文/林璐



电子档案过程管理的思考

文/林璐

电子档案的全过程管理必须从系统的理念和工作出发，把好电子档案的形成、归档、储存、调用四个关，站好电子档案过程管理的每一道岗，才能较好地实现现代化管理手段在档案管理中的应用

近年来，随着信息技术的迅猛发展，成熟的信息及电子技术被迅速应用到档案管理中。做好电子档案的管理工作，不但使档案传统工作方式和管理模式面临挑战和冲击，更赋予了档案工作新的特征和内涵，提出了更为现代和严格的工作要求。

一、电子档案管理过程中的问题

1、电子档案自身的安全性问题。档案信息的安全性主要涉及档案信息的载体安全性和传输安全性。载体安全性主要是指电子档案存储介质对信息安全的影响因素，主要包括电子档案储存的磁盘、光盘等硬件的安全性能。传输安全性是指电子档案在其形成、传输、调用等过程中的网络和使用软件的安全性。

2、电子档案管理中的不适应问题。在实际工作中我深刻地感受到要理顺电子档案的管理，还有许多亟待解决的问题：首先是电子档案的软、硬件建设标准需要规范。其次是电子档案的运行规程需要规范。三是电子档案管理和使用人员的素质需要进一步提升。?

二、做好电子档案过程管理的对策

必须从系统的理念和工作出发，把好电子档案的形成、归档、储存、调用四个关，站好电子档案过程管理的每一道岗，才能较好地实现现代化管理手段在档案管理中的应用。

1、把好电子档案的形成关。电子档案的形成对于整个电子档案的管理至关重要，它主要涉及电子档案的形成规范、采集的主要内容、准确性确认、整理归集等主要环节。因此，首先要根据本单位的软硬件配置情况对电子档案的生成和采集内容做出明确的规范和要求，包括文本、影像、录音、图片的质量与格式做出要求，以确保电子档案从起始阶段就满足后续工作的需要；其次要对采集的内容极其支撑附件等资料、材料建立严格的审查程序和权限，以确保档案资料准确、全面、客观，实现电子档案的完整、真实地闭环形成。在这个环节，重点是要建立切实可行的规范性制度和要求，把好电子档案的规范性、准确性和完整性关口。

2、把好电子档案的归档关。在完成电子档案管理的生成环节后，电子档案的管理就进入了归集环节。在这个环节上，档案管理专职人员要重点把好审核、录入、建库和备份这四个关口。在审核归集的电子档案时要重点查验档案审核人的签字、印章是否齐全、档案格式是否符合规范、目录与内容是否匹配、齐全，若存在问题及时进行补充完善；在录入环节要重点把好归类、准确、完整，避免电子文档在拷贝过程的缺失、损坏和病毒入侵；在建库环节要重点做好硬件和软件的复查、编码与链接；在档案数据库建立之后，为了防止在计算机和网络发生灾难性故障后档案的保全，还要做好档案数据备份与恢复，不仅要建立电子数据的备份，同时对重要的档案还要实施电子与纸质的同时归档。在当前电子档案和传统纸质档案双轨运行的情况下，因此需要尽快将现有纸质档案通过扫描实现原文件数字化，建立文件目录和电子文档的对应关系，准确归档、入库，使电子档案和纸质档案尽快接轨。

3、把好档子档案的储存关。针对电子档案储存硬件易受磁场、温度、湿度、震荡等因素干扰的特性，要建立和完善适合的工作室，实施分类保管、隔离保管等防护措施，确保不因外力干扰影响设备的使用性能及储存载体遭受损伤。同时，要加强对电子档案的安全监控，对数据库的管理要设立防火墙，避免遭受外来攻击和破坏。

4、把好电子档案的调用关。要确保电子档案系统的正常运行，就必须建立严格的准入和调用制度及流程。在这个环节，要重点通过密匙管理、数字式签名等手段，明确验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限，针对不同档案类别，设置不同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改，也为事后的调查维护提供依据。同时要加强网络的管理和维护，最好建立企业内部的局域网络，规避外部的攻击，保全档案，防范泄密。

（作者单位：大唐韩城第二发电有限责任公司）