宋跃云（中航工业航宇救生装备有限公司，湖北襄阳，441003）



浅析企业办公室改革的信息化建设

宋跃云
（中航工业航宇救生装备有限公司，湖北襄阳，441003）

摘要：本文主要就企业办公室改革的信息化建设过程中所遇到的问题和对策展开讨论和研究，希望能够为企业办公室改革的信息化建设工作起到一定的参考价值。

关键词：企业；办公室改革；信息化建设

0 引言

企业办公室改革的信息化建设就是将信息化管理技术运用到办公室的日常管理职能和服务职能中，办公室是企业各部门联系和管理的枢纽，因此对办公室的管理将会直接影响到企业的发展，企业在办公室的管理上不仅慎之又慎，而且还要顺应时代发展的需要，采用先进的信息化管理技术对其进行管理。信息化的建设不仅可以为企业重塑一个便捷高效的办公室管理环境，还可以更好地协调和优化各部门间的资源，加强部门之间的联系和交流，同时也能为企业工作效率的提高起到积极地推动作用。但实际工作中发现办公室改革中的信息化建设还是存在着很多问题和不足，需要我们及时发现并处理，才能为信息化建设的加快推进提供保障和支持。

1 企业办公室的管理现状和问题

企业办公室在企业的日常运转过程中发挥着重要的支撑作用，不仅对内做到上传下达和部门协调、服务的职责，也接管着企业对外的管理工作，正是由于办公室在企业中处在这样有一个特殊的位置，办公室管理工作的质量和效率将会直接影响到企业进行的信息化建设的进程。结合实际工作中的经验和研究发现，我国大部分企业办公室都存在着一个普遍的现象，那就是办公室管理工作过于繁杂，人员的配备上太过紧张，工作难度比较大。

（1）制度上的不健全导致管理工作阻力大。办公室在企业中承担的工作和任务是最复杂多样的，比如企业内的规章制定、日常工作的监督管理、信息的传达、档案管理工作、企业内的人力资源建设和培养、后勤保障工作、会议的协调与安排等等的日常工作都由办公室完成。由于企业管理制度的不健全，导致很多日常工作无法正常的被处理安排，很多工作没有条理，显得杂乱无章，很多工作就会出现敷衍了事的现象，不能真正的解决企业内日常管理工作中遇到的问题，长此以往，最终影响的是整个企业的工作效率的提高，放缓了企业正常发展和运转的速度，管理制度的缺失一定程度上阻碍了企业办公室信息化建设的脚步和进程。

（2）缺乏创新意识和服务意识。企业办公室虽然不是企业重大决策的决定着，但是承担着事关大局的重要责任，不仅要服务于决策，还要落实好决策，但很多的办公室人员只是简单地按照指示去做，错误的认为企业内的日常小事的完成就是他们的工作职责所在，缺乏一定的主动性和创新思维意识，不仅服务意识不到位，这种观念的存在还会拖信息化建设在办公室改革中的后腿。

2 企业办公室信息化建设的作用

（1）使企业管理工作更加便捷有效。为适应竞争激烈的市场经济和社会飞速发展的步伐，企业办公室的职能和管理范围也在不断地扩大，管理难度也在不断加深，而企业办公室信息化管理可以推动企业办公室管理的自动化进程，通过信息化管理可以有效的将办公室工作进行适当的梳理，将管理数据和管理信息运用科学的技术手段进行日常工作的安排，通过系统自带的提醒更能帮助办公室人员能够及时有效的分配时间，有条理的完成各项工作，借助技术手段帮助办公室日常管理工作的顺利进行。另一方方面，办公室还可以利用信息化成果为其他部门提供很好地信息支持，便于协调各部门间的职能和管理范围，在决策传达上能够更及时有效，从一定程度上减少部门之间的矛盾和误解，利于团结单位各部门的人员。

（2）信息化管理为单位决策提供了依据、部门间的沟通提供了桥梁。办公室的信息化管理可以将企业信息有效转化为资源和财富，一方面为企业的决策者提供一些在重大决策时的参考依据，可有效提升决策的质量，使最终决策更具时效性和针对性，可以有效降低错误决策的判断概率，减少企业不必要的损失，也更有利于企业经济效益的提升，对企业的良性发展起到良好的推动作用。另一方办公室是企业内各种部门沟通和协调的枢纽，而信息化的运用则可以帮助各部门间更有效的沟通，沟通顺畅的同时，还可以帮助各部门在出现问题时，通过信息化数据为各部门提供问题的解决方法，一定程度上提升了各部门的工作效率。

3 企业办公室改革的信息化建设对策

（1）完善办公室信息化管理制度。在当今科技高速发展的时代，企业的办公室管理也要紧跟时代发展的步伐，将高效科学地管理规范落实到日常的管理工作中，结合单位实际情况，对办公室信息化管理施行综合有效的管理，并不断健全完善管理制度，为管理工作的顺利展开提供充足的制度保障。积极探索日常管理事务中的规律，形成一套完整解决日常复杂繁琐事务的体系，使之更为简单明了，将操作和处理流程更加规范化，可有效提升日常管理工作的效率。相关管理部门可指定科学合理的管理制度来解决办公室人员短缺和任务繁重的问题，并制定统一的考核评定制度对办公室人员的行为进行规范和约束，指派专门进行有效的督导，目的在于从客观条件上帮助办公室工作人员提高工作积极性和工作主动性，只有这样才能为企业办公室改革的信息化建设提供制度上的保障，以推动信息化建设的进程。

（2）办公室工作人员要端正工作态度，树立良好的工作作风。办公室信息化建设对工作人员提出了更高的要求，办公室工作人员只有端正自己的态度，树立爱岗敬业、踏实勤奋的工作态度，再能在意识上保持主动性。在日常的实际工作中要做到能分析问题、解决问题、判断问题。

（3）提升服务意识和创新意识。以往传统的办公室职能被简化成了信息传达、会议布置及迎来送往的常规性工作，而这已经明显无法适应对办公室职能在当下信息化高速发展的时代要求，因此办公室要重新审定部门的职责，扩大职能服务范围，力争为办公室信息化建设注入新的活力。这就要求企业办公室工作人员不仅要强化工作效能和创新服务意识，还要不断进行相关学习来突破早已根深蒂固的传统思想的束缚，从事件的横纵向进行全方位的思考，打破思想壁垒，经常性的换位思考，这些都有利于减少部门间的矛盾，提升彼此的工作效率，也能更好地推进企业办公室改革的信息化建设的顺利展开。

（4）加强自身学习，提高自身综合业务素质。随着我国经济的飞速发展，科技也在不断地发展和创新，而作为办公室的信息化管理人员更需要不断地学习和了解最新的科技动态，不断提高自身能力，才能更好地利用现代化办公手段为企业管理和综合发展创造价值。办公室管理工作的特殊性也要求工作人员要不断注重自身心理素养的培养和调节，管理工作本身就是复杂繁重的，工作人员要学会控制自身情绪，不抱怨，勇于承担重任，这更有利于办公室管理人员综合素养和能力的提升，也更利于办公室信息化管理在企业内的推广执行。

4 总结

总之，企业办公室改革的信息化建设不仅要依靠先进的科学技术，更重要的是结合市场需要，不断加强自身建设，特别是在办公室管理制度的制定、办公室工作人员的培养上做出努力，同时办公室工作人员也要严格要求自己，不断坚强学习和综合业务能力的提高，还要把自己的创新性思维和服务意识带入到日常的信息化管理工作中，这样才能更好地加快信息化建设在企业办公室改革进程中的步伐，为企业的综合竞争力提供充足的动力。

参考文献

［1］信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新陈黎 办公室业务 2013-01-05

［2］论实现国有企业办公室工作创新的有效途径 王利军 企业研究 2013-10-20

Information construction of enterprise office reform

Song Yueyun
（AVIC HangYu lifesaving equipment Co. Ltd. Hubei Xiangyang，441003）

Abstract：In this paper，the process of informationization of enterprise reform office encountered problems and Countermeasures of expansion to discuss and study，I hope to play a certain reference value for the reform of enterprise office information construction work.

Keywords：enterprise； office reform；information construction

作者简介

宋跃云，女，湖北襄阳人，馆员，中航工业航宇救生装备有限公司经理部秘书室主任。研究方向：公文管理（公文写作、公文格式规范、公文考核标准），行政事务管理等。