朱 强（大连机车车辆有限公司,辽宁 大连 116022）



办公自动化系统在制造业企业中的应用

朱 强
（大连机车车辆有限公司,辽宁 大连 116022）

摘 要：目前随着我国经济发展办公自动化系统在制造业企业获得普遍应用。办公自动化系统在制造业企业主要应用是通过分别授权的方式实现企业的信息的分别管理，使得信息更加处理更加快速，容易共享并且安全性提高。随着我国经济的发展办公自动化在制造业企业的应用也越来越普遍。本文通过分析办公自动化系统在制造业企业的应用，分析问题提出对策以期为我国制造业企业提供借鉴。

关键词：办公自动化；制造业企业；应用

1 前言

办公自动化在各个行业中的应用越来越广泛，各行业的办公人员必须不断地提升使用办公自动化的能力以适应现代OA系统的发展，从业人员要积极围绕社会以及行业的需求，不断地提升OA系统的理论和实践性应用，以满足各行业的自动化办公需求。

在制造业企业尤为如此，其生产复杂性更需要办公自动化系统，制造业企业实现办公自动化过程中，要积极进行办公自动化的更新换代以及注重办公人员办公自动化使用技术的培训，制造业企业要加强与软件开发商或者其他办公自动化培训机构的合作，使办公人员能够在自动化办公中游刃有余。制造业企业办公人员也要加强自身的自主学习意识，积极学习一些办公自动化技术，例如常用的办公软件以及各种操作系统的使用，软件的安装启动以及使用、电子邮件的接收以及发送等基本操作。

2 OA系统发展历史

办公自动化系统（OA）是目前都制造业企业普遍使用的办公系统，它主要分为四个不同阶段，从最初的简单的表格编辑、打字到目前的信息化办公，以下将详细介绍。

第一个阶段是简单的文字信息数字化，就是把一些文字图表通过手工上传到电脑之中，这也是办公自动化最基本的功能。第二个阶段是LotusNotes还有后来的各种电子邮件等等，它实现了不同部门之间的信息共享，这也是不同环节之间的沟通基本方法，第三个阶段是以B/S应用模式为主，在这个阶段就出现了比较成熟的办公系统接近于目前使用的，甚至很多企业还在使用。最后一个阶段是协同办公，这个概念是制造业企业把工作流、知识管理等融入办公自动化系统，使得办公自动化系统有了更深的提升并且加入了门户技术。

在目前的制造业企业办公自动化系统中，一般的办公自动化系统都包括了几个不同的模块，有电子邮件、个人事务管理、公共数据管理、综合业务、系统维护与管理等等，这一些不同的模块分别包括了办公信息管理、信息共享、信息反馈、门户等等多个方面。

3 办公自动化系统在我国制造业企业的功能分析

3.1 方便领导作出决策

通过总览整个的企业办公自动化系统管理决策者就可以对制造业企业的实际情况进行分析，找出节能降耗的关键点，对于那些时间效率不高的环节进行提升，财务部门可以根据每个环节的生产效率以及绩效等等进行比对，从而科学的制定每一个生产工人的工资等。

3.2 加强制造业企业内部信息交流

作为一个企业的信息沟通平台们制造业企业都可以发布很多信息，职工原来必须通过全厂的宣传栏才能了解的信息通过办公自动化系统就可以了解，当然不同职别的员工有不同的权限，普通员工只能收到面向全体工人的宣传文件等，生产管理者就可以收到每个月的生产经营分析，月度计划，年度预算等等这样对自己管理区域的生产有一个促进和先导作用。另外仓库管理人员也可以通过查看生产环节的原料投入发现是否存在多拿原料的情况，采购部门可以及时的掌握每个环节的用料情况，制定自己的采购计划。

3.3 提高了办公现代化自动化水平

在目前的制造业企业办公自动化系统中，这是一个相互协调的网络办公平台，对于公司的各种文件都可以有效地处理使得公司的各种信息传递更加科学合理提高了公司的共同效率，同时也降低了公司的沟通成本，比如制造业企业内部的上游环节可以通过下游环节生产的实际情况了解本部门需要的生产量以免造成供货不足以及压货现象，生产副总可以与销售部门进行协调及时通过销售部门反馈的数据来决定生产产品的种类。

OA系统升级后,支持移动办公,利用VPN可以实现外出人员随时接入局域网,了解单位内部工作动态,完成公文处理、业务审批,邮件收发等工作,实现真正意义的移动办公。使外出人员和本厂完全无距离沟通,在任何情况下,企业的经营管理都不会受到影响。减少了由于外出产生的文件积压、正在办理事件的停顿。目前由于受VPN数量的制约,只能实现厂领导的移动办公。

3.4 运用广泛

一般来说制造业企业的办公自动化系统都比较讲究实用性，比较朴实，目前制造业的办公自动化系统深入的制造业的每个环节，包括原材料的采购，原材料初级加工，深加工，入库出库等等，每个加工环节都可以通过办公自动化系统查询自己环节的信息，只有生产副总采用查阅所以生产环节的信息，但是不同环节之间可以通过邮件以及信息模块进行沟通，及时掌握上下游环节的生产进度，生产情况。制造业企业职工也可以通过办公自动化系统来了解企业的各种通过生产计划等等，车间主任比普通员工有更大的权限，除了了解本环节，还对上下环节有查看的权利，还有制造业企业一般工人众多包括工会信息，廉政信息，放假通知等等都是通过办公自动化系统进行传播的。

4 结语

办公自动化系统是目前信息化快速发展的情况下制造业企业与现代化信息化办公的一个良好结合，实践证明制造业企业在实施了办公自动化系统之后它们的工作效率会大大提升。制造业企业一般生产流程都是比较复杂，并且制造环节很多，通过引入办公自动化系统可以很好地促进制造业每个环节的衔接，并且采用分级授权的方式使得每个环节都有自己环节对应的管理权限以及使用模块。这样在每个环节分别使用的同时也提升了制造业企业信息的安全性。

办公自动化软件在制造业企业的应用实践中发挥了极大的作用,为企业信息化建设做出了贡献,但其自身的发展、完善必不可少。

参考文献：

[1]朱继生.办公自动化阅[M].北京:科学技术出版社,2014:416.

[2]黄海鹰.办公自动化基础教程[M].北京:国防科技大学出版社,2013:252.

[3]张娟娟.制造业企业营业办公自动化基础教程[M].北京:经济出版社,2014:26.

DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.02.116