文/四川信息职业技术学院 王珂

高职图书馆档案资料收集与利用

文/四川信息职业技术学院 王珂

图书馆档案工作是图书馆管理工作的一部分，其完善和发展在图书馆工作中的起着重要作用，文章在分析图书馆档案收集范围的基础上，针对性的提出了如何有效收集的档案资料。

图书馆；档案资料；收集

图书馆的档案资料管理，是一项复杂并且专业技术性较强的工作，只有采取有效的管理措施，做好档案资料的收集、鉴定、归档、整理以及保管等工作，加强相关制度和规范的建设，才能保证和维护档案资料的完整性，便于图书馆管理工作，提高档案资料参考利用价值。其中图书馆档案资料的收集工作显得十分重要，需要设立专人进行收集、调动全员参与、争取图书馆领导支持。在对图书馆的档案以及文件资料的管理中，除了要做好资料的收集和整理工作外，还需要加强其日常管理工作，做好防火、防潮、防虫等八防工作，保证档案资料的完整性、可靠性及真实性。为今后的图书馆数据分析与挖掘、查阅与利用提供参考依据。

一个图书馆的管理工作质量和工作规范化水平的高低，透过档案管理工作能看出其真实水平。因此在建队伍、搞管理、做决策的过程中，档案资料能提供的参考依据犹为重要，管理层可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好高校图书馆全面管理工作。因此，对高校图书馆文件、档案资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个高校图书馆工作的管理水平和效果，确实有着重要的实际意义。

一、图书馆档案资料收集的范围

以我校在创建示范高等专科学校和图书馆迎接评估达标的过程中突显的档案资料的收集重要性为例，我个人认为图书馆档案收集应该包括日常管理档案和业务流程档案两个方面，具体有以下几个方面：1.上级有关图书馆工作的文件材料：如：高校图书馆评估标准、关于专业技术职称评聘的有关规定、图书馆建设指导意见等。2.图书馆工作规章制度、各岗位职责、读者公约、文明借阅倡议书等制度。3.图书馆工作计划、报告、总结、决定、纪要等资料。如学校图书馆工作会议纪要、图工委会议纪要；本馆各项工作的文件材料，如每年的工作计划及工作总结，参考咨询、业务辅导工作的有关记录；图书采购、编目的原始材料；数字图书馆建设资料，设备采购材料，数据库采购与建设材料；读者服务、读者阅读取向研究资料。这些图书信息、学术动态都将对图书馆的发展起到重要的作用。4。图书馆概况、发展规划、藏书目录、重要统计等。包括购置图书资料的财务会计凭证，如图书、期刊、数据库等对账清单，物资、物品采购登记簿；各类报账、收入，学校拨款数等；各种每年的家具、设备、图书、期刊、数据库的采购情况登记表；藏书情况，读者借阅年月统计表等；各种统计报表，包括借阅统计、藏书统计、经费统计及馆舍面积统计；读者利用数字图书馆情况材料，各种数据库点击量统计资料；图书馆的各种财产设备登记表及仪器设备说明书，仪器设备的申请报告、招标、采购等文件材料；有关图书馆基建的基建图纸、验收材料等。5.校外交流的有关材料：上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。例如高校普通图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟院校图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。6.另外图书馆内部个人档案也是必不可少的。个人情况登记表，受教育情况登记表，各种奖励证书，论文、科研、聘书或学校任免材料，考核、聘任材料等。7.图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册。8.其他有保存价值的材料、实物和声像材料。如我校一直以来收集的优秀毕业生论文及作品，读书节活动期间的各种照片、讲座图片、光盘等。

二、图书馆档案资料如何进行收集

图书馆管理人员要根据情况及时制定有关文件档案资料的具体管理规定，健全建立岗位责任制。专兼职档案管理人员要有高度的服务意识和责任意识，具有踏实的工作态度和作风，能够按时间、直属部门、隶属关系等收集文件及资料，在各个时期都应注意收集与图书馆工作相关的任凭档案资料，养成一种职业习惯；具备根据文件材料的重要程度、历史价值、发挥作用的时间等综合条件考虑文件材料保存与否的能力。

充分利用现代信息技术，多渠道、多方式收集。借助电子设备、如云技术、办公自动化技术等丰富档案收集途经，防止收集不全导致今后利用工作的不便。

在管理过程中工作人员可以借鉴图书的管理办法，按照文件资料的任务、性质进行分类、编号、立卷、归档。对归档好后的档案资料要妥善保管，特别对保密文件同、材料，另外还要有严格的借阅制度，不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些文件、档案资料特别是重要资料的遗失或损坏。

三、图书馆档案资料收集的目的及意义

图书馆档案资料的收集为图书馆建设、业务发展、统计分析奠定了基础。

（一）在对图书馆日常工作中的一些资料和数据进行收集、统计以及处理的过程中，必须采用科学的方法对其进行处理，而不是进行简单的数据处理。将收集到的资料以及数据与以往工作资料和数据进行对比和分析，对工作中存在的差距和优势进行分析，并且对存在差距的原因进行分析，并采取有效的措施进行解决。另外，在工作中还可以找到新方法、新思路进行图书馆的日常工作调整，对工作方式进一步改进，保证图书馆业务在正常进行的同时，能够不断创新发展，不断前进。

（二）档案资料管理工作是深化图书馆服务工作的保证。档案资料是对以往工作的一种原始记录，是对图书馆日常工作的数据和资料进行的总结。 所以说图书馆档案资料是以往图书馆业务的历史记录。在图书馆服务的探索工作中，要做好图书馆档案资料的管理工作，对图书馆工作发展整个历程的所有文件资料进行完整和真实地收集、整理和记录。因而可以说图书馆档案及文件资料的管理工作可以对图书馆的服务工作进行有效地保证，它不仅可以为今后图书馆稳步工作打下良好的基础，还能够对研究工作提供有效的资料和可靠的信息分析，为图书馆的检查工作提供一定的基础，保证图书馆的管理可以得到有效地深化和改革。

此外增强图书馆工作人员对文件、档案资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，离不开各种档案资料的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。

在高校图书馆档案资料的管理方面，当务之急是要做好以下两方面的工作：一要提高管理人员的素质。有些管理人员对如何管理文档、如何归档缺乏系统的理论知识，因此需要对他们进行业务培训，提高理论知识水平和管理能力。二要切实做好档案资料管理的各项基础工作。要坚持集中统一管理的原则，按照图书馆档案资料的归档范围，将分散在部门或个人手中的零散文件材料收集起来，进行科学的分类、整理，同时结合本馆实际，建立健全档案资料管理的各项规章制度，使档案工作有章可循，以保证图书馆档案工作的顺利进行。在利用方面加大“重开发利用”的观念，把开发利用摆在档案工作的突出位置上，使档案资料为高校图书馆的建设与发展服务。

[1]吴小宁.论如何加强图书馆档案及文件资料管理[J].广东科技,2014(6).

[2]徐进.对图书馆档案工作的思考[J].科技情报开发与经济,2008(6).

[3]董文英.规范高职院校图书馆档案工作[J].价值工程,2013(25).

[4]邹艳梅,等.遮述高校图书馆文件、档案资料的管理[J].青年文学家,2011(6).

[5]黄美英.谈加强高校图书馆档案资料的管理工作[J].河北科技图苑,2008(2).