基于利用需求视角的高校学籍档案管理问题与对策

2016-01-31李锦峰

中国民族博览 2016年8期

关键词：学籍档案管理管理

李锦峰

（肇庆医学高等专科学校，广东　肇庆　526020）

基于利用需求视角的高校学籍档案管理问题与对策

李锦峰

（肇庆医学高等专科学校，广东肇庆526020）

学籍档案，不仅仅是反映学生在校期间的一段时间表现情况，同时也对学生管理工作、科研工作、教学以及高校的整个教育具有重要的参考意义。本文探析了基于利用需求视角的高校学籍档案管理问题，以及解决高校学籍档案管理问题的对策。

需求视角；高校；学籍档案；管理问题；对策

引言

高校学籍档案管理在不断发展以及探索的过程中获取了一定的成绩，同时也发挥着其重要的作用以及价值，然而因为一些现实以及历史的原因影响，导致管理中存在一些比较严重的问题。学籍档案，实质上是非常重要的信息资源，可以提供给学校教学管理部门更多的、可靠的决策信息依据，并且是学生在高校生活以及学习整个过程的信息库，可以提供给用人单位以及社会更多的选拔录用毕业生的参考依据。

一、基于利用需求视角的高校学籍档案管理问题

（一）档案管理人员专业素质偏低，管理观念相对落后

首先，在很多的高校，相关的学籍档案管理工作没有十分严格的管理制度，具有非常大的工作随意性，这样容易导致学籍档案管理出现杂乱的现象，同时也会浪费很多后期鉴别整理的时间以及人力［1］。其次，由于管理学籍档案的团队人员不是非常固定，人员的综合素质不是非常高以及很多人员不具有十分强的职业能力，这样在实际工作中就缺乏很好的创新意识、主动性以及全新的观念，也无法真正地认清管理学籍档案的真正作用以及价值，这样更加容易降低整个工作的效率，同时也会直接影响到学籍档案在学生管理工作、教学研究以及教学管理中发挥的重要作用［2］。

（二）教学管理者档案意识淡薄

在高校的学籍档案管理工作中，由于高校教学管理者对档案的意识淡薄以及认知程度不够，尤其是很多基层教学工作者无法真正地认识到档案管理工作的重要作用，常常会出现比较严重的轻学籍档案、人事档案、重视行政的不良现象。同时，这样也更加容易出现不规范和不认真填写有关表格、懈怠学籍档案管理、收集相关的材料不完整、办公自动化程度低下、投入的财力、物力、人力严重不足等问题［3］。另外，当前社会对高校毕业生要求越来越高，高校利用学籍档案的效率越来越高。大多数的用人单位常常会觉得当前的学籍档案材料越来越不全面，无法在学籍档案中全面地了解高校毕业生的真实情况，例如：学生的综合素质、平时表现等等［4］。

（三）学籍档案整理不规范

在管理学籍档案的过程中，需要对原始材料进行收集，收集之后对这些材料排列以及分类，在管理学籍档案工作中，档案的整理占据十分重要的作用。学籍档案在被整理的过程中，应该要做到装订整齐、目录清楚、编排有序、分类准确等，案卷归档需要根据实际年度进行分类排列［5］。最近几年，我国对高等学校的教学评估工作也更加重视，同时也将管理学籍档案的工作归为评估的范围中，这样的评估可以有效地促进学籍档案管理工作的发展，然而在实际的管理工作中却发现存在一些比较显著的问题，主要有以下几点：（1）材料分类以及时间编排比较混乱，部分学生是根据学生毕业年度编，部分学生根据入学年度编，这样的整理显得十分杂乱。（2）没有规范地进行组卷装订，例如：组卷学生学籍卡的时候没有详细的规定，有时候几个班级一起组卷，有时候单独一个班级组卷，这样装订出来的案卷的厚薄程度不一样，不仅影响美观，还会造成比较严重的查找不便的现象。需要将学生的照片张贴在学籍卡的右上角，而在装订的时候没有处理就一起装订，这样就造成非常明显的案卷照片位置突显，导致不能够合拢案卷的封面，还会外露出档案内芯，这样更加容易造成严重的档案损坏等不良现象。（3）档案质量无法保证，容易出现不符合要求的现象。在高校学生还没有毕业之前，学生归属的辅导员会对学生的学籍档案进行管理，部分管理员由于档案管理意识淡薄，会采用铅笔以及圆珠笔等进行填写，这样就会出现字迹模糊，不方便档案长期保管的现象。另外，部分辅导员还会不按照实际要求完整地填写好学籍的档案栏目，这样的档案就会出现比较严重的不足以及不完整等现象，在一定程度上降低了学籍档案的实际应用价值。

（四）管理方式以及管理体制方面存在比较严重的问题

实质上，管理体制方面存在比较严重的问题就是因为在实际管理过程中没有认清相关的管理权属问题。一方面，没有统一化的管理方式，也不具备一致化的管理标准，大多数的管理部门只是根据其自己最适宜的管理方式进行学籍档案的管理，直至最后就会出现非常多的归档问题；另一方面，管理职责不清晰明确，管档的不管人，以及管人的不管档，容易出现比较严重的脱节现象，这样就无法保障档案相关的资料以及内容足够地完整准确地归档。

二、解决高校学籍档案管理问题的对策

为了有效提高管理学籍档案的工作水平，高校相关的学籍档案管理部门以及管理者应该更加重视这些问题，并且制定出一系列有效可实施的方案来加强高校学籍档案管理，创新更多管理学籍档案的方式，可以根据高校学籍档案的实际状况以及学生学籍档案类型进行分类管理，提高高校学籍档案管理的效率以及质量，认真做好收集工作，保障高校学生学籍档案的完整性，具体实施方案如下所述：

（一）创建具有高素质、稳定的学籍档案管理团队

当前，我国科学信息技术水平不断提升，开发利用相关学籍档案的工作，电子数据处理、电子档案管理以及电子文件归档，对所有的学籍档案管理者提出了更高的要求，只有创建具有高素质、稳定的学籍档案管理团队，将所有管理学籍档案的相关人员的整体素质提高，才能够提供更加优质的服务、科学的管理，以及科学的决策。由此可见，只有加强管理学籍档案团队的建设，把管理学籍档案的团队打造成具有现代化水平、精明能干、一专多能，能攻坚、会管理、业务精以及政治强的稳定团队，才能适应新时期对学籍档案管理工作的新要求。

（二）加强对学籍档案管理工作的领导

从开始形成学籍档案到归档完毕的整个过程中，全校档案工作的开展以及完成会涉及到非常多的人员及相关部门。高校的领导者以及管理人员应更加重视管理学籍档案的工作，有效地提高相关管理人员的工作效率及工作质量，应在每个学生、老师以及校领导的思想中注入档案管理意识。由此可见，只有加强对学籍档案管理工作的领导，形成管理学籍档案的每个环节都由专人进行负责，更加规范学籍档案管理工作中的每一个环节，加强对学籍档案管理工作的领导，并且高校应该将各个管理部门管理学籍材料的完整性、及时性以及原始性归为考核的内容中。

（三）创新更多管理学籍档案的方式

在实际开展学籍档案管理工作的过程中，需要根据学生所在的专业运用不同的方式进行学籍档案的管理，实施分层次以及分专业的多类管理，这样的管理方式能够有效地提高学籍档案管理的效率以及学籍档案管理的完整性，同时也方便后期进行查找和翻阅。大多数的学生需要按照其自身的实际学习状况选择选修课程，这样可以更加全面地掌握好相关的成绩考核以及实际选课评分的状况，之后将选修课程实际状况分类记录在学籍档案中就会更加方便，可以更加充分地体现出学分制办学的实际效果，更好地服务于社会以及帮助学生完成高校的整个学习过程。因为当前大多数的高校最常实施的就是学分制，学生能够按照自身的实际状况进行学习方式的选择，这样就会对正常管理学籍档案造成比较大的难度。所以，高校创新更多管理学籍档案的方式，选择出更加合适的管理方法，根据高校学籍档案的实际状况以及学生学籍档案类型进行分类管理，让高校学籍档案的管理的效率以及质量提高。

（四）认真做好收集工作以及保障高校学生学籍档案的完整性

相关的高校学籍档案管理制度中有明确地规定：各个高校的学年度归档部门以及教学部门必须要在次学年度寒假前将学生的学籍档案归档。由此可知，学籍档案管理部门应该认真做好收集工作以及保障高校学生学籍档案的完整性，在管理高校学生学籍档案的过程中应该严格按照实际规定归档制度来收集归档材料，同时要消除一些不及时收集档案材料以及不具有全面的档案材料等不良状况，确保归档按时，这样可以更好地保障档案内容的完整性以及档案的齐全。

（五）建章立制，推进学籍档案管理的规范化

在开展学籍档案管理工作的过程中，应该建章立制，制定统一化的管理要求以及标准，推进学籍档案管理的规范化，并且由相关的管理人员将具体的工作落实到每一个工作岗位中，这样更加有助于形成网络化的学籍档案管理工作系统。另外，在制定更加合理科学的归档范围时，应该编制更加合理的卷内目录、规定印制的尺寸、以及各类表格的形式等，还应该建立更加全面的管理职责、去假存真、鉴别归档、保密保管、修损补缺、检查校对以及收集整理等各个措施以及规章制度，做到照章办事、有据可依以及有规可循，应用这样科学的规章制度可以更加有效地对调控管理工作进行科学的管理，这样开展的学籍档案管理工作也会更加规范化以及制度化。