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公文写作常见的问题和解决办法

2015-11-26广东省工商行政管理干部素质教育中心许华君

办公室业务 2015年8期
关键词:公务活动材料

文/广东省工商行政管理干部素质教育中心 许华君

公文是指党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的各种正式文书。是维系公务活动正常开展的工具,它有着明确的现实目的和效用。公文具有独特的性质和特点,其写作有与一般文章写作不一样的地方,其知识和理论要求有些可以说是大相径庭。公文写作是在写作活动的一般规律和原理指导下,根据公务活动的客观需要,以党和国家的路线方针政策和法律、法规为指导,运用科学原理和写作技法,完成公文的撰写。但对公文写作,不少人在认识上还存在着一些误解,认为公文就是应用文,应用文就是公文,很多公文存在相互抄袭的现象,在写作时基本上都虚话、套话,谈不上什么体裁、结构思路、主题。如何写好公文,解决对公文写作的常见问题,主要应做好以下几个方面:

一、认识公文种类并正确使用

公文主要分两类,一类是行政公文,一类是综合性文稿。行政公文,又叫公务文书,是在行政公务活动中使用的具有法定权威和规范格式的文书。它是特殊规范化的文体,具有法定的权威性,有法定的制作权限和明确的读者,有特定的行文格式、行文规则和办理办法。在总结以往20多年来公文运行管理的经验基础上,2012年4月12日,中央办公厅下发了《党政机关公文处理工作条例》,规定行政公文包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15种。这些公文在各级行政机关经常用到的,用于宣传贯彻落实党和国家的路线方针政策、机关之间的沟通联系、协调各方面的意见、推动群众工作和定纷止争。公文是党和政府的意志体现,表达政府的主张,显现机关公务活动的目的。由于公文的种类和体式是取决公务活动的性质与方式,不同的文种在不同的公务活动中发挥着不同作用。因此在拟制公文时,应当从实际需要出发,根据所在机关的职权范围、所处的地位与发文目的,具体选择不同的文种。另外还有机关中的综合性文稿,是公务员在日常工作中除上述15种公文外经常接触的大量事务性写作任务,如讲话稿、调查报告、演讲稿、工作总结、述职报告、主持词、工作方案或计划、简报等等。这些文稿往往具有业务范围广、主题内容杂、领导要求高、体式较灵活、起草难度大等特点。在写作公文时要注意文种的选择,因为在基层中许多公文的文种比较混乱,有时应该写调查报告的却写成工作总结,应该写通报的而写成通知,请示与报告写在一个公文中,简报可以反映的情况却用通报来报告等情况。在写作前要了解写作的目的、作用和领导的意图,从而选定正确的文种,这样才能准确地确立写作的对象、材料和采用什么格式。

二、素材收集积累与整理

(一)材料的积累。要写好公文首先要有材料,材料的来源主要靠平时的累积。素材的积累既要全面又要真实。

1.全面。首先是本单位的实际情况。包括本单位状况、决策、实施情况,如单位性质及职能、中心工作、任务计划等。反映本部门特色的热点及大家关注的问题,这些需要我们在日常的工作多留心,将平常工作中的各类文件,如通知、讲话稿、简报、会议纪要等大小的文件都收集起来,以备不时之需。其次是本系统、本行业,每个系统行业都有自己特殊的情况和相关的法律法规,同时也有其特定的“行话”,我们要对系统上下的情况了解,包括党和国家的方针政策、法律法规,上级有关部门的指示精神、意见、方案等,要了解重点是什么、总体的要求是什么、当前的主要任务是什么、要注意什么问题等,这些材料的来源可以是内部或外部网站的要闻,也可以是上级的文件,会议讲话。对这些做到全面深刻的理解,使党和国家的方针政策、法律法规和上级的精神贯彻落实不变形,不走样。下级部门情况,主要是下属各单位的情况,包括本级领导对下级单位的意见看法,本级部门对下属单位的指示或指导意见等。还有就是下属单位的其他情况,我们除了看文件外,还要到下属单位进行调研,多听取下属单位的汇报,以及实践调研。第三,要关注社会上的相关情况,事物之间是相互联系的,任何事件的发生是有广泛的社会背景和原因的,因此对本地区乃至更广泛的社会范围内的有关材料都应收集,它们对认识和分析事物的因果有着重要的意义。

2.真实。我们收集材料首先要反复核实,证明确凿无误。因为公文提出的意见、办法措施必须是实事求是的,要便于执行,如果脱离实际,就无法执行了。背景、经过的表述也必须完全真实,包括细节和数字,否则用到公文中就会失去说服力,失去利用价值。其次,材料的必然性。收集的材料要反映客观事物的一定本质,不能只是个别的、偶然的表象,只有本质的才是真实的。如报告、总结之类的公文,其中的材料就应反映本质,表明发展的必然趋势。第三,客观性。收集的材料必须直接或间接地来自公务实践,而不能想象,无中生有。

(二)材料整理。材料的整理,就是对平常积累的材料进行整理、消化、吸纳,深入全面地占有素材、理解素材,体会材料的精神实质,融会贯通。以备以后的查找和运用。材料整理归纳的方法,可以按照内容横向分类,就是将全年的通知、简报、讲话稿、会议纪要、报告等分门别类整理出来,这种整理方式比较直接,清晰。今后查找运用时容易对照,有些可以直接引用。还可以按照内容纵向分类,就是把所有收集到的材料打散,按照观点、内容、写作方法等进行分类整理。这种分类整理方式可以通过分析材料的写作特点,材料的亮点或者行文的特点和规律等,这样可以为写作时提供一个学习的范本。无论用哪种分类方法都要遵循适度有用的原则,在筛选材料时要有以下几种意识:

1.剔除的意识。我们收集到的材料应该具有信息价值。对于那些没有新意的,不能反映最新的精神、意见、思想及动向的材料,要坚决剔除。这样在写作时才不会被没价值的材料影响,运用起来更得心应手。

2.时效的意识。材料是有时效性的,我们对自己收集到的材料应该有正确的认识和评估,对流动性的材料要区别对待,有选择性地留存。

3.整体性的意识。有些材料孤立地看价值不大,但从全局来看,就会发现它的价值,对这类材料要注意收集。

4.超前的意识。有些材料对目前的写作可能没有价值,但对以后的写作还是有用的,也就是说对有潜在价值的材料要注意收集。否则时过境迁,以后想找很麻烦。

5.统计的意识。在收集整理材料时,要有意识用科学的量化和统计的方法去处理某些材料,除了有意识去收集统计数据,必要时,要自己去做些统计工作,这样才有利于今后写作时的对比和运用,否则,储存起来也没用。

三、公文结构层次的安排

公文是公务活动的工具,在公文写作时,安排公文的结构就要符合公务活动的思维逻辑。主要是:

(一)有序。公文写作时材料安排要按照一定的顺序,这个顺序应该符合公务活动的一般认识规律,即从开始到结束,从总到分,从远到近,从局部到整体,从特殊到普遍,从原因到结果,从过去到现在,从主要到从属。有序地组织材料,可以防止忽近忽远,忽前忽后,忽今忽明,以免造成结构混乱,表达不清。

(二)连贯。公文写作时,要注意材料的连贯性和必然性。写作的材料是有必然联系的,在安排材料时要注意前后的联系,这样才能使全篇思路畅通,前后衔接,语意连贯,浑然一体。要防止上下语意断止,跳跃,甚至相互对立。

(三)区别。各类公文因为文种不同,反映的内容角度、容量、表达方式等都不同,所以对材料安排也有不同。如通报与情况汇报是不同的,前者是下行文,后者是上行文,所以写作时要注意区别。另外写作中,在表达相反或相同的意思时,要把不同的材料区别开来。相同意思的材料要集中表达,做到界限清晰。避免混淆不清,防碍公文主旨的表达。

(四)周密。写作中安排结构时,要周密安排,不同文种逻辑结构是不同的,如:工作总结,要有总结的名称、情况概述、成绩和缺点、经验和教训、存在问题和努力方向。每个部分是有关联的,安排要符合逻辑。又如对事件的通报,要详细叙述事件的经过,注意前后一致,每个细节的安排要经得起推敲,要防止顾此失彼,切忌肯定一切或否定一切。

四、公文视野要有高度

作为贯彻上级决策部署、推动事业发展、指导完成各项工作任务工具的公文,其视野是公文质量和价值的体现。公文的写作者应该站在领导决策者的位置,根据国内外的形势,在不同发展阶段,对宏观世界、历史时空进行全面思考,只有站在决策者的高度领会政策精神,发现问题,才能写出有深度、有气势的公文。

(一)全局在胸。全局的意识,就是指在公文写作时要有顾全大局的思想认识。全局,就国家而言,是指民族团结统一、国家的发展振兴和人民群众生活的幸福。就一个地区、一个部门或一个单位而言,全局就是区域的发展、地区的社会稳定和本单位的发展。任何一项公务活动都是一个统一的整体,各部门和个人分管的工作只分担一方面的职能,如果只从部门或个人的角度去思考,就缺乏对整体的了解,在认识和分析问题时就会产生局限性。要求在公文写作时跳出一时一地的局限,自觉地把本地、本部门的工作放到全党全国的工作中,用更宽广的眼界和思维审时度势,把握现在,透视未来。

(二)放大背景。公文的材料有现实的材料、历史的材料,此外还有背景材料,因为各种事件都是在一定的背景当中的,在公文写作时,必须考虑背景因素,将思维调整到所在的单位、部门,考虑其环境、政治、经济文化背景,如果离开背景只是就事论事,不讲背景,写出来的公文就不够厚实,高度就不够了。

(三)学会运用政策理论。公文的政策理论水平决定公文的质量,这又是写作者的政策理论水平的体现。公文是党和国家的方针政策的承载者,党的路线方针政策通常是以公文的形式来发布传达,具有高度的政策性、法定权威性和现实的效用性,是用以推动公务活动的重要工具。因此对写作者的思想政策理论水平要求非常高,但很多的公文写出来以后,不符合领导的意图,不符合实际需要,在很大程度上,不是因为写作者语言表达能力问题,而是其思想政策理论水平不够高。所以写作者要努力掌握党的路线方针政策理论,要会辩证法,懂经济学,掌握科学发展观的理论知识,只有这样,才能使自己的头脑保持政治清醒和敏感,在写作时不出现政治原则上的失误或不周,才能自觉地把党和国家的方针政策融会贯通到公文中去,使文章有更高的政治高度。

(四)问题的发现和解决。公文是以实际工作为基础,对公务活动中的各类问题、现象和情况进行分析和研究,找出事物的本质规律和特点,提出解决问题的办法和措施,从而指导工作实践。写作者要善于发现问题,而且要去研究分析,然后提出解决的办法。多问一个“为什么”,从表象背后的原因进行探索;想下“怎么办”,对事物的过程、规律、本质进行思考,提出新理论、新观点或新方法。培养自己敏锐的视野,并运用到公文写作实践中,这是提高公文写作能力的基本功。

[1] 岳海翔.公文写作培训教程[M]北京,中国言实出版社,2009.

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