党景丽

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州 730000）

办公自动化条件下电子文件的归档与管理探析

党景丽

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州 730000）

本文分析了办公自动化与档案管理的关系，电子文件的定义与特性，并对办公自动化条件下电子文件归档存在的问题进行了剖析，提出了加强电子文件归档管理的对策。

办公自动化；电子文件；归档；管理

随着电子计算机技术的迅速发展及其在人类生产、工作、生活中的广泛应用，“电子文件”开始大量生产。办公自动化迅速在各行各业中普及，产生大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。进入21世纪由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这就是电子文件。电子文件作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各环节都向档案界提出了一系列新课题。

1 办公自动化与档案管理

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采取一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，是单位内部人员方便快捷地共享信息，提高办公效率。……