文·史文莉 朱雯静

以档案信息化建设为抓手为纪检监察工作提供有力保障

文·史文莉 朱雯静

近年来，省纪委监察厅机关紧紧围绕纪检监察中心工作，服务大局，开拓创新，按照科学化、规范化、制度化、信息化的要求，以发挥档案资源的基础性作用为依托，在档案信息化建设方面进行了有益的探索与实践，为纪检监察工作提供了有力保障。

一、领导重视，创造良好氛围

省纪委监察厅历来高度重视档案工作，并作为一项重要工作来抓，在全机关形成了重视、支持、共同做好档案工作的良好氛围。

一是高度重视，确保组织领导到位。坚持把档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划，一起部署、一起落实。专门成立了由省纪委常委、秘书长任组长、办公厅主任为副组长的档案管理工作领导小组，做到坚持对档案工作定期分析研究，及时有效解决问题，为加强档案工作信息化建设提供了组织保障。

二是加大投入，确保基础设施到位。专门将档案管理工作的经费列入财务预算，在人、财、物等方面给予保证，多渠道解决工作中的实际困难。近年来，投资14万余元进行数字化扫描，配备了计算机、扫描仪、刻录机等硬件设备，并进行软件升级，为加强档案管理提供保证。

三是加强培训，确保队伍建设到位。一方面，积极参加省档案局组织的专业培训，另一方面，邀请专家对机关各部门、单位兼职档案人员进行培训、现场指导，重点对档案管理软件的使用进行专题培训，大大提高了档案工作人员业务水平。

二、标准先行，明确目标和思路

坚持把档案信息化建设纳入办公信息化建设之中，充分考虑档案信息化建设的条件和要求，在总结经验、统一思想、提高认识的基础上，提出了档案工作“在管理措施上要有新突破，在归档质量上要有新提高，在档案的利用效果上要有新成效”的目标，确立了突出重点、先易后难、分步实施的工作思路。

按照《党政机关公文处理工作条例》《计算机信息系统保密管理暂行规定》和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》，以及省档案局的业务要求，在充分调研、论证的基础上，依托省纪委监察厅机关内部办公网络和办公平台，设计开发了“纪检监察系统档案管理软件系统”。该系统建设的目标是以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的档案信息真实、完整、有效、安全地保存在数据库中，并可提供方便、快捷的利用服务，实现档案的资源数字化、归档自动化和管理标准化。

省纪委监察厅档案管理系统主要包括：面向档案室的全委档案管理；面向各厅室档案管理员的厅室归档；面向委内所有人员的档案目录查询；面向系统管理员的系统设置四个部分。根据我委工作的实际情况，从厅室档案人员的预归档、审核、档案提交、档案室审核、归档等形成一系列工作流程。

三、改革创新，推进档案信息化建设

档案信息化建设是新时期档案工作人员面临的一个重要课题，也是档案事业发展适应信息时代需要的必然选择。我们立足工作全局，坚持改革创新，使档案工作不断取得新成绩、跃上新台阶。

一是着力实现文档一体化。从开始规划机关办公自动化，就把档案管理现代化列入规划之中，一起考虑，一起谋划。从1990年在全国纪检监察系统第一家搞档案管理软件试点，到1999年与中央纪委信息中心、山东浪潮集团办公自动化研究所共同研发新一代档案管理系统软件，再到2002年文书档案立卷改革，在原有软件基础上改进文书档案管理系统，以及2004年省纪委信息中心与浪潮集团办公自动化研究所研发B/S版纪检监察档案信息系统，同时建立档案目录数据库，一步一个台阶，逐步提高了档案工作的科技含量。目前，已达到了通过档案信息的一次性输入，实现档案的自动分类、排序，案件封面、卷内目录和检索卡片的自动编制、打印，档案保管期限的自动鉴定、主题词的自动标引以及多种途径的检索、统计功能。同时，针对纪检监察工作特点，软件系统还能对归档情况、档案保管期限、各类案件的处理等情况进行综合统计分析。通过纪检监察信息网络系统，公文从起草到领导审阅签批，直至办结归档，全部流程都在内网上流转，当年形成的文件随办随归，档案处随时都能查看到机关各厅室单位档案的录入情况，发现问题及时提出修改意见。真正实现了文档一体化，减轻了工作强度，提高了工作效率。

二是积极推进室藏数字化。本着“制度先行、严格标准”的原则，充分利用信息化手段，对室藏档案进行数字化加工，促进档案信息资源总量增加，质量提高，推进服务机制创新。2008年，经上级主管部门同意，确定完成省纪委监察厅机关1987年至2006年永久、长期和30年的文书、案件、照片档案进行数字化扫描。我们从人力、物力、硬件配备、检索利用方便、存储空间、挂接等多方面进行考察论证，做了大量准备工作。为解决案件档案的保密问题，首先制定了扫描工作的保密制度、工作制度、检查制度、交接制度、备份制度、工作量统计制度，还做到扫描用机房与办公室、休息室分开，机房装防盗门、防盗窗并设24小时监控录像；扫描用微机都提前做格式化处理，安装好新购硬盘；工作时间档案处人员不离机房，出入库房都由专人办交接手续。对合作单位人员严挑细选，上岗前进行保密培训并逐一签定保密协议，做到万无一失。为保证扫描质量，严格按照国家标准和山东省质量技术监督局发布的《数字档案室建设指南》，严把质量关，做到每卷、每份文件都附一张质量检查表。填表时工作人员先注明如大幅图表、模糊证据材料等特殊情况，然后在图像扫描时作特殊技术处理。另外在案卷装订、图像扫描、数据挂接、数据备份诸环节都填写情况说明和质量检查责任人，保证扫描档案质量过关。

三是大力推行提供利用电子化。随着档案信息化建设的不断发展，现代信息技术的全面应用，档案管理模式已经发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和电子化提供利用服务为重心。为做到既方便提供利用又符合保密要求，专门设置了一台专供查阅的计算机，不连接互联网、内网，不设打印、拷贝功能，独立运行，封闭运转。借阅时先以借阅人身份登录，提出借阅申请，输入关键字词进行检索，很快就能找到所需目录。然后档案人员以审批人身份登录，根据查阅审批手续，看提交的目录是否符合借阅要求，审批后选中同意，借阅人才能看到详细内容。电子化提供利用替代档案原件利用，档案管理人员和借阅人不接触档案原件，较好地避免了档案在频繁调阅过程中可能被篡改、丢失等不安全因素，使档案材料的真实性和安全性得到保障，既方便了领导和同志们查阅，又为数字档案信息安全提供了可靠保证。

四、总结经验，树立长远发展目标

一是要高端视角，全局考虑。档案管理软件是机关信息化建设系统工程的组成部分，因此在软件设计过程中必须充分考虑与其他业务软件的衔接，要有一定的前瞻性，要预留模块，设计有弹性，为将来的整合升级留出空间。

二是需持之以恒，不懈努力。档案信息化是一个持续、不断的发展过程，随着社会发展、管理需求、技术更新等因素不断进行完善。档案信息化在这个发展过程中，其内涵、方式、手段、目标会不断发生变化。比如我们在档案信息化建设进程中，就面临着因旧版软件不断进行升级改造整合而出现的数据迁移的问题，以及数据转入新软件后出现的数据关联问题。所以档案信息化过程中，不可能一蹴而就、一步到位，应坚持与时俱进，牢固树立长远发展观念。

三是统一标准，互联互通。档案信息化是不断标准化的过程，只有统一标准，方能互联互通、共建共享。一方面，档案信息化建设自身是一个有机系统工程，各环节、各要素相互连接、互为支撑，需经过调研、论证、软件开发、平台构建等诸多环节才能完成；另一方面，要注重用标准指导实践，在推进信息化建设的同时提升规范化、标准化水平。

（作者单位：山东省纪委办公厅）