文/合肥师范学院　曹新素



浅谈高校校志编纂与档案利用

文/合肥师范学院曹新素

【摘要】高校档案是校志编纂工作的主要资料来源，校志编纂离不开高校档案资料的利用，高校档案工作的质量直接影响到校志编纂的质量。利用档案在高校校志编纂工作中至关重要，然而校志编纂工作中利用档案总是存在诸多问题，因此解决这些问题对高校校志编纂具有重要意义。

【关键词】高校档案；校志编纂；档案管理

高校校志是一所高等学校的百科全书，它能全面、系统、科学的反映高校的历史和现状。高校校志要求在坚持实事求是的原则下，把学校沿革、行政、教育、教学等各项内容如实记录下来。而高校档案是学校在教学、教育、管理等活动中直接形成的对学校有保存价值的各种载体的历史记录。因此，高校档案也是校志编纂的主要资料来源。高校档案是校志编纂的基础，校志编纂是档案利用价值的重要体现，同时，高校校志也是高校档案工作的资料库。二者紧密相连，不可分割。

一、校志编纂工作中利用档案存在的问题

(一)校志编纂人员对档案重要性的认识程度不同。高校校志编纂是一项临时性的重要工作，一般都会相隔很多年才会启动一次，因此学校不会设立专门的高校校志编纂机构。而是在启动此项工作的时候临时从各个部门抽调人手组成一个校志编纂工作委员会。成员有几人或者几十上百人不等。这些工作人员会有不同部分的内容分工，最后将所有资料由一人或几人汇总。虽然大家都知道档案资料是校志编纂的主要内容来源，但对档案重要性的认识上却存在不同。由于长期以来对档案的关注度不高，会让有些人有档案也不过如此的想法。即使到了档案机构查阅档案，也会因为不了解档案库存而无从下手。而档案工作人员面对一问三不知的档案利用者也会觉得十分无奈。有些校志编纂人员会直接说明要哪些方面的档案资料，档案工作人员只能按照他们提供的大概内容尽可能的把相关库存找出来。但这中间会存在遗漏的可能性，甚至可能会遗漏掉十分关键的档案资料。甚至他们会抱有自己如果找不到可能别人会找到的侥幸心理。对涉及到的一些资料数据更多的依赖长期以来留存在部门电脑上的资料，熟不知档案才是最终形成的可靠资料，可能会与当时留存的内容存在很大区别，因此大大影响了校志编纂工作的进行。

（二）档案工作人员不是校志编纂工作的直接参与者。很多高校的校志编纂工作人员都没有档案机构的工作人员，档案工作者长期以来一直是默默的工作着，奉献着。在学校有重大活动（比如校庆等）需要编纂校志时，上级领导的惯性思维会找一些他们认为能胜任此项工作的人员，虽然都知道档案资料的重要性，但由于对利用档案的认识不全面，往往会觉得任何人利用档案的效果是一样的。其实档案工作人员才是最有效的档案利用者，他们比任何人都了解馆（室）藏档案，对档案保管期限把握的也很准确，在对档案内容的把握上也比较全面具体，档案工作人员利用档案能大大提高校志编纂工作效率。档案工作人员不直接参与校志编纂工作，只是单纯的提供档案查借阅服务，使得档案工作者不知道校志编纂需要什么资料，什么时间需要等等。这种供需不协调的现象严重影响校志编纂工作的质量和效率，最终导致高校档案在校志编纂工作中不能很好的发挥作用。

（三）高校档案资料的缺失和不完整影响校志编纂质量。很多高校都有着几十年或者上百年的悠久历史，但档案工作在近些年来才逐渐被重视，很多高校的档案馆（室）不是在高校成立之初就有，而是滞后了很多年，有些高校是由好几所学校合并而成，档案也随之合并在一起进行管理。这些都导致了高校档案资料的严重缺失，特别是文革之前的档案资料。校志编纂资料的主要来源除了文字记载的档案资料以外还有一些声像资料和实物资料，比如文物、图片、奖状、证明、证件等。高校档案馆（室）成立之前的很多实物声像资料都没有进入档案机构成为档案，这些重要资源被遗漏在各承办部门，久而久之，人们档案意识的淡薄最终导致其无踪可循。档案工作人员在收集档案的过程中也有很大的局限性，除了能把握学校一年之中的几项重大活动之外，对于各部门日常工作中产生的档案资料却无法把握，只能反复强调有参考价值的资料都应归档。有些兼职档案员在理解上出现偏差，也会导致部分重要资料没能归档。档案资料的缺失和不完整不能满足校志编纂工作的需要，严重影响校志编纂的质量。

（四）高校档案信息化程度不高影响校志编纂的效率。高校档案信息化工作起步较晚，发展非常缓慢。虽然大多数高校都购买并使用了专门的档案管理软件，但大多是单机版。近年来，随着档案信息化工作的日益加强，网络版的档案管理系统逐渐被档案馆（室）所利用，档案管理系统纳入到数字化校园管理之中，大大方便了高校档案的利用，提高了档案工作效率。然而，多数高校的档案信息化程度并不高。一方面很多有重要价值的馆（室）藏档案并没有完全数字化，校志编纂过程中利用档案大多还要依赖于手工查阅。即使数字化比较齐全的高校，也可能存在档案工作人员对软件了解和应用的不够深刻而导致有些功能无法应用。另一方面，目前很多网络版的档案管理软件并不能完全做到全文检索功能。有些软件的全文检索功能需要另外购买，档案工作人员对数字化档案管理系统了解不够全面的话往往会忽略此项功能。这会直接导致在利用档案的过程中存在检索不全面的现象，如果不依赖手工检索，很可能会遗漏一些重要内容。高校档案信息化程度不高给校志编纂者利用档案带来很大困难，直接影响校志编纂的效率。

二、完善校志编纂工作中利用档案的对策

（一）强化档案意识，完善档案管理水平，提高校志编纂工作效率。高校校志编纂人员的档案意识参差不齐，利用档案的能力也存在差别。一方面，档案工作人员在提供档案利用服务的时候可以通过简单的沟通交流来强化校志编纂人员的档案意识。档案工作者的微笑、耐心和细心可以拉近与档案利用者的距离，用有效利用档案的事实向档案利用者展示档案的重要性，这样强化档案意识的效果要好于日常的档案宣传。另一方面，档案工作者要加强档案编研工作，档案编研成果是对重要档案资源的高效概括，也更容易被档案利用者接受。一本好的档案编研成果不仅可以给高校校志编纂人员提供全面详尽的档案史料，也大大提高了校志编纂的工作效率。

（二）建立有效机制，让高校档案工作人员直接参与到校志编纂工作中去。高校档案工作人员在日常的工作中承担了年鉴、大事记、编研、汇编等重要工作，这些都是高校校志主要的资料来源。高校档案工作人员对馆（室）藏档案内容了解的较多，对需要的档案资料利用起来更得心应手，有效提高了校志编纂的质量和效率。高校档案工作人员直接参与校志编纂，解决了供需之间的矛盾，在编写年鉴、大事记等的过程中也积累了丰富的经验。高校应建立有效的工作机制，让高校档案工作者成为校志编纂人员的重要组成部分，有利于对档案资料的深入挖掘和充分利用，使高校档案为校志编纂提供准确、便捷的基础性服务，在校志编纂工作中发挥重要作用，这在一定程度上甚至直接影响到一部校志质量的优次。因此，高校档案工作人员直接参与校志编纂十分重要。

（三）加强高校档案基础建设，确保档案齐全完整，为校志编纂提供详尽全面的档案资料。高校档案资料的不完整是学校存史修志的巨大损失。对于历史上已经缺失的档案，高校工作人员可以通过建立实物档案、人物档案的形式对历史尽可能的还原。可以通过档案有偿征集的办法，动员学校年老的教职员工将自己手头现存的一些珍贵资料上交给档案馆（室）保管，尽可能的丰富档案库存。更重要的是要加强兼职档案员队伍的建设。兼职档案员是收集档案的主力军，是完成档案基础性工作的主要力量。加强兼职档案员队伍建设，将档案工作纳入到年终考核中去，强化兼职档案员的档案意识，定期进行业务培训，全面提高兼职档案员队伍的整体素质，这对确保档案材料的齐全完整有十分重要的意义。从兼职档案员开始，尽可能全面的收集档案资料，使具有重要价值的档案不出现遗漏现象，更好的为校志编纂提供详尽的资料来源。

（四）完善档案信息化建设，提高校志编纂工作中利用档案的效率。高校档案的信息化建设是一个逐步完善的过程，高校档案信息化从无到有，从有到精，需要高校档案工作者不断努力，不仅要呼吁领导重视，加强档案宣传，还要时刻注重自身能力的提高，不能再像过去那样“闭关管档”或者只局限于简单的“管、藏、用”，要“走出去，引进来”，将别人的先进的管理办法和技术手段为我所用。全面提高高校的档案信息化水平。将馆（室）藏档案中有重要价值的档案分批、分时的进行数字化。全面学习和了解档案管理系统的各项功能，做到熟练操作，有效利用。时刻关注档案管理系统的版本功能升级，使档案管理软件的功能更为完善。这将大大提高高校档案工作的效率，为校志编纂工作提供全面、省时、有效的档案服务。

参考文献：

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