韦丽丽

（射阳县人力资源和社会保障信息中心 江苏 盐城 224300）

加强人才档案管理 提高档案利用效益

韦丽丽

（射阳县人力资源和社会保障信息中心 江苏 盐城 224300）

随着知识经济和信息时代的发展，加强档案信息化建设，提高人力档案利用率迫在眉睫，信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案资源的开发利用创造了前所未有的契机。加强人才档案管理，提高档案利用效益要从硬件设施投入、信息数据库系统构建、信息化人才配备、信息化安全保障等方面进行完善提高。实现档案管理信息化的发展已成为适应国家改革和社会发展的必然需要。

人力资源；档案管理；信息化建设；提高效益

为切实做好档案管理这项重要的基础性工作，着力提升档案管理水平，要进一步加强内部管理、提高服务质量、促进自身发展，明年我们在做好档案业务工作的基础上，改善档案管理现状，逐步投入档案信息化工作要加大档案信息化投入工作，购买档案管理系统，完善档案管理体系，逐步实现纸质化档案向电子化档案的转变，全力提高人事档案管理效率。

一、严格把关，及时办理，提高档案管理服务水平

一是严把档案接收关口。工作中实践中，射阳县人力资源和社会保障信息中心对新接收的正本档案严格把关，做到每本档案接收都要认真审核验收，发现问题及时纠正，不留隐患。上年度，共接收正本档案3646本，其中大中专毕业生档案3505本，县直单位人员档案141本，全部审核并录入微机、换袋入库上架。

二是准确办理档案业务。射阳县人力资源和社会保障信息中心上年度向县内外转出人事档案612本，力保档案转递无差错。办理人员退休、干部任免、养老金续缴、失业金领取、工龄、年龄核对、职务与职级并行等业务档案摘抄2600余人次、档案查阅、咨询5000余人次，力争各项业务能及时准确办理，确保人事档案业务办理零失误。

三是做好材料审核接收。严格把好材料审核接收关，对不符合要求、章印不全的材料当场退回，禁止不符合要求的材料进入个人档案。今年共接收调资、年度考核等零散单一材料1万余份，每份经过仔细核对、查询，并按类投放归档。做好公务员档案专项审核工作。根据干部人事档案专项审核要求，经组织部部署，今年对公务员身份档案进行专项审核。

二、落实制度，保守机密，提高人才档案使用效益

一是严格学习管理制度。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是保障档案信息安全，逐步实现规范化管理的有力措施。各级档案管理部门、档案管理者应积极改革那些不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，努力实现从纸质档案管理向电子档案管理理念的转变。不仅要坚决贯彻落实国家颁发的计算机信息系统的安全保密方面的法律、规定，还要结合本系统、本单位的实际尽快制定出计算机信息安全保密方面的具体实施办法，如计算机信息档案的安全与保密制度、计算机信息档案的安全保密防护办法，真正做到有法可依，有章可循。要认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策与规定，学习与档案相关的各项法律文件，刻苦学习档案专业知识，搞好档案管理，充分发挥档案的作用，严格按档案的法律、法规及有关制度办事。

二是严格保守档案机密。档案工作是一项严谨的工作，在档案日常查询上要严守档案制度，按照档案管理条例办理。要认真执行《保密法》，严格保守档案机密，每年对档案进行一次核对工作，维护档案的完整与安全，保证档案的合法利用。认真搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，认真负责档案的鉴定工作，按规定接收、保管、利用档案。

三是严格执行查阅制度。设立专门的档案室，配备档案橱具，健全库房温湿度记录，绘制档案存放示意图，严格按照“八防”措施管理档案。认真热情接待档案利用者的查询、借阅工作，严格执行查借阅制度，认真做好档案查询登记工作。贯彻执行档案的八项制度，制定档案管理人员职责，严格按干部人事档案管理制度执行。

三、加大投入，提升效益，提高档案信息管理程度

一是加大硬件投入力度。数字档案的基本原理就是借助电子扫描仪或数码相机等多媒体设备，将档案管理全部进行数字化处理后，通过光盘刻录机，把全部信息拷贝到光盘上，建成电子档案或全文本电子档案。实现档案管理信息化的发展，要加大资金投入，添置计算机、服务器、监控、扫描仪、复印机、打印机、防盗器、除臭机、杀菌机、除湿机、防磁柜、温湿度计等设备和器材，引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统，实现档案资源的合理配置和利用。

二是整合档案管理资源。要将分散在各科室、各单位的档案全部集中移交至文档中心，实行集中统一管理，配备专兼职档案员，建立标准化、现代化的综合档案管理室。在档案基础整理工作完善的同时，进一步推动档案工作信息化，对每一份档案的具体内容进行扫描挂接，形成了一份电子档案，在本局域网内可以随时查询权限范围内的电子档案，完善档案管理信息综合数据库，建立动态信息收集网络机构，制定档案动态信息收集内容，建立动态信息的转递方式，克服数据库信息源数据不新、不准的问题。节省了时间，方便了群众，档案“电子化”彰显了服务的人性化。

三是配备档案管理人才。实现档案管理信息化的发展要配备一支高素质的从事档案管理的信息化人才。这些人才不仅具备良好的个人素质，较高的文化知识、有一定的外语水平，更要懂得档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，具有管理信息资源的创造能力，要能全面了解和自觉执行档案管理信息方面的法律、法规、制度和标准。作为档案管理部门，一方面要注重信息化人才的引进，另一方面要加大对在职、兼职档案管理人员的信息化业务发展的培训，提高档案管理人员的业务素质，缓解信息化业务人才的需求压力。

综上所述，档案管理的信息化管理是改革和发展的必然趋势，必须加快其建设步伐。工作实践中，要不断加强档案信息化、数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题，认真做好新形势下的档案管理工作，唯此才能促进档案工作质量的不断提高，使档案管理焕发新的生机与活力，开创一个科技兴档的新局面。