郑顺锦

黑龙江省依安农场

浅析切实加强人事档案管理工作

郑顺锦

黑龙江省依安农场

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录人才信息的重要载体。它直接记录和反映出个人经历、德能勤绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹和历史背景等个人信息，是重要的人才信息源。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据，也是知人善任，选贤任能的重要依据。然而，当前很多事业单位人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度地存在，给档案管理工作带来了困难，也直接影响到人才档案信息的正确使用。因此，人事档案管理在适应单位的改革与发展的进程中，特别是在当前正在进行的事业单位改革中作用越来越明显。

人事档案；特点；问题；措施；创新

一、人事档案的基本介绍

人事档案中所记载的信息资料，正是我们平常的生活中重要的阅历，就是我们生活中所发生的一些大事件。这些都是我们能力的见证。同时，在记载我们荣耀的同时，人事档案中也会大公无私地记载着我们生活中所犯的错误，以及我们平常所出现的一些重要违纪情况。如同美国的信用体系一样。在美国，他们国家的公民能够从银行手里拿到钱，靠的就是信用体系所提供给银行的自己信用级别证明。人事档案也和这些信用体系一样，具有法律效益。受到国家的机密文件保护，以免出现外泄导致居民日常生活活动受到干扰。

二、人事档案管理的特点

从中国交通每年、每月的承载量来看，我国目前的人口流动量还是处于一个高峰时段。如此大的人口流动量势必也就造成我国人事档案管理的流动性特点。人事档案一旦离开了具体的人，那么它的存在意义也毫无价值。另外，如前所述，人事档案的作用是为了能够让对面可以在短时间内掌握住自己的基本信息以及自己的才华，那么人事档案的另一个重要特点就是真实有效性。同时，在人事档案的信息记录中，还有一个重要的特点就是其的信息记录应该是具有全面性的。现在的市场竞争压力直接导致了我们的就业人员要了解十八般武艺，门门精通倒也处于其次，只需精通其一即可。片面的人事档案记载很难满足对方了解你过去的需求，也很难在短时间内判断出你的能力。人事档案的记载中，需要记录好员工的成长感悟心得，政治面貌，个人履历等。

三、人事档案管理中存在的问题

（1）人事档案管理手段落后。人力资源管理要求人事档案规范化管理，能够及时有效地提供各种档案信息，为人力资源管理提供服务。但是，目前的人事档案管理仍沿用传统的管理模式，以手工操作、检索为主，管理人员满足于“看摊守点”，缺乏创新和竞争。这些情况严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。

（2）档案管理的硬件设施相对薄弱。有的单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

（3）管理机制呆板。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案管理的重点和难点，目前，主要是依赖于政府的行政手段，但随着政府职能的转变，这项工作的难度将越来越大。另一方面，目前人事档案管理工作中材料收集范围和如何对进档材料进行鉴别等各项制度与新《条例》对人才考察任用时需提供材料提出的新要求不相适应。新《条例》对个人经历和基本情况的要求更加明确和细化。另外，对离任审计、任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，在制度上没有明确，在实践中缺乏可操作性。

（4）档案管理人员素质不高、管理制度执行不够好。近几年管档人员工作变动频繁，新手较多，专业知识缺乏，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不能严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，这就很容易造成个人档案材料造假、销毁、丢失、涂改等问题，给档案管理工作带来很多的问题。规范人事档案管理，为现代人事资源提供有效服务随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起重视，积极拓展管理职能，更新人事档案管理理念。

三、规范人事档案管理，为现代人力资资源提供有效服务

（1）加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。

（2）加大对档案管理工作的投入力度。要建立由公共财政全额提供经费的投入机制，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。另一方面，档案管理所在的单位要建立定期的投入机制，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，可采取“以档养档、适当收费”的办法，补充档案管理经费不足的问题，以确保档案管理工作的有效开展。

（3）建立健全合理的人事档案管理制度。现代人力资源管理趋势要求，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革、及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在材料归档中要做到分类准确，装订整齐；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠。

（4）切实提高档案管理人员的素质。随着现代化进程的不断推进，传统的管理模式不适应现代人力资源管理需要的问题越来越突出。因此，档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。

四、信息更新与及时性

由于人事档案中所记录的信息是要全面、真实地反映这个人的工作学习情况的，所以说，我们需要及时地对该本人生活中所发生的一些事件进行及时更新。保证人事档案中的信息是可靠地、有效地。如果人事档案中所记载的信息是些陈年往事，很难就针对现在的这个人的基本情况进行介绍的话，那么人事档案也就失去了它本来的意义所在。

［1］徐君.加强企业人事档案管理工作的几点建议［J］.人力资源管理.2013（04）.

［2］沈洪香.关于做好人事档案管理工作的几点建议［J］.经营管理者.2013（04）.