叶长虹

（佳木斯市疾病预防控制中心，154007）



信息技术在档案管理中的应用研究

叶长虹

（佳木斯市疾病预防控制中心，154007）

摘要：档案管理工作已经成为人们关注的焦点。人们的生活和工作都需要从档案中调取相关信息与材料。而传统的档案管理重在保存纸质文件，对档案信息的信息化管理与应用，没有给予足够的重视。导致了档案信息获取困难，档案文件保存耗费巨大人力与物力资源等现象的发生。现在信息化技术在档案管理中的应用，解决了这些问题。本文就档案管理中存在的问题、信息化技术的具体应用以及未来的展望进行了详细的阐述。

关键词：信息化；档案；人事评定；查询

1　档案管理简述

1.1传统档案管理存在的问题与不足

传统的档案管理，主要侧重于纸质文

件的保存。文件的保存过程中，需要耗费大量的人力与物力资源。例如，档案文件的存放空间，档案的归档与编排顺序，档案的调取查询都是如此。而且在纸质文件的过程中，还容易出现一些问题。例如，文件受自然环境影响，而产生的氧化与损毁。许多档案文件已经多年不用，但却不能及时判断，是否需要继续保存，收到保存期限的限制，仍然需要继续保存多年。还有就是档案管理的工作人员，没有经受过档案管理的专业学习与培训。对工作缺乏责任心，不掌握档案管理专业技能，档案文件丢失现象也屡见不鲜。但这对个人和企业却造成巨大的损失。所以，传统的档案管理，主要存在着人力、物力资源消耗大，档案文件调取时间长流程多，档案保管安全性保障不强等问题。

1.2档案管理现状

在信息化技术发展如火如荼的社会，信息化技术走入了各个工作岗位。档案管理也是如此。利用信息化技术，使得档案管理的工作效率提升，利用计算机的储存功能，将海量信息有序的存储在计算机中，也节约了大量的人力物力资源。利用信息化技术，档案管理工作人员也可以相互学习，交流经验，对提升岗位专业技能也起到了促进作用。档案工作在信息化技术的发展下，获得了可喜的成绩。但在发展中也难免遇到问题，例如当前的档案信息化管理，只是在初步发展阶段。主要利用信息化技术进行信息的储存。对于信息的查询，因为涉及到档案的安全性要求，只在一些特殊工作部门，提供一些查询服务。如何在保证安全性的基础上，逐步的加入信息查询的相关机构。同时如何让一些信息更好的为人们的工作、出行、生活服务，是未来发展中需要进一步关注的问题。

2　信息化技术在档案管理中的具体应用

2.1便捷的信息查询与分类功能

档案管理中，使用信息技术，可以让档案信息的查询工作变得方便快捷。例如，在单位的人事档案管理当中，职称评定、干部选拔行为都需要对参加评定和选拔的人员进行相关信息的统计。例如干部选拔中，候选人每年的工作评级、近年来是否获得嘉奖等等，多应该考虑在内。对于职称评定工作，要考量信息可能更为具体。例如工作年限、每年的工作量、学习成果等等具体要求。而这些信息，以往都是需要逐个文件核对的。有了信息化技术，可以利用查询功能，调出相关项目的具体信息。让信息的获取非常方便。

2.2信息的保存更加安全，可备份保存

档案资料的保存过程中，最容易出现问题的是，资料的丢失与损毁。而使用信息化技术，让资料的保存多了一道防护屏障。把一些具体的信息，不仅仅以文件的形式存储，还以电子信息的形式存储在计算机当中。而信息技术的发展，让存储的空间变得巨大，小小的计算机可以存储海量的信息。所以档案信息通过信息技术得到了二次保存。又由于存储空间大，一些重要的档案信息还可以通过移动硬盘等设备进行再次备份，防止丢失。这样就让档案资料信息的存储更为安全了。

2.3信息化平台发展，促进多方面合作

信息化技术不断发展，可以打造信息化平台。利用信息化平台为档案管理所服务。例如同一个单位，可以打造信息化平台为多个部门合作。人事管理部门、财务部门、工程部门等，可以通过一个信息平台在权限允许下，调取相关的工作人员的信息，还可以相互协调配合工作。另外，多个部门之间，也可以进行合作，高效率为人民所服务。信息化平台的档案管理合作，还需要不断的探索与发展。

2.4信息化技术在档案管理其它方面的应用

数据库技术的运用早期文件系统也可以实现电子文档的存储工作,但是因为早期文件系统在数据信息冗余、数据共享以及信息检索方面都存在一些弊端,从而未能得到推广采用。随着信息技术的不断发展,为了进一步提高电子文档的管理工作数据库逐渐被应用在档案管理工作中。数据可技术的应用可以很容易的完成数据信息的冗余消除、信息检索、存储以及信息共享工作。高校建立了用于管理档案信息的统一数据库,可以使其充分发挥计算机具有的密集存储以及快速检索功能,不仅能进一步提高高校档案信息的保密性,还能大大提高档案管理工作效率。互联网技术的运用其中互联网技术属于一种全球性的计算机网络,其由不同中规模大小、不同类型的计算机网络组合而成。由于计算机网络的出现,使资源共享变成了可能,而随着互联网技术的不断发展,互联网技术在设备及技术上都能达到档案的网络化管理相关要求。互联网技术不仅能实现数据档案的传输、接收、收集,还能真正实现网上信息资源数据的共享,从而大大提高了高校档案管理工作质量,为高校节省了人力、财力。

3　结束语

档案管理工作融合信息化技术，已经取得了一定的成绩。起到了节约资源、方便查询，存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。但档案管理工作在未来，还可以与信息技术共同在信息平台、部门协作、档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展，打造更加科学更加和谐的档案管理工作氛围。

参考文献

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[7] 王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D] . 北京交通大学 2009

Research on the application of information technology in archives management

Ye Changhong
(Jiamusi Municipal Center for Disease Control and prevention,154007)

Abstract：File management has become the focus of attention.People's life and work are needed from the archives retrieval of relevant information and materials.But the traditional archives management focus on the preservation of paper documents,information management and application of archives information,do not pay enough attention.In the archives information difficult to obtain,occurrence of file to save the file to consume huge manpower and material resources and other phenomena.Now the application of information technology in archives management,to solve these problems.In this paper,the specific application of the problems in file management,information technology and the prospects in the future are discussed in detail.

Keywords：information;archives;personnel assessment;query