建设及实现途径:以文化自觉为视角[J].安徽农业大学学报(社会科学版)，2013，22(4)： 137-140.

[5] 曹勤民.从“独享”走向“共享”:论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012(5)：49-52．

Utilization of College Archives in Network Environment

LIU Shewen

(AHAU Archives, Anhui Agricultural University, Hefei 230036, China)

With the development of network technology, informatization management and utilization have become mainstream of the times. In network environment, people’s aspiration and requirement for utilizing college archives have increased accordingly. However, such aspiration and requirement cannot be fully satisfied at present due to many factors, for instance, unbalance between construction and development of informatization platform of college archives, lagging of the construction of information resources system of digital archives, and low degree of coordinated development. Therefore, it is wise to reinforce the construction of archives network platform and of digital archives resources system, and achieve networkization of college archives utilization.

college archives; archives utilization; coordinated development; archives information resources; archives work

2016-04-17

安徽省高校省级人文社会科学研究项目(SK2014A242：《网络环境下高校档案利用服务工作研究》)

刘社文(1982-)，男，安徽泾县人，安徽农业大学档案馆副研究馆员。

G271

A

1009-2463(2016)05-0059-05