文/齐晓娟



新形势下加强文书档案的管理与利用

文/齐晓娟

本文分析了新形势下文书档案管理与利用的现状及存在的问题，提出了加强文书档案管理与利用的对策和措施

文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务中直接形成的具有保存价值的信息记录。当今社会，信息技术日新月异，彻底改变了许多领域的传统生产方式和工作模式，档案工作也由此迎来了存储数字化、管理自动化，利用网络化的时代。与传统的档案管理方式相比，新形势下的文书档案管理与利用工作面临着前所未有的挑战。分析这并解决实际工作中的问题，是当前亟需思考和解决的课题，也是档案管理人员的责任和使命。

一、新形势下文书档案管理和利用的特点与变化

随着电子计算机技术和网络技术的发展，各企事业单位的文书起草、制定、发布、传阅，已经由传统纸质文稿制作转向电子文稿制作和办公自动化管理系统的广泛应用。

电子文书档案，便于检索，使用方便、快捷，实现管理的精细化。可存储在光盘、硬盘等电子设备上，节约了存储空间，减轻了人、财、物力。有利于实现档案信息资源共享。瞬间完成大容量的信息传输，提高了工作效率。

二、新形势下文书档案管理和利用的问题与挑战

（一）档案的原始性难于保证

电子文档易修改，且改后不留痕迹。另外，无法从字迹上分辨电子文档的原始性，这些都增加了对电子文档原始性判断的难度。

（二）档案安全性问题日益突出在网络时代，黑客可以通过特殊的程序拦截重要的档案数据信息，或者可以通过病毒入侵使得电脑瘫痪，或人为的通过使用相关的移动介质传输，而导致档案信息的丢失。

（三）新技术的应用要求档案管理人员具有较高的业务素质

目前，许多档案部门缺乏档案信息处理复合型人才，大部分档案人员信息技术水平偏低。

三、新形势下文书档案管理和利用的对策与思考

要稳步推进文书档案管理与利用的电子化应用，就现阶段而言，需要强化三个方面的对策措施：

（一）完善新形势下文书档案管理和利用的制度、标准和规范，确保档案信息的真实与安全

建立起科学化、规范化、标准化的档案信息化管理制度，是确保档案信息化管理真实安全有效地根本途径。要严格按照国家已有的涉及文件管理和电子文件管理的相关办法、规定、标准等，完善本单位电子文件管理和利用的相关制度，切实在制度上保障档案管理信息化的有序推进。落实必要的电子文稿移交归档程序，确保所有的各类电子文稿得到有序移送归档。在实际工作中档案部门应该对电子文件的大小和保存格式等做出具体的要求，在接收的时候应确保电子文件验收合格后再办理移交手续。

（二）坚持走文书与档案管理“一体化”道路，提高文书档案管理与利用效率“文档一体化”，就是把文书工作和档案工作整合成一个系统，进行统一管理。在现有办公条件下，档案管理对象应由单一的文件管理收集向多元化发展，在做好纸质文件与电子文件共管的同时，把工作重心由文件管理转移到信息的存储和开发上。在文件形成的起始阶段将档案管理的要求体现在系统设计、文件生成、运转、归档、安全保存等各个环节，并规划实行多个信息系统与档案管理系统有效衔接，才能大大提高档案的利用价值，真正实现档案信息资源共享。

（三）加大对档案管理人员的信息化培训，提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。三要建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分，同时将档案信息化知识纳入相关岗位培训中，使档案管理人员及时掌握相关计算机技术、网络通信技术、信息化软件应用、安全保障等技能。四是加大档案部门间、区域间系统合作的力度。通过交流，学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源，加强档案工作者之间交流与学习的机会，通过实践切实提高信息化素质和能力。

（作者单位：西安核仪器厂）