文·崔艳平

浅谈新形势下社保业务档案工作规范化建设

文·崔艳平

社保业务档案工作是社会保障档案管理的重要组成部分，是确保社会保障事业健康顺利发展的前提和基础，扎实做好社保业务档案工作，维护好社保业务档案的真实性、完整性和安全性，是推动社保业务工作规范化的重要切入点。

一、做好新形势下社保业务档案工作具有重要的现实意义

社保业务档案是在社保工作过程中随之形成的，在社保业务工作实践中，认真扎实地做好养老保险档案、医疗保险档案、工伤保险档案、失业保险档案和生育保险档案等，实际上就是真实完整地记录有关单位及个人参保、缴纳社保费用、享受社保待遇的基础性凭据。可以说，社保业务档案工作水平直接反映着党和国家社保工作有关方针政策是否落实到位，体现出各类参保人员的合法权益是否得到了充分保障。新形势下，经济社会快速发展，参保单位及人员的数目和流动性逐年增大，社保业务档案工作的任务量越来越大，进一步提高社保业务档案工作规范化水平，科学合理地谋划和组织实施社保业务档案工作，有利于更好地维护日益增多的参保对象的合法权益，有利于提高社保业务工作的科学化，有利于促进社会保险事业健康持续发展。

二、社保业务档案工作存在的问题

从工作开展情况看，目前社保业务档案工作仍存在一些与新形势新情况不符合的问题，主要表现在以下几个方面：

一是社保业务档案相互融合性不强。社会保障业务档案涉及面比较广，因缺乏社会保障业务档案的专业管理标准和规范，各种社会保险机构的档案管理随意性较大，一般都是凭工作经验和工作需要，参照综合性门类档案管理的模式，分别对各自所保管的档案进行有关管理。社保业务档案管理方法不统一，以致于社保业务档案相互之间难以融为一体，本系统本部门内部或与上级社保部门之间存在档案资源共享困难，横向上、纵向上都难以进行有效的信息沟通。

二是社保业务档案管理规范化程度不够。社保业务档案管理制度化建设水平不高，有的部门在档案管员配备、工作经费投入、档案室办公条件改善等方面投入力度小，有的单位没有设置专门的社保业务档案室，针对社保业务档案管理的设备相对陈旧，管理手段比较落后，没有及时充足地配备档案柜、专用空调、微机、扫描仪、除湿器、打印复印机等现代化档案管理设施，无法完全落实防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防磁、防虫和防有害气体等档案库房“九防”措施，社保业务档案的规范化管理程度比较滞后。

三是社保业务档案管理人员素质不高。社保业务档案管理人员配备方面缺少明确具体的规定，做不到定人、定岗、定编，特别是在基层，社保机构工作人员有限，存在一人多岗、兼职居多的情况，工作人员不能做到全身心投入社保业务档案工作中。社保业务档案工作的政策性和规范性强，对工作管理人员有着较高的思想素质和业务能力要求，但目前社保业务档案管理人员素质培训不系统，档案业务知识教育和技术培训跟不上，一些档案管理人员的专业素质满足不了新形势下社保业务档案工作的需要。

四是社保业务档案工作信息化管理水平低。随着社保工作业务量的不断加大，一些社保机构围绕业务工作逐步实施了微机化管理，但在软件、硬件和人员等方面的配置还不到位。很多社保机构虽在业务工作上实行了计算机操作，但在业务档案管理上依然沿袭人工操作，多以文字材料为主，档案管理模式陈旧，无法实现社保业务档案的数字化和网络化管理，数据统计、资料收集和查找都费时费力，影响社保业务档案工作顺利开展。

五是社保业务档案资源开发利用工作落后。目前社保业务档案工作的规范化和信息化不强，各类社保业务档案资源互通共享不及时，缺少对社保业务档案进行统一管理的工作体系，档案资源信息开发和利用明显滞后。养老、医疗、工伤、失业和生育等社保业务档案，没有形成一个整体的数据库建设，各类社保业务档案资料相对独立，缺乏综合性地开发利用。

三、提高新形势下社保业务档案工作规范化的几点建议

当前，社保业务档案工作的重要性日益显现，适应新形势下社会保障事业发展的需要，必须牢固树立“服务至上”的理念，努力在提高社保业务档案工作制度化和规范化水平上下功夫。

一是强化社保业务档案工作的制度保障。建立完善相关规章制度是做好社保业务档案工作的重要保障。一方面，要促使社保业务档案工作有章可循。在建立健全社保业务档案管理机构的基础上，把完善制度、规范管理上升到依法管档的高度来认识，严格遵循《中华人民共和国档案法》，进一步制定完善管档人员职责、借阅制度、保密制度和档案库房管理等相关规章制度，提高社保业务档案专业化、制度化管理水平。另一方面，要做到严格执行档案管理制度。严肃社保业务档案工作纪律，严格责任追究，形成按制度管人、按制度办事的良好氛围，坚决避免管理漏洞的出现。同时，将社保业务档案工作纳入单位目标任务责任制的检查考核内容，与考核奖惩、评先树优挂钩，激发社保业务档案工作人员的积极主动性。

二是搞好社保业务档案工作人员的素质培训。社保业务档案管理的政策性和业务性很强，管档人员作为档案工作的主体，其专业素养直接影响到档案管理工作质量，因此相关部门要认真抓好档案工作人员的业务培训。要注重相关法律法规培训，教育引导管档人员进一步提高依法管档意识，增强自觉性和责任感，杜绝肆意篡改社保业务档案原始资料等不良行为，维护好职业操守。要加强业务交流，采取走出去、引进来相结合的方法，组织社保业务档案工作人员经常与上级、兄弟单位及档案行政管理部门交流沟通，学习借鉴档案管理经验做法，提升自身的业务工作水平。要强化专业技能培训，着眼适应新时期社保业务档案工作需求，加强计算机、互联网和通讯等现代化办公技术的学习，促使管档人员熟练掌握先进的专业知识和管档方法，切实提高社保业务档案工作效率和质量。

三是加强社保业务档案工作的规范化建设。维护社保业务档案的真实性、完整性和安全性，加强规范化管理，是维护参保单位及人员的合法权益和切身利益的保证。要科学规范的整理归档，制定完善社保业务档案规范化管理办法，细化归档范围和管档期限等内容，参照档案管理有关办法，规范、及时地做好现有业务档案的整理和管理工作。要着力保障业务档案的安全，针对档案不可再生这一特点，进一步强化社保业务档案的保管措施，按标准配备档案柜、灭火器、除湿器、除尘器等必要设备，落实好档案管理“九防”措施，安排专人做好管理维护工作。要高度负责的做好业务档案组卷工作，结合工作实际，分类收集整理基本信息和账号征缴材料、人员增减和变动手续、工伤认定文件、医疗费用清单、缴费记录凭证等各类社保业务档案材料，使参保单位及人员、参保险种等基础材料完整详实，保证社保业务档案的完整真实。

四是推进社保业务档案工作信息化管理。现代化信息技术在综合性档案管理中已广泛运用，社保业务档案工作理应充分运用计算机和通信等现代化技术，加快推进社保业务档案数字化进程。一要建立完善社保业务档案信息化管理系统。着眼提高社保业务档案管理科学化和规范化水平，积极构建信息收集、编辑处理、查阅检索和分析使用的综合化平台，促进各类社保业务档案管理的统一规范，实现档案信息资料的共享。二要注重社保业务档案信息的数字化录入。在严格执行档案工作相关管理规范的前提下，工作人员要尽可能地使用专门软件和计算机网络，对参保单位及人员的基础数据进行信息录入，同时做好信息维护和管理等工作，不断提高社保业务档案工作的服务水平。三要加快社保业务档案信息资料的开发利用。本着实用管用、快捷高效的原则，建设高质量的社保业务档案信息数据库，开发设计参保人员、缴纳记录、交费凭据等数据库模块，积极拓展档案资源的服务空间和领域，提高社保业务档案工作的服务水平。

（作者单位：鱼台县人力资源和社会保障局）