文/马强　季雪玲



工程原始档案整编程序改进的可行性探讨

文/马强季雪玲

在企业运行中，工程档案管理工作必须适应现代化和企业发展的需要，对传统的档案管理技术、方法和手段不断地进行合理的改革创新

近几年来，企业机构改革的全面实施，不可避免的对档案工作产生了冲击。一方面，随着技术的不断革新，企业创建国际型工程公司目标的提出和逐步实施，生产规模迅速扩大，市场份额不断提升，效率成数倍增长，工程文件材料亦随之大量增加，使得档案人员精减后的紧缺与归档整理任务繁重之间的矛盾更为突出。另一方面，办公自动化进程的加快，信息技术的逐步提升，使现行的档案管理模式，根本不能满足生产人员更快捷地获得全面、准确的档案信息的要求。因此，有步骤地、全面地改变传统的归档、整理方法，实现档案管理现代化，已经成为全体档案工作者的共识。

在企业运行中，工程档案管理工作必须适应现代化和企业发展的需要，对传统的档案管理技术、方法和手段不断地进行合理的改革创新。工程档案整编工作包括工程原始档案整编和工程成品档案整编两个组成部分。本企业的工程档案整编工作经过我们几年来的不断探索和努力，工程成品档案整编工序已基本上达到了当前的最简化程度。

在历史长河中，档案工作也刻上了时代的烙印。工程原始档案的整编工作，多年来已经形成了一套规范、严格、系统的传统模式。过去档案过多地强调安全、保密，使档案工作的重心偏向整理、保管。档案管理基本上是手工整理、人工检索等原始的理念框架，这种传统方式就具有较强的科学性和实用性。如今，现代化企业进程却使得传统档案整编工作的许多弊端逐步暴露出来，而且严重影响了档案信息资源价值的发挥。工程原始档案整理过程中的分类、成卷、拟名工序，方法繁琐、复杂，有一定的主观随意性，案卷质量没有保证。人为成卷也增加了检索层次，影响检索效率；案卷题名再次拟写的随意性使检索途径的可靠性下降。现在依然在使用的手工装订不仅费时费力，还不利于复印、缩微、扫描等工作的进行。

工程原始档案不同于文档，有特殊性，不能套用文档以件为单位的归档模式。根据我们的实际情况，若直接以件为单位整编工程原始档案，虽然可以避免组卷整编过程中出现的弊端，但是又带来了新的困扰，打乱了常规归档所形成的稳定程序，对指导原始档案材料归档和接收提出新的要求，使现行的以卷为单位的信息录入、查询、利用程序的数据库结构出现紊乱，现存库房信息与新的信息形成矛盾，甚至某些工作会更繁琐，不利于工程原始档案的管理和利用。

一、依据性文件、电算计算书、计划大纲和监理工作中形成的文件等工程原始档案材料，可以实行以文件的自然件为单位立卷（即以一件为一卷）进行整编。这些材料归档时基本上已自然成册，装订也比较精美，无须再次装订；可直接利用文件自身生成的页码进行相关内容的填写和录入，省却打印页码的工序。这种直接以件立卷的整编方式，不仅简单易行，而且避免了组卷的繁琐和案卷名称再次拟定的不准确性，保留了案卷题名的原始性，便于网络检索、查询和利用，使查阅档案的准确率有较明显的提高。

二、工程原始档案中的厂家资料等基础材料类，装订成本的以一本为一卷，散件以内容有内在联系的为单位整理装订组卷。大于A3的图纸整理方法不变。

三、卷册任务书、校审单及评审表、互提资料、工程联系单和变更通知单等工程原始材料，电子化归档目前还有一定的难度，以件为单位进行整编，不仅对查找利用无益，而且会增加档案信息的录入量，档案检索号也会成倍增加。因此，仍可沿用组卷方式进行整编。

四、工程原始档案的整理装订工序可以进行简化。摒弃传统的三点线装工序，改用不锈钢钉（有普通和加厚两种钉）装订，厚度以方便装订为宜；不用将封底和封面的粘贴分成两个工序进行，用A3规格的牛皮纸把封底和封面统一起来，粘贴封面时同时反包粘贴封底，省却一道工序，封面的打印版面和内容格式保持不变；大于A3无法装订的图纸，不必逐页加盖库房保管号，有连续的页码和卷册目录中的对照名称，完全可以保证档案管理中的库管质量。

（作者单位：西北电力设计院IT信息应用管理部）