农业科技档案管理现状及对策建议

2015-12-04中国农业科学院油料作物研究所农业部油料作物生物学与遗传育种重点实验室殷艳

办公室业务 2015年12期

文/中国农业科学院油料作物研究所；农业部油料作物生物学与遗传育种重点实验室殷艳

农业科技档案是农业科学研究和农业生产技术活动的真实记录和反映，是指导农业生产的主要依据。目前，农业科技档案以其强大的信息资源功能在我国 “三农”工作中发挥着越来越重要的作用，不论是科研还是农业生产等都离不开它，并且已成为农村经济发展的巨大推动力量。农业科技档案信息资源是一种潜在的生产力，如何做好其管理与利用工作则是促进这种潜在生产力向现实生产力转化的有效途径。本文结合笔者所在单位中国农业科学院油料作物研究所(以下简称油料所)，对农业科技档案的管理进行探析，以期能促进农业科技档案信息资源更好地开发利用,充分发挥农业科技档案信息资源在我国农业建设中的作用。

一、农业科技档案管理现状

（一）管理日益规范化。近年来，国家和相关省市都制定并印发了系列档案管理方面的制度，严格对档案进行规范化管理，按照国家和省市档案管理规定，依据《档案法》，结合工作实际，各级部门也相应建立健全了档案管理各项工作制度，如档案保管制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案销毁制度、档案移交接收制度、档案归档制度等，进一步完善了对于档案的保管、使用、保密、归档的管理，将档案工作进一步推上了规范化的管理轨道。

（二）管理任务越来越繁重。近年来，随着我国对农业科技的大力投入，农业科技事业发展迅速，农业科研经费成倍增长，各类纵向、横向科研课题在逐年增加，新兴学科领域不断涌现，大量新购各类科研仪器设备，各类实验室、研究中心、试验示范基地等不断增加，国际交流与合作扩大，课题研究成果成倍增长，所有这些都大大增加了农业科技档案的归档内容，增加其管理任务。同时，随着电子档案的大量出现和国家对档案管理工作要求的日益规范化，使农业科技档案管理工作任务日趋繁重，压力越来越大。

（三）管理工作从属化。由于长期以来对农业科技档案管理工作缺乏高度的重视，在很多领导眼里，农业科技档案管理工作是一个毫无技术含量的工作，只是存存取取放放，档案管理工作人员只是起到一个资料保管员的作用，因此档案管理工作在许多单位处于从属地位，对档案管理工作资金投入不足，档案管理工作人员处于边缘化状态，在职称晋升、工资晋级、评优、奖金分配等方面基本处于弱势地位。甚至有些单位没有专门的档案室和档案员，而是挂靠办公室或其他相关部门，由办公室人员兼任。这些严重影响了新型档案管理模式的发展，使得档案管理工作机制停滞不前。另外，由于档案管理部门在各单位处于从属地位，行政权限有限，造成在收集档案的过程中，档案部门很难对其他部门采取相应的处罚措施，真正发挥其应有的职能。

二、农业科技档案管理对策

（一）把农业科技档案管理工作融入科研工作中。把农业科技档案管理工作融入科研工作中，提高大家的归档意识。实行项目主持人（或项目首席专家）归档责任制，建立项目完成与档案完卷一体化的“捆绑式”责任制，使项目（课题）责任人视建档为自身业务的一部分，关注项目（课题）文件材料的齐全完整与系统化，从而保证科技档案的完整、准确、系统。把文件材料的形成、积累和归档作为有关人员职责和工作任务目标之一，用制度把它明确规定下来，档案管理部门深入到各职能部门、课题组中去，了解工作情况，并为科技文件材料的形成、积累和归档创造方便条件，同时加强检查、监督和指导，保证科技文件材料的完整。

（二）加强制度建设，提升档案管理水平。以建章立制为基础，全面实行质量和目标管理，用制度来规范档案管理，并督促落实到各职能部门及课题组、兼职档案员，实现档案管理的制度化，维护农业科技档案的完整与安全，有效保护和利用档案，促进档案事业的发展。在制度建设方面，油料所除了建立相应的规章制度外，还做到了把档案工作纳入全所工作发展的轨道，坚持了“四个挂钩”，即档案工作与领导责任挂钩、与单位及个人的年度工作任务挂钩、与创建“文明处室”挂钩、与评优评先挂钩，改变了过去仅依靠档案人员“单兵作战”的状况，集全所工作的“合力”，促进了档案工作的发展。

（三）建立健全档案管理网络。建立自上而下的档案管理网络，实现档案管理的网络化。油料所由分管所长领导档案工作，综合档案室隶属信息中心领导，集中统一管理全所各种门类、不同载体的档案，保持了专职档案人员的稳定。为了把档案工作的各项任务落到实处，把档案工作的目标责任下达到基层，提高部门领导和兼职档案员的工作责任感，所里要求各部门的主要负责同志分管本部门的档案工作，并推荐具有一定思想素质及业务能力、对工作认真负责的兼职档案员，兼职档案员具体负责本部门日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交归档工作，档案室具体指导基层的业务工作。目前所里已建立了有37 人组成的兼职档案员队伍，全所专兼职档案员全部具有本科以上学历，其中具有博士学位的有16 人，占档案员总数的43.2%，形成了完善的所级档案综合管理体系，实现了档案管理网络化，为搞好档案工作打下了坚实的组织基础。

（四）全面开发利用农业科技档案。农业科技档案管理的最终目的，是为了提供利用，即充分发挥科技档案的社会效益和经济效益，更好地为我国农业科研事业发展和农业现代化服务，科技档案利用的社会价值，就是直接为国家创造财富。科技档案能否转化为生产力，是做好档案管理工作的重要内容。通过改革和创新，向收集、加工、整理、传播、研究和利用知识的知识服务行业发展，使农业科技档案管理工作成为农业发展的重要支撑体系，要在实现资源整合的基础上，面向农业科技工作者提供参考咨询、定题和专题信息服务、动态信息提供、个性化信息推送、借阅等服务。通过充分利用农业科技档案：一是提高科研项目的竞争力和获准率，保证科研项目的顺利完成。如油料所科研人员在申报项目、奖励、专利、项目验收等方面充分利用档案资料，对档案资源的充分利用，给他们的科研工作带来了丰厚回报。油料所已主持承担国内外各类科研项目1400 多项，培育油料品种160 个，主持获各类科技成果奖励145 项，其中国家成果奖19 项，高居国内油料科研机构之首。部分研究成果达到国际领先或先进水平。油料所先后引领和推动了我国油菜产业三次跨越发展，累计为社会创造效益1000 亿元以上。二是利用农业科技档案信息资源，直接指导农业生产，开展科技扶贫。科技档案不被利用，扶贫工作就不会在短期内打开局面，再好的科研成果也得不到社会的承认和支持。三是利用档案信息资源，为成果管理服务，科技档案在编写参考资料方面，也是必不可少的。例如，油料所为了使更多的成果转化为生产力，上级要求对建所以来的科技成果进行全面清理。为此，搞成果管理的同志，调阅了建所以来的所有成果档案，编写了84 项科技成果目录表，并按授奖的类别进行了归类整理，列成简介表，将成果管理工作分为三阶段，写出油料所科研成果及成果管理总结报告。此项编研工作摸清“家底”，又为利用成果提供了方便。