李志能

佛山市三水区公路局公路管养中心

浅谈档案管理

李志能

佛山市三水区公路局公路管养中心

档案是一种原始记录，它见证各种事实关系，反映一个单位的历史面貌。档案信息化、一体化是新时代的特征。我们要加快知识结构的变化，要不断“充电”，不断补充“能量”，以求适应新时代的要求。

档案；管理；业务指导；信息；素质

1　档案概述

什么是档案？《中华人民共和国档案法》为档案作了定义：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是原始记录，是历史的第一手资料。它见证各种事实关系，反映一个单位的历史面貌。从外观上看，档案并不是新产生的事物，而是由有形成档案可能的原始记录材料转化而来的，不仅具有历史使命，还具备责任感。

2　档案管理

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。因此，档案管理工作的有条不紊、井然有序是十分重要的。

3　业务指导

3.1提高有关领导及档案管理工作人员认识

档案记录着本单位的各种活动，其中蕴藏着大量的有关本单位的经济、政治、文化等信息，对本单位回顾历史、总结经验，有着不可或缺的作用。同时，档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，做好本单位的档案管理工作也是十分重要的。如果档案管理人员对档案的接收工作做的不及时，就会使这些档案流失，造成档案不齐全、缺失，最终对日后的使用带来困难。因此，有关领导及相关人员务必要提高警惕，加强对档案管理工作重要性的认识，使本单位的资料档案的管理有序。

3.2档案管理的指导人员要加强自身的常规业务建设

管理人员要时刻注意自己的职责是指导与监督而不是参与具体的工作。平时要多在如何加强自身的指导艺术上下功夫，例如：可以在网上搜集一些档案管理方面的资料，或者参与网络中一些专业的论坛、贴吧，与大家一起探讨管理方法、管理艺术，从而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷归档工作是档案工作中的一项常规性、基础性业务工作，搞好每年的年度立卷工作，对巩固档案工作成果起着重要作用，也是档案工作规范化目标管理的前提条件和根本保证。为了提高管理效率，档案管理的指导人员可以组织对新到的人员进行一个短期的培训以增强他们的专业技能，减少因业务不熟练而造成的错误。

3.3指导人员要对本档案室的档案工作情况做到心中有数

指导人员在加强自身的业务建设的同时还要对本馆室的档案做到心中有数，不能只是提高自身而忽略对基本工作的落实。对于工作中存在的问题要根据国家和省档案主管部门出台的各种业务规范性文件和办法及时提出解决方案，避免日常工作的混乱，影响档案管理工作的正常进行。对于因为由于理解不同而造成的问题，例如：在文书立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些档案人员可能会对“一事”理解掌握不准，甚至出现“一文一卷”的做法，针对这种情况，就要求指导人员及时利用年度立卷检查、案卷质量抽查等各种机会做出具体的合理的正确的解释，纠正工作人员的错误做法。

3.4建立完善网络档案管理

档案工作具有点多、面广、线长的特点，目前大多数档案馆室都面临着人手不足，经费短缺的困境。建立网络档案管理可以在很大程度上缓解这一矛盾，同时也是“国家数字档案建设与服务工程”项目建设的客观要求。所谓档案指导网络，就是建立一种以档案管理部门为龙头的网络体系。通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利发展，还可以共享兄弟档案室的资料，为以后借鉴经验、减少走弯路、提高工作效率提供了诸多方便。在创建电子档案管理时，要选拔那些网络技术基础好的工作人员，组成专门的指导与管理部门，以便从组织上保证这项技术含量高、复杂难度大的工作能够准确落实。

3.5指导人员要注意语言艺术

指导人员主要的交往对象是档案管理人员，因此在指导时要注意语言的艺术性，要把档案工作方针、政策、目的、意义准确传达给对方，使对方能够接受自己的意见和建议。在与人交流时要注意说话要温和，既不让人感觉低三下四又不使人感到压抑；在讲解工作时，要有针对性，做到简练、准确，做到对下属的工作要心中有数，不能空口乱说；同时，还要注意个人的形象，坚持服务第一，奉献至上，言必行，行必果的原则。

3.6指导人员的管理手段要与时俱进

社会不断向前发展，新事物层出不穷，档案管理事业也在不断的发展中，这就要求档案指导人员的指导手段要围绕档案工作的基本职能与时俱进，不能在以前的管理方法上停滞不前，要不断提高自己的业务水平。例如，化以前的纸质档案收藏为如今的网络管理，提高档案的利用率；加强与其他档案馆的联系，汲取他人长处，补充本馆的不足，从而促进本馆的发展。

4　档案管理信息数字

随着计算机的普及，互联网技术的引入，我们现在已有非常成熟的档案管理软件，逐步实现公文办理和档案管理规范化与一体化，积极开展网上查询服务，最大限度地提高利用的效果和质量。这样一来既节约能源、节省时间，又和国际接轨，做到无纸化办公、绿色环保。这需要我们熟练掌握计算机操作，更加强调应用机密等级，应用的保密措施能够和数据机密性配套。我们要比前辈们在办公条件上更快捷，以前办公是用手抄，光查找工具就有什么卷内目录、案卷目录、文号目录、全引目录等等，工作量极大，又特别繁重。尤其1992―2003年的档案有十大类分类，查找起来更难。而现在查找一份文件，轻轻一点击计算机就可以了，实在太方便了。

5　档案管理人员素质的提高

档案管理工作是枯燥、乏味的，怎样变乏味为生动和激情，从而促进档案管理工作的更好发展是每一个档案管理工作人员应该思考的问题。提到哪行哪业都要说到人员素质，素质决定了思想的高度，决定了工作的质量。敬业是最基本的要求。档案管理人员要在工作中发现问题，并提出解决方案，还要有勇敢的探索精神，不满足于前人的经验，不满足于目前的成绩。档案管理人员必须熟悉本工作的各个流程，对各个门类的档案都要有所研究，对各种载体档案的管理方法都要了然于胸，要根据新形势、新要求，对旧有的管理模式有所突破，创造属于自己的一套管理方法。我们所处的时代是一个日新月异的时代，每天都会出现新情况，我们要有求实创新的精神，在熟悉的档案管理工作中发现新规律，扎实、有效、开拓性地开展工作。

总之，每个人的知识结构都要常常更新，档案管理工作人员亦是。除了要补充知识以外，还要虚心向身边从事过这个工作的老同事取经，实践出真知，借鉴前人的经验可以让自己少走弯路。向身边的人学习，向同行学习，向实践学习，向社会学习，只有不断地学习，档案工作才会在新世纪有个飞跃性的突破。

［1］王秀芳，李春英.《浅谈如何做好档案指导工作》.

［2］张桂兰. 档案人员能力建设的若干思考［J］.山西档案.2013（05）