文·张敏

新形势下重点建设项目档案管理工作的几点思考

文·张敏

重点建设项目具体指纳入国务院、省级重点管理、县级以上人民政府审批计划和重点管理的项目，这些项目投资一般比较大、涉及面广、周期长。做好重点建设项目档案工作对于保证重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，保障建设项目的安全运行和有效管理具有重要意义。为此，国家和省里出台了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《重大建设项目档案验收办法》《山东省重点建设项目档案管理登记办法》重大项目档案等管理办法。2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发了关于《加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确要求县级以上档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目要进行监督指导，及时建档。

一、重点建设项目档案管理的现状

近年来，我县牢牢把握“求突破、争进位”的总基调，大力实施“产业兴县”发展战略，加速培植产业优势，加大招商引资力度，狠抓重点项目建设，大项目建设如火如荼，全县经济呈现平稳较快发展。随之而来的项目档案管理成为当前档案工作的重要事项。重点项目档案是一条重要的信息链，从项目前期洽谈对接、到项目落地实施，要经历产业政策分析、可行性研究、评估决策、勘察设计、施工、竣工、试运行等各环节。因此，重点项目档案除具备一般档案的特点外，还具有自身独特的特点。一是专业性。重点项目档案是重点项目在建设过程中形成的文字，图像、声像等各种开工的文件，反映整个项目建设的历史记载，从项目前期招商、策划、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等具备自身的鲜明特点。二是独立性。项目独立性是重点项目建设的另外一个特点，无论是省、市、县重点项目还是一般的重点项目都是以单独个体进行建设。三是复杂性。每个重点项目建设要涉及规划、住建、国土、发改、房管、安监、环保、消防、质监等多个部门。在建设过程中形成的文字材料面广、量大，分散、复杂，内容涉及图纸设计、土建、工艺、管道、仪表、设备、安装等，除文字形成的档案外还存在大量的照片、图像、项目模型等实物。四是周期长。重点项目从开始建设、前期论证、工程设计、准备实施、竣工投产，一般要经历长达几年的时间。文字档案材料的形成也随着整个建设过程面形成，直到竣工验收后的维护使用。

二、档案管理存在的问题

我县重点项目档案管理的情况总体是好的。但是重点项目建设工期紧、规模大、任务重，一般来说领导更注重建设、设计、施工监督，对建设项目档案的整理、收集、归档管理等没有很重视，形成了重点建设项目档案管理相对滞后，建设项目完工后达不到档案归档要求，从而影响档案及时归档等弊病。

（一）项目档案管理意识缺乏

一是领导重视程度不够。我县大多参建的重点项目实行指挥部工作制，县级领导任指挥长的工作模式，成员大多是政府各部门临时抽调。领导往往将工作重点放在工程投资、质量、进度上，对档案管理工作缺乏应有的重视，指挥部人员变化相对频繁，流动性大，无约束机制，造成档案管理不连续或断档现象。二是档案管理制度不健全。领导重视现场建设施工人员的管理，而对加强档案管理重视不够，未能将档案管理纳入领导责任制，档案分管领导不明确、没有从源头上做到档案工作与项目建设同步进行。再加上建设单位与施工单位、各分包施工单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，存在档案资料重复或者残缺不全的现象。三是施工单位缺乏档案管理责任感。施工单位技术人员只重视项目建设，缺乏对档案文件材料的收集积累，有的甚至把档案据为己有，拒不移交；有的对急用的材料随用随拿，对借出的材料未及时催交，造成档案遗失。

（二）项目档案管理水平不高

一是档案管理人员业务水平不高。在重点项目建设过程中，工作人员大多从各个不同部门抽调，涉及部门较多，人员不稳定，本身缺乏项目建设档案专业知识，同时又身兼数职，很难短期内适应专业档案工作的需要。二是入档文件格式不规范，存在隐患；目前大多数施工单位按原来的习惯自行制作表格，造成一个项目的文件目录、文件内容、格式大不相同，不利于保管。三是入档材料不规范。在实际工程建设中，入档材料大多是复印件，有时复印不清晰且材料不完整。四是竣工图纸设计不规范。在实际建设过程中，有些已经竣工的项目未按规定执行原来的设计要求且经常变更工工程图纸，导致竣工后的图纸与原设计图纸不符，给档案整理带来不便。甚至还出现有些项目单位不能做到档案的科学整理和保管，没有建立分类档案管理和档案目录，没有整理入档案盒且存放杂乱，给档案验收带来很多麻烦。

（三）档案管理协调机制不畅通

重点项目档案管理的验收，最终需要审批单位和项目主管部门的互相配合。但在实际操作过程中，有的项目主管部门随意性较大，不重视，不执行国家、省级重点项目建设档案有关的法律法规和办法，对综合验收前档案工作不把关，甚至随便应付，难以形成合力，造成档案工作不连续。

三、加强重点项目档案管理的对策

重点项目档案是项目建设全过程的真实记录，是项目建设完工后最原始的记录依据，是项目交付使用后维修管理的最原始基础，必须切实加强重点项目档案管理，按照全面推进依法治档的有关规定，针对存在的问题，就如何加强重点项目档案管理工作谈几点对策建议：

（一）抓意识，提高对项目档案管理的责任感

档案法规是开展项目建设档案管理工作的执法依据，国务院发布的《建设工程质量管理条例》对工程档案管理予以高度重视，明确提出建设单位组织工程竣工验收必须有完整的技术档案和施工管理资料，建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。建设单位必须依法管理工程档案，制定相应的考核措施，做好收集整理、建档、移交三个环节的工作，保证项目档案的成套性和科学性。为此，要大力开展《档案法》宣传，提高和增强广大项目单位特别是工程技术人员的档案意识和法律观念，让他们了解档案也是工程的一部分，理解档案管理工作的重要性，认识到做好档案工作是《档案法》赋予的义不容辞的法律责任，要重视文件材料的收集积累，并及时归档移交。

（二）抓领导，提高对档案管理的认识

重点项目档案是施工单位人员花费大量的心血形成的，它不仅是工程项目建设的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，也是建设单位事业发展的真实写照，直接反映工程项目建设的成果，建设单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，提高全员对工程档案管理的认识。完善档案管理规章制度，将档案管理工作作为一个重点项目列入工程建设规划控制中，制定与工程建设实际相符的档案管理实施细则及相关考核措施，做到有据可依，有章可循，明确项目档案工作中各部门与参建单位的职责。各档案管理部门要依据档案法所赋予的权力和应该承担的责任，积极与发改、住建、国土、环保等项目主管部门加强联系，互相协调，建立健全项目档案工作机制，各司其职、职负其责，加强项目档案管理。

（三）抓服务，提高项目档案的管理水平

一是开展项目建设前期服务工作。主动介入，与施工单位紧密联系，从工程开工前开始到工程竣工验收全过程进行跟踪培训、指导，随时了解工程进度及档案资料的形成情况，实行重阶段档案规范化、标准化的有序管理，提高重点建设项目档案的及时归档。开工前，上级档案主管部门要了解工程地址、规模、工期和建设、施工、监理单位等情况，广泛宣传有关建设项目档案管理的法律、法规，组织培训相关人员，对档案管理提出具体要求，并认真执行国家重点建设项目档案管理登记制度，及时掌握建设项目档案管理动态情况并加以监管。二是开展执法检查活动。项目主管部门每年都要审

定公布重点建设项目，由发改、住建、档案等部门组织开展档案检查活动，重点检查项目建设与档案管理是否同步进行，项目档案验收的整改落实情况，已通过竣工验收的项目是否通过档案验收等，并在全县范围内通报项目档案检查结果。三是定期开展档案管理人员业务培训。有计划有针对性的对重点项目档案管理人员进行档案专项业务技能培训，从各种项目档案资料的产生到归档整个环节进行全方位的培训，保证重点项目档案的齐全完整。四是加强服务，全方位进行指导。转变服务方式，主动对接项目单位，从项目档案分类方法的制定到具体档案人员的实际整理，进行全过程全方位指导。

（四）抓信息化管理，提高部门之间信息畅通

随着工程设计，管理等环节信息化进程的加快，项目档案的信息化问题日益突出，针对项目单位管理机制不畅通的现象，应用先进的计算机技术、网络技术和大规模信息利用系统，在技术上实现机关工作人员、社会公众在线查询、利用数字档案，通过计算机平台获取信息，避免各单位之间不协调、不畅通。

（作者单位：汶上县发展和改革局重点项目办公室）